Slack und Evernote im Architekturbüro: Büro-Chat und Informationsaustausch in der Cloud

Bei Gaus & Knödler werden keine E-Mails mehr verschickt. Das Architekturbüro aus Göppingen bei Stuttgart hat die interne Kommunikation komplett auf das professionelle Chat-Programm Slack umgestellt. Für das Wissensmanagement, Besprechungsprotokolle und die Digitalisierung von Briefpost oder Rechnungen kommt die ebenfalls cloud-basierte Software „Evernote“ zum Einsatz. Wie das im Einzelnen funktioniert und welche Vorteile sich aus dieser Umstellung ergeben, erläutert ein aktueller Fachartikel im „Deutschen Architektenblatt“. (Foto: Michael Reisser / Gaus & Knödler)

Seit gut sechs Jahren nutzt das mittelständische Planungsbüro eine Bürosoftware für Architekten, die Kommunikationsaufgaben wie den E-Mail-Versand oder das Projektcontrolling zufriedenstellend löst, aber einen entscheidenden Nachteil hat: Sie ist nicht cloud-basiert. Auf die Daten kann also nicht flexibel, z. B. von der Baustelle aus, zugegriffen werden. Zudem suchte auch das Göppinger Büro nach Wegen aus dem „E-Mail-Chaos“, denn überfüllte Posteingänge binden viel Arbeitszeit.

Evernote im Architekturbüro (Foto: Michael Reisser, Gaus & Knödler Architekten)

Evernote im Architekturbüro (Foto: Michael Reisser, Gaus & Knödler Architekten)

Klare Trennung von interner und externer Kommunikation

Ein Berater empfahl die Beschäftigung mit dem Thema Intranet und modernen Tools zum internen Informationsaustausch. 2017 führten Gaus & Knödler dann Slack als E-Mail-Ersatz für die bürointerne Kommunikation ein. Der radikale Schritt wurde zunächst in einer kleinen Gruppe (erfolgreich) getestet.

Inzwischen tauschen sich alle 30 Mitarbeiter über das Programm aus. Und sparen eine Menge Zeit. „Wenn wir jetzt noch E-Mails erhalten, sind das ausschliesslich Nachrichten von extern. Die bekommen dann automatisch eine gewisse Wichtigkeit. Das sehen wir sehr positiv, weil in der bisherigen ‚E-Mail-Schwemme‘, mitverursacht durch viele interne Nachrichten, die Aufmerksamkeit für wichtige E-Mails gelitten hat“ sagt Büroinhaber Christian Gaus.

Den vollständigen Artikel finden Sie in DAB-Heft 04/2018 oder digital auf dabonline.de.

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