Ein Gastbeitrag von Franziska Hain
Der Begriff virtuelle Assistenz wird allgemein mit digitalen Sprachassistenten wie Alexa oder Siri in Verbindung gebracht. Dabei gibt es auch virtuelle Assistenten aus Fleisch und Blut. Und diese können den Büroalltag für Bauschaffende – besonders in Zeiten des Fachkräftemangels – enorm erleichtern.
Was ist eine virtuelle Assistenz?
In den USA bereits seit den 1990er Jahren verbreitet, ist das Berufsbild der virtuellen Assistenz spätestens seit dem Bestseller „Die 4-Stunden Woche“ von Timothy Ferris aus dem Jahr 2007 auch in Europa ein Begriff.
Die im Buch beschriebenen günstigen Alltagshelfer haben jedoch nicht mehr viel gemein mit der Bewegung, die seit einigen Jahren auch in Deutschland immer mehr an Fahrt aufnimmt.
Tanja Nijstad-Stark bietet virtuelle Assistenz mit Schwerpunkt Bauwesen und Immobilien (Foto: AstroRicky Photography)
Virtuelle Assistenten sind meist hochqualifizierte Freelancer, die in allen Unternehmensbereichen zum Einsatz kommen können. So zum Beispiel Tanja Nijstad-Stark:
„Als virtuelle Assistenz mit Schwerpunkt Bauwesen und Immobilien kann ich meine Kunden bei der Erstellung von Ausschreibungen mittels AVA-Software unterstützen, Preisspiegel erstellen und Abrechnungen prüfen. Durch meine langjährige Branchenerfahrung unterstütze ich Bau- und Immobilienunternehmen außerdem beim Recruiting-Prozess.“
Besonders in den letzten zwei Jahren steigt die Zahl der Gründer, die sich mit digitalen Dienstleistungen selbstständig machen. Angefacht durch die Corona-Pandemie, das damit verbundene Homeoffice und dem Wunsch, auch nach der Krise orts-(und zeit-) unabhängig arbeiten zu können.
Der virtuelle Assistent David Hennig unterstützt seine Kund:innen u. a. bei der vorbereitenden Buchhaltung, Datenverarbeitung, Angebots- und Rechnungsstellung oder Recherche (Foto: Christian Weimann)
Virtuelle Assistenten sind also größtenteils Einzelunternehmer, die von überall auf der Welt für verschiedene Unternehmen tätig sind. Die Zusammenarbeit kann projektbezogen, innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens aber auch langfristig, für wiederkehrende Aufgaben, erfolgen.
Kommunikation und Datentransfer finden größtenteils telefonisch und online statt. Auch Tanja Nijstad-Stark arbeitet so: „Eine Zusammenarbeit findet überwiegend remote statt. Hierfür verwende ich sehr gerne Tools wie Trello, Slack und Cloud-Lösungen wie Google-Drive und Dropbox.“
In welchen Bereichen sind virtuelle Assistent:innen tätig?
- Backoffice
- Buchhaltung
- Büroorganisation
- E-Mail-Marketing
- Grafik
- Marketing
- Podcast-Erstellung
- Pressearbeit
- Recherchen
- Social Media
- Suchmaschinenoptimierung
- Videoerstellung- und schnitt
- Webdesign
- u.v.m.
Generell lässt sich sagen, dass fast jede Tätigkeit, die von fest angestellten Mitarbeitern ausgeübt wird, auch von virtuellen Assistenten übernommen werden kann. Das bestätigt auch David Hennig, der seit mehr als drei Jahren als virtueller Assistent mit einem eigenen Büroservice selbstständig ist:
„Schwerpunkte meiner Arbeit sind täglich anfallende Bürotätigkeiten, die ich überwiegend ortsunabhängig erledigen kann. Meine Kunden kommen aus unterschiedlichen Branchen wie Verlagswesen, Handwerk, Gesundheitswesen und Handel. Ich unterstütze sie unter anderem bei der vorbereitenden Buchhaltung, Datenverarbeitung, Angebots- und Rechnungsstellung oder Recherche.“
Was sind die Vorteile einer virtuellen Assistenz?
Da virtuelle Assistenten remote und auf Rechnung arbeiten, hat die Zusammenarbeit viele Vorteile im Gegensatz zu fest angestellten Mitarbeitern:
- keine Sozialabgaben
- keine Krankentage
- kein Urlaubsanspruch
- keine Kündigungsfrist
- keine Infrastruktur nötig (Schreibtisch, Arbeitsmittel)
- Spezialwissen kann projektbezogen ins Unternehmen geholt werden
Wie findet man eine virtuelle Assistenz?
Viele virtuelle Assistenten haben eine eigene Website, auf der Leistungen und zum Teil auch Preise gelistet sind. So zum Beispiel David Hennig. Auf LinkedIn finden sich zur Jobbezeichnung „virtuelle Assistenz“ ebenfalls viele Treffer, darunter ist auch Tanja Nijstad-Stark.
Darüber hinaus gibt es mittlerweile diverse Plattformen, die sich auf die Vermittlung von virtuellen Assistenten spezialisiert haben (z. B. officecare.info oder kristinholm.de).
Die größte Auswahl an virtuellen Assistenten findet man aktuell in Facebook-Gruppen, z. B. in der Gruppe „Virtuelle Assistenten – Jobs“ (21.500 Mitglieder) oder „Virtuelle Assistenz suchen und finden“ (19.500 Mitglieder). Auf ein Gesuch in einer dieser Gruppen erhält man in der Regel innerhalb weniger Stunden zahlreiche Angebote.
Wie sieht die Zukunft der virtuellen Assistenzen aus?
Corona, Energiekrise, Fachkräftemangel – Planungsbüros müssen bei der Besetzung von Stellen und der Ausgestaltung von Arbeitsplätzen neu denken. Immer mehr Unternehmen greifen bereits auf externe Unterstützung zurück und der Trend zeigt nach oben.
„Ich glaube, dass auch in Zukunft weitere Unternehmen die Vorteile der Zusammenarbeit mit virtuellen Assistenten kennen und schätzen lernen. Selbst größere Firmen sind offener geworden, auch auf freie Mitarbeiter zurückzugreifen, sei es ihm Rahmen regelmäßiger Aufgaben für ein paar Stunden oder für projektbezogene Themen.“
David Hennig, virtueller Assistent
Über die Autorin: Franziska Hain
Online-Marketing-Expertin Franziska Hain (Foto: Marcel Hain)
Franziska Hain hat sich darauf spezialisiert, Ingenieur:innen individuelle Websites zu bauen und ihr Online-Marketing zu professionalisieren.
Durch ihre Ausbildung und Erfahrung im Marketing (u. a. als Marketing-Verantwortliche der Fachgebiete Bauwesen und TGA des Beuth Verlags) kann sie nicht nur die technische Umsetzung eines neuen Website-Projektes realisieren, sondern auch den benötigten Content selbst erstellen und ihren Kund:innen strategische Empfehlungen für einen ganzheitlichen Außenauftritt geben.
Kontakt
Website: franziska-hain.de
LinkedIn: linkedin.com/in/franziska-hain
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