Die fünf Phasen zur erfolgreichen Besetzung einer offenen Stelle (Teil 5): Das Onboarding

Wechselwillige Planerinnnen und Planer können sich ihren nächsten Arbeitgeber nach Belieben aussuchen. Doch wie können Sie dafür sorgen, dass die Wahl ausgerechnet auf Ihr Büro fällt?

Zusammengefasst heisst die Antwort auf diese Frage: Kommunikation, Wertschätzung und Professionalität. Denn die Gewinnung eines neuen Mitarbeitenden ist keine einmalige Aktion, sondern ein Prozess. Der “Mitarbeiter-Gewinnungs-Prozess”. Um zu veranschaulichen, was in diesem Prozess passiert, teilen wir ihn in fünf Phasen, die wir im Folgenden näher betrachten.

Auf dieser Seite lesen Sie den fünften und letzten Teil unserer Artikelserie. Den ersten Teil („Das Stellenangebot“) finden Sie hier. Den zweiten Teil („Website & Social Media“) finden Sie hier, den dritten Teil (Die Kontaktaufnahme) lesen Sie hier, den vierten Teil (Bewerbungsgespräche) lesen Sie hier.

Mitarbeiter:innen gewinnen für Planungsbüros: Phase 5 – das Onboarding (Grafik: Eric Sturm)

Phase 5: Das Onboarding

Nach den für beide Seiten erfolgreichen Bewerbungsgesprächen ist der Vertrag unterzeichnet. Hurra! Jetzt gilt es, nicht locker zu lassen und in Kontakt zu bleiben.

Denn bis zum ersten Arbeitstag kann sich noch viel ändern – im schlechtesten Fall, dass der:die zukünftige Mitarbeiter:in absagt und den neuen Job nicht antritt. Das war “früher” quasi undenkbar, passiert heute aber leider doch relativ häufig. Doch es gibt Mittel und Wege, dem entgegenzuwirken.

Eine frühzeitige Bindung an das neue Büro ist extrem wichtig. Hier beginnt das “Onboarding”. Der neudeutsche Begriff ist übrigens nicht zu verwechseln mit der guten alten “Einarbeitung”. Die gibt es natürlich auch noch, sie ist aber inzwischen ein Teil der Onboarding-Phase geworden.

Das Ziel: die neuen Mitarbeiter:innen schnell integrieren

Worum geht es also? In den Wochen vor dem Arbeitsbeginn sollten der Bewerberin unbedingt Informationen über das Büro, das Team, aktuelle Projekte und über die zukünftige Aufgabe zur Verfügung gestellt werden. Es lohnt sich, diese Informationen – die natürlich auch nach Arbeitsbeginn und für alle anderen Mitarbeiter zugänglich sind – gut strukturiert, aktuell und leicht erweiterbar online bereitzustellen.

Diese Bereitstellung der Information kann z. B. auf einer eigenen, passwort-geschützten Website, über das Büro-Intranet oder über ein klassisches Büro-Wiki erfolgen. Auch eigens angelegte Bereiche auf Kommunikationsplattformen wie Microsoft Teams oder Slack bzw. Wissens­management-Tools wie OneNote oder Evernote eignen sich dafür. In einer selbsterklärenden, bei Bedarf erweiterbaren Struktur sollten Sie dort die erforderlichen Informationen orts- und geräteunabhängig zugänglich machen.

Definieren Sie eine büro-eigene “Willkommenskultur”

Wie immer gilt, bei aller Begeisterung für technische Lösungen: Es geht um die Menschen hinter der Tastatur. Der persönliche Kontakt sollte beim Onboarding vor, während und nach dem Arbeitsbeginn nicht zu kurz kommen.

Bestimmen Sie frühzeitig einen “Mentor” für den Neuankömmling, der diesen in der Onboarding-Phase begleitet und für Fragen zur Verfügung steht. So stellen Sie sicher, dass der Integration auf der menschlichen Seite nichts (oder: möglichst wenig) im Wege steht.

Eine:n Mentor:in “abzustellen” mag im ersten Moment nach zusätzlichem Arbeitsaufwand klingen. Denkt man diese Idee weiter, wird jedoch klar, dass sich ein gut betreutes neues Team-Mitglied viel schneller “einlebt” und umso eher für Entlastung sorgt.

Eine zum Büro passende “Willkommenskultur” auch in Sachen persönlicher Infrastruktur am ersten Arbeitstag ist empfehlenswert: Dazu gehören ein vorbereiteter Arbeitsplatz, einsatzbereiter Computer und Smartphone, Visitenkarten, E-Mail-Account usw. Kurzum: Reduzieren Sie die Dinge, nach denen sich der oder die “Neue” in den ersten Tagen mühsam erkundigen muss. Das ist die technisch-handwerkliche Seite.

Ziel muss es sein, den neuen Mitarbeiter schnell zu integrieren.

In den Wochen nach Arbeitsbeginn sollten regelmäßige Feedbackrunden mit der zuständigen Führungskraft und/oder dem Personalverantwortlichen eingeplant werden. Denn erst wenn sichergestellt ist, dass sich das neue Team-Mitglied wohlfühlt und im Büro “angekommen” ist, wurde der “Mitarbeiter-Gewinnungs-Prozess” erfolgreich abgeschlossen.

Der Beitrag auf dieser Seite ist der fünfte und letzte Teil unserer Artikelserie zum Recruiting im Planungsbüro. Den ersten Teil („Das Stellenangebot“) finden Sie hier. Den zweiten Teil („Website & Social Media“) finden Sie hier, den dritten Teil (Die Kontaktaufnahme) lesen Sie hier, den vierten Teil (Bewerbungsgespräche) lesen Sie hier.

Der gesamte Text (alle fünf Teile in einem umfangreichen Fachbeitrag) erschien im Februar 2022 erstmalig in der Fachzeitschrift PBP Planungsbüro professionell.

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