Gesponserter Beitrag von netfiles
Ein effizientes Plan- und Projektmanagement ist für Planungsbüros essenziell, denn Architekturprojekte sind komplexer und zeitkritischer denn je. Webbasierte Projekträume wie netfiles fördern die dezentrale Zusammenarbeit im Projekt – zwischen Architekten, Fachplanern und Bauherren.
netfiles vereinfacht das Planmanagement und Projektmanagement von Architekturbüros (Foto: Valeriy_G/iStock)
Als Cloud-Service benötigen Projekträume keine zusätzliche Software, ein moderner Browser reicht aus. netfiles ermöglicht zentralen Zugriff auf alle erforderlichen Dokumente und stellt sicher, dass alle Beteiligten immer mit den aktuellsten Versionen arbeiten.
Eine leicht verständliche Einführung, wie netfiles funktioniert, lesen Sie im Artikel “Ein Virtueller Projektraum für Ihre Bauprojekte“.
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So verbessern Sie Ihr Plan- und Projektmanagement
Dieser Beitrag stellt 10 hilfreiche Funktionen vor, mit denen netfiles das Planmanagement und Projektmanagement in Architektur- und Bauprojekten besser macht. Los geht’s!
- Datei-Upload per Drag & Drop: Laden Sie einzelne Dateien oder ganze Ordner(strukturen) über eine SSL-verschlüsselte Verbindung in Ihren Projektraum. Organisieren Sie dort Ihre Dokumente in einer frei wählbaren, hierarchischen Ordnerstruktur.
- Suchfunktion und Schnellansicht: Mit der integrierten Suchfunktion finden Sie auch bei einer großen Anzahl von Dateien schnell das gewünschte Dokument. Mit der Schnellansicht können Sie alle gängigen Dokumentformate ohne Download direkt im Webbrowser öffnen und betrachten.
- Versionierung von Dateien: netfiles verwaltet automatisch unterschiedliche Versionen eines Dokuments. Die Check-in/Check-out-Funktion schützt ein Dokument während der Bearbeitung. Mit der integrierten LibreOffice-Funktion können Sie Office-Dokumente auch online, also direkt im Webbrowser, bearbeiten.
Das übersichtliche Dokumentenmanagement von netfiles kann direkt im Browser genutzt werden (Screenshot: netfiles)
- Vertraulichkeit und Datenschutz: Detaillierte Zugriffsrechte auf Ordner legen fest, welche Benutzer welche Dokumente lesen, bearbeiten, herunterladen, drucken oder überhaupt nicht sehen dürfen. So werden vertrauliche Dokumente vor unbefugtem Zugriff geschützt. Mit der Schwärzungsfunktion können Administratoren oder Projektleiter vertrauliche Inhalte in Dokumenten unkenntlich machen, um die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen zu gewährleisten.
- Ordner und Dokumente kommentieren: Benutzer können direkt im Projektraum Fragen klären oder kurze Diskussionen führen, indem sie Kommentare zu den entsprechenden Ordnern oder Dateien hinzufügen.
- Automatische Benachrichtigungen: Auf Wunsch werden Teammitglieder per E-Mail benachrichtigt, wenn Inhalte im Projektraum neu eingestellt oder geändert wurden. Diese Funktion hilft, alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten und fördert eine effiziente Zusammenarbeit.
Beteiligte können per E-Mail benachrichtigt werden, wenn Inhalte im Projektraum neu eingestellt oder geändert wurden (Screenshot: netfiles)
- Dateien sicher versenden: Der integrierte Managed File Transfer ermöglicht den einfachen und sicheren Versand großer Dateien (bis zu 4 GB) an externe Empfänger außerhalb des Projektraums. Empfangsbestätigungen und Passwortschutz stellen sicher, dass versendete Dokumente nur von den vorgesehenen Empfängern geöffnet werden können. Mit einem “Verfallsdatum” für Dateien oder einer begrenzten Anzahl von Downloads behalten Sie die Kontrolle über die Verfügbarkeit der versendeten Daten.
- Verschlüsselung und Virenprüfung: netfiles verwendet für die Dateiablage den Advanced Encryption Standard (AES) mit 256-Bit-Verschlüsselung, um alle Dokumente vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Zusätzlich führt netfiles beim Hochladen von Dateien einen Virencheck durch. So wird sichergestellt, dass keine infizierten Dateien in den Projektraum gelangen. Dieser Schutzmechanismus trägt zur Integrität und Sicherheit des Projektraums bei.
- Annotationen zu Dokumenten: Ähnlich wie bei der Arbeit in Office-Programmen können Benutzer in der Dokumentenvorschau von netfiles private Annotationen zu einer Datei hinzufügen – z. B. Kommentare, Anmerkungen oder Markierungen. Andere Benutzer, einschließlich Datenraum-Administratoren, können diese Anmerkungen nicht sehen. Tipp: Neben diesen persönlichen Annotationen für die Selbstorganisation bietet netfiles auch geteilte Annotationen, die dann auch für andere Nutzer sichtbar sind.
- Wasserzeichen und Schutz vor unberechtigtem Drucken: Um besonders sensible Dokumente vor unberechtigter Weiterverwendung zu schützen, haben Administratoren die Möglichkeit, Dokumente mit eigenen Wasserzeichen zu versehen. Diese dienen als zusätzliche Sicherheitsbarriere und erschweren das unerlaubte Kopieren und Verbreiten von Dokumenten. Für einen erweiterten Schutz besonders vertraulicher Dokumente verhindert netfiles das Herunterladen oder Ausdrucken dieser Dateien. So stellen Administratoren sicher, dass wichtige Informationen nicht in falsche Hände geraten.
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