Fünf Phasen zur erfolgreichen Besetzung einer offenen Stelle (Teil 3): Die Kontaktaufnahme

Die Jobbörsen für Ingenieure und Architekten quellen über. Es ist ein „Bewerbermarkt“. Wechselwillige Planerinnnen und Planer können sich ihren nächsten Arbeitgeber nach Belieben aussuchen. Doch wie können Sie dafür sorgen, dass die Wahl ausgerechnet auf Ihr Büro fällt?

Zusammengefasst heisst die Antwort auf diese Frage: Kommunikation, Wertschätzung und Professionalität. Denn die Gewinnung eines neuen Mitarbeitenden ist keine einmalige Aktion, sondern ein Prozess. Der „Mitarbeiter-Gewinnungs-Prozess“. Um zu veranschaulichen, was in diesem Prozess passiert, teilen wir ihn in fünf Phasen, die wir im Folgenden näher betrachten.

Auf dieser Seite lesen Sie den dritten Teil unserer Artikelserie. Den ersten Teil („Phase 1: Das Stellenangebot“) finden Sie hier. Den zweiten Teil („Phase 2: Website & Social Media“ finden Sie hier).

Mitarbeiter:innen gewinnen für Planungsbüros: Phase 3 – die Kontaktaufnahme (Grafik: Eric Sturm)

Mitarbeiter:innen gewinnen für Planungsbüros: Phase 3 – die Kontaktaufnahme (Grafik: Eric Sturm)

Phase 3: Die Kontaktaufnahme

Wenn der Bewerber das Büro kontaktiert, wird es richtig spannend. Bis hierher haben nur Texte und Bilder für Ihr Büro gesprochen. Jetzt wird der Kontakt auf einmal „menschlich“ – irgendjemand nimmt das Telefon ab und spricht mit dem Bewerber.

Dabei kann einiges schiefgehen, z. B. wenn sich der Bewerber per Telefon meldet. Kann direkt zum richtigen Ansprechpartner durchgestellt werden? Oder: Ruft der Ansprechpartner zeitnah zurück? Auch bei der Kontaktaufnahme per E-Mail gilt es, schnell und professionell zu sein (wann und in welcher Form wird geantwortet?) Sonst ist der kostbare Bewerber in der Zwischenzeit vielleicht schon mit dem nächsten Büro im Gespräch.

Rückrufe auch ausserhalb der Arbeitszeit anbieten

Um in dieser Phase eine gute Figur zu machen, hilft es, sich in die Position des Bewerbers zu versetzen: Dieser ist ja in der Regel angestellt und kann möglicherweise während der Bürozeiten nicht frei sprechen. Dann ist es hilfreich, Rückrufe auch ausserhalb der Arbeitszeiten anzubieten.

Diese Anrufe sollten nicht „zwischen Tür und Angel“ stattfinden, sondern vorher vereinbart werden, z. B. per E-Mail. So können sich beide Seiten auf das Gespräch – das ja im Idealfall eine Vorstufe des Bewerbungsgesprächs ist – vorbereiten. Dass der Rückruf dann mit ausreichend Zeit für Fragen des Bewerbers stattfindet, versteht sich von selbst.

Diskretion und persönliche Ansprache auch in E-Mails

Diskretion und eine persönliche Ansprache sind auch bei der Kommunikation per E-Mail Trumpf: Vermeiden Sie Antworten von E-Mail-Accounts wie „[email protected]“ (die gefühlt das halbe Büro mitliest) sowie Standardtexte in Antwort-Mails. Und: Schnelle interne Entscheidungen über eine Einladung zum Bewerbungsgespräch oder für eine Absage schaffen Klarheit – für das Büro genauso wie für den Bewerber.

Weiterlesen: Der nächste Teil dieses Beitrags („Phase 4: Die Bewerbungsgespräche“) folgt in Kürze.

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Den ersten Teil („Phase 1: Das Stellenangebot“) finden Sie hier. Den zweiten Teil („Phase 2: Website & Social Media“ finden Sie hier).

Dieser Beitrag erschien im Februar 2022 erstmalig in der Fachzeitschrift „PBP Planungsbüro professionell„.

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