Informationsaustausch via Chat-Tool im Architekturbüro: Hier Slack als Desktop-App (Foto/Screenshot: Gaus Architekten)
Am Donnerstag, 09.12.2021, veranstaltet das Institut Fortbildung Bau der Architektenkammer Baden-Württemberg (ifbau) das zweite Online-Seminar zum Thema “Interne Bürokommunikation” für Architektinnen und Architekten.
Dezentrale Kommunikation und Wissensmanagement per App
Die Teilnehmenden erfahren von Architekt Christian Gaus (Gaus Architekten, Göppingen) und Kommunikationsexperte Eric Sturm, wie der Informationsaustausch und das Wissensmanagement im Planungsbüro mit den Tools Slack und Evernote organisiert wird.
Inhalte des Online-Seminars zu Slack und Evernote
- Büro-Chat vs. E-Mail: Was sind die Unterschiede?
- Anbieter, technische Anforderungen, Preise
- Pilotprojekte und büroweite Einführung von Slack und Evernote
- Vorteile des dezentralen Wissensmanagements
- Strukturiertes Ablegen von Informationen
- Arbeiten mit „lebenden“ Dokumenten (z. B. Protokollen)
- Tipps für Verschlagwortung, Notizbücher und Vorlagen
- Hilfreiche Regeln für die Zusammenarbeit
Bei Gaus Architekten werden keine internen E-Mails mehr verschickt
Hintergrund: Im Göppinger Büro von Gaus Architekten, aber auch zwischen Hauptniederlassung und den temporären Büros auf Baustellen oder dem “Außenposten” in Rotterdam werden seit Jahren keine internen E-Mails mehr verschickt. Das Planungsbüro hat den interne Informations- und Abstimmungsprozesse komplett auf „Slack“ umgestellt, denn überfüllte Posteingänge binden viel Arbeitszeit.
Über die Chat-Software wurde die interne Kommunikation vollkommen neu organisiert – strukturierter Informationsaustausch ohne Zeitverlust statt E-Mail-Chaos. Dabei wird pro Projekt bzw. Arbeitsbereich je ein sogenannter Channel eingerichtet, auf den nur die direkt Beteiligten Zugriff haben. Fragen oder Hinweise sowie die Antworten darauf werden kurz und knapp formuliert, dadurch kann die Kommunikation von allen besser nachvollzogen werden.
Wissensmanagement im Architekturbüro – mit Evernote
Für das Wissensmanagement, Besprechungsprotokolle und die Digitalisierung von Briefpost oder Rechnungen kommt die ebenfalls cloud-basierte Software „Evernote“ zum Einsatz. Damit werden Dokumente, Protokolle, Fotos, Pläne und Vorlagen nicht mehr in klassische Dateistrukturen, sondern in einer Datenbank abgelegt und mit Schlagworten versehen.
Über umfangreiche Suchfunktionen (die z. B. auch Texte auf Fotos berücksichtigt) können die Nutzer:innen flexibel und schnell auf die gewünschten Informationen zugreifen und diese bei Bedarf auch weiterbearbeiten.
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