Homeoffice: Wie geht das eigentlich? Und wie gehen Architektur- und Ingenieurbüros mit der Coronavirus-Krise um?

Deutschland Anfang März 2020: Die Coronavirus-Krise greift um sich. Airlines dünnen ihren Flugplan aus, Messen werden abgesagt. Die ersten Unternehmen reduzieren die Dienstreisen ihrer Mitarbeiter. Weltweit operierende Tech-Konzerne wie Google oder Twitter haben einen beachtlichen Teil ihrer Mitarbeiter ins Homeoffice beordert. Aus Sicherheitsgründen.

Aber wie ist das eigentlich bei Architekten und Ingenieuren?

Homeoffice bei Architekten und Ingenieuren? Wie gehen Planungsbüros mit dem Coronavirus-Krise um? (Collage: Internet-fuer-Architekten.de)

Homeoffice? Wie gehen Planungsbüros mit dem Coronavirus-Krise um? (Collage: Internet-fuer-Architekten.de)

Freiwillige Unternehmensentscheidung oder behördlich verfügte Quarantäne

Viele Angestellte, aber auch Büroinhaber*innen sind momentan verunsichert: Was passiert, wenn sie plötzlich in Quarantäne müssten und nicht mehr ins Büro kommen dürften? Würde man dann automatisch vom Homeoffice aus arbeiten müssen? Ist das dann unbezahlter Urlaub oder eher „krankgeschrieben“? Fragen über Fragen.

Wenn ich die Expertenmeinungen richtig verstehe (z. B. hier auf rbb24.de, tagesschau.de oder welt.de) ist wohl ein wichtiges Kritierium, ob ein Betrieb von sich aus schliesst, oder ob z. B. eine Behörde dies anordnet. Bei der behördlich veranlassten Schliessung können Unternehmen von der Behörde die Zahlung von Entschädigungen verlangen. Entscheidet ein Unternehmen, vorsorglich zu schliessen, müssen die Arbeitnehmer vom Unternehmen weiter bezahlt werden …

Übrigens: Laut rbb24.de (Link s. o.) gibt es auch Entschädigungsmöglichkeiten für Selbstständige und Freiberufler: „Sie erhalten nach dem Gesetz zur Verhütung und Bekämpfung von Infektionskrankheiten Geld für ihren Verdienstausfall. Diese Entschädigung wird nach den letzten Jahreseinnahmen, die beim Finanzamt gemeldet wurden, berechnet.“ Gut zu wissen!

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Risiken minimieren: Weniger Dienstreisen, Hygieneregeln einhalten, mehr Videokonferenzen

Schon aus eigenem Interesse sollten Unternehmen – also auch Architektur- und Ingenieurbüros – dafür sorgen, dass die Mitarbeiter möglichst sicher und unbeschadet von eventuellen gesundheitlichen Beeinträchtigungen ihrer Arbeit nachgehen können.

Dafür müssen „Schutzvorkehrungen“ getroffen werden, wie Christine Haas im o. g. Beitrag auf welt.de schreibt: „Dazu gehört zum Beispiel das Hinweisen auf Hygieneregeln und das Bereitstellen von ausreichend Seife oder Desinfektionsmitteln.“ Unabhängig vom Coronavirus gelte die Pflicht, das Ansteckungsrisiko, etwa für eine normale Erkältung, zu minimieren.

Wie das konkret praktiziert werden kann, macht z. B. Werner Sobek vor. Alle Mitarbeiter des weltweit tätigen Planungsbüros erhielten heute eine Rundmail mit Informationen zum Umgang mit der aktuellen Situation. Darin heisst es u. a.:

„Generelle Maßnahmen, die alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den kommenden Wochen ergreifen sollten, umfassen u.a.:
– den möglichst weitgehenden Verzicht auf Dienstreisen
– das Vermeiden von großen Menschenansammlungen
– die Minimierung von Aufenthalten in Restaurants und Hotels

Besprechungen mit externen Teilnehmern können angesichts der aktuellen Umstände in vielen Fällen auch per Telefon, Skype oder Videokonferenz abgewickelt werden – hierfür haben in der Regel alle Beteiligten Verständnis.“

Mitarbeiter-Informationsschreiben bei Werner Sobek, 03.03.2020

Auch in Sachen Schutzvorkehrungen nimmt man die Gefährdung durch das Coronavirus in Stuttgart-Degerloch sehr ernst: „Werner Sobek unterstützt diese Maßnahmen u.a. durch die Bereitstellung von zusätzlichen Reinigungs- und Desinfektionsmitteln sowie durch eine Verkürzung der Reinigungszyklen“ heisst es weiter in dem Infoschreiben.

Homeoffice: Verbunden mit Kollegen, Fachplanern und Bauherren via Webcam?

„Wenn sich die Lage aber weiter zuspitzt und Mitarbeiter sich nicht mehr in den ÖPNV wagen, dann ist Homeoffice natürlich die gesündere Alternative.“

Christoph Lay, LAY InnenArchitekten, München

Also zurück zum Homeoffice: Wie kann das gehen? Um einen kleinen Einblick zu bekommen, ob das Arbeiten von Zuhause unter Architekten überhaupt schon Realität ist, habe ich heute morgen eine kleine Umfrage auf Twitter gestartet. Aufgrund der überschaubaren Teilnehmerzahl natürlich alles andere als repräsentativ, aber doch ein Stimmungstest. Immerhin zwei Drittel der Abstimmenden haben sich für die Antwort „Homeoffice ist bei uns … schon länger möglich“ entschieden. Ein Drittel wählten dagegen: „… ist bei uns undenkbar.“

Kurze Umfrage via Twitter zum Umgang mit dem Thema "Homeoffice" in Architekturbüros (Screenshot: twitter.com/architekten_de)

Kurze Umfrage via Twitter zum Umgang mit dem Thema „Homeoffice“ in Architekturbüros (Screenshot: twitter.com/architekten_de)

Innenarchitekt Christoph Lay sagt: „Homeoffice wurde schon immer praktiziert, aber nicht wegen des Corona-Virus. Eher wenn die Kita ausfällt oder der Partner krank ist.“ Für den Münchner Planer und sein Team ist der persönliche Kontakt von großer Bedeutung. „Wenn sich die Lage aber weiter zuspitzt und Mitarbeiter sich nicht mehr in den ÖPNV wagen, dann ist Homeoffice natürlich die gesündere Alternative“ so Lay.

„Homeoffice ist bei uns grundsätzlich schon möglich. In manchen Phasen und für manche Positionen aber eher schlecht“ gibt Robert Rösch zu bedenken, u. a. die Büroleitung müsse im Büro stattfinden. Auch das mobile und dezentrale Arbeiten an BIM-Projekten über VPN (Virtual Private Network) bereitet mitunter noch Probleme: „Da sind die Daten noch nicht schnell und zuverlässig genug“ erläutert der Architekt aus Stuttgart.

„Das Thema Home Office gibt es bei uns immer wieder“ berichtet Clemens Rudloff, einer der Geschäftsführer von karlundp Architekten in München. Dies sei zum Beispiel sinnvoll, wenn es sich nach Terminen auf der Baustelle nicht mehr lohne, ins Büro zu gehen, aber auch generell. Dabei werden von den Mitarbeiter*innen „entweder eigene Rechner oder Laptops von uns eingesetzt, die dann direkten Zugriff auf unser Büro haben“ sagt der Münchner Architekt. Diese Arbeitsweise soll bei karlundp auch zum Einsatz kommen, falls es zu einer Quarantäne durch das Coronavirus kommen sollte.

„Online-Meetings werden bei uns schon seit Längerem eingesetzt. Am Anfang Skype, jetzt vor allem GoToMeeting und TeamViewer.“

Clemens Rudloff, karlundp, München

Webbasierter Informationsaustausch ist bei karlundp auch in den Projekten fest verankert: „Als Kommunikationstool im Planungsprozess hatten wir schon vor langer Zeit unseren Projektserver im Einsatz, lange bevor die Projekträume gestartet sind. Diese werden mittlerweile bei fast allen Projekten von dem Bauherren gestellt“ erklärt Rudloff. „In einem Projekt setzten wir ein internetbasiertes Raumbuchsystem ein, wo die verschiedenen Planungsbeteiligten Ihre Informationen eingeben und wir die Zugriffrechte steuern. Bürointern sind neben Trello auch Microsoft to Do im Einsatz. Daneben starten wir gerade mit unserem Firmenwiki.“

Mobiles Arbeiten für Architekten und Ingenieure: Welche Tools kommen in Frage?

Dass Skype ein einfach zu bedienendes und weit verbreitetes Tool ist, um schnell und bequem ein Bildschirmtelefonat oder Online-Meeting zu starten, dürfte allgemein bekannt sein. Nicht alle wissen dagegen, dass man in einem Skype-Telefonat auch den eigenen Bildschirm „teilen“ kann. Der virtuelle, gemeinsame Blick z. B. auf ein Plandetail ist oft sehr hilfreich, um aus der Ferne ein Problem zu lösen. Skype wird als Programm auf dem Rechner installiert, für Smartphone und Tablets gibt es entsprechende Apps.

„Skypen – klar, mit unseren Fachplanern und Projektsteuerern in Istanbul, Moskau und sonstwo.“

Robert Rösch, Neugebauer + Rösch Architekten, Stuttgart

Alternativen zu Skype gibt es reichlich, z. B. Google Hangouts, Teamviewer, GoToMeeting oder Zoom. Stichwort „Zoom“: Viele Planungsbüros, die regelmäßig Online-Meetings in kleinen Gruppen, aber auch mit vielen Teilnehmern und an verschiedenen Standorten durchführen, nutzen die Software des Anbieters aus San Jose, Kalifornien. Das Unternehmen bietet eine Cloud-basierte Software, die Videokonferenzen, Online-Besprechungen, Chat und mobile Zusammenarbeit kombiniert.

Online-Meetings werden auch bei karlundp schon seit Längerem für den Informationsaustausch eingesetzt: Am Anfang war Skype im Einsatz, inzwischen nutzen die Münchner Architekten vor allem GoToMeeting und TeamViewer.

Video-Konferenz mit Zoom (Foto: zoom.us)

Video-Konferenz mit Zoom (Foto: zoom.us)

Gruppen-Chat und Online-Meetings, z. B. mit „Microsoft Teams“ bzw. „Office 365“

Wer Skype nicht nur gelegentlich, sondern als ständigen Teil der Projektarbeit nutzt, sollte sich „Microsoft Teams“ genauer anschauen. Die webbasierte Software umfasst u. a. ein professionelles Gruppen-Chat-System (vergleichbar mit Slack, Communote oder Yammer) sowie ein ausgefeiltes Video-Konferenz-Tool – es wurde bis vor Kurzem unter der Bezeichnung „Skype for Business“ vermarktet, nun ist es Teil von „Teams“.

Lesetipp: „Slack und Evernote im Architekturbüro: Büro-Chat und Informationsaustausch in der Cloud“
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„Microsoft Teams“ wiederum ist inzwischen Teil der Online-Software-Suite „Office 365“ und als solche unter Umständen bereits in vielen Planungsbüros im Einsatz. „Office 365“ wird – ähnlich wie viele Grafik- oder CAD-Programme auch – als Abo-Modell vertrieben, man zahlt also pro Nutzer und Monat. Allerdings gibt es auch eine kostenlose Basisversion. Gut zum Testen also. Installiert werden muss nichts, ein moderner Browser bzw. die jeweilige Smartphone- oder Tablet-App genügt.

Was gibt es noch? Welche Tools nutzen Sie für ortsunabhängiges Arbeiten?

Die genannten Tools sind natürlich nur ein kleiner Ausschnitt aus dem riesigen Angebot an ortsunabhängiger, webbasierter Software. Neben den oben beschriebenen Lösungen für Online-Meetings und Video-Konferenzen ist webbasierte Projektmanagement-Software ein wichtiger Baustein für das ortsunabhängige, gemeinsame Arbeiten.

Aber auch kleine Tools wie das Online-Whiteboard „Witeboard“, das wir Anfang des Jahres hier im Magazin vorgestellt hatten, können in manchen Situationen helfen, die dezentrale Zusammenarbeit zu verbessern. Die Möglichkeiten sind vielfältig.

Kostenlos und ohne Anmeldung einsatzbereit: Das Online-Whiteboard "Witeboard" (Screenshot Januar 2020)

Kostenlos und ohne Anmeldung einsatzbereit: Das Online-Whiteboard „Witeboard“ (Screenshot Januar 2020)

Welche Lösungen kommen bei Ihnen zum Einsatz? Wie läuft in Ihrem Büro z. B. der Zugriff auf den Büro-Server via VPN? Wie wird gemeinsam an CAD-Dateien gearbeitet? Wo gibt es noch Probleme? Teilen Sie Ihre Einschätzungen und gerne auch Tipps für die Kollegen unten im Kommentarbereich. Vielen Dank – und kommen Sie gesund durch die nächsten Wochen!!

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4 Kommentare » Schreibe einen Kommentar

  1. Hallo Eric,
    sehr schöner Artikel zur aktuellen „Lage“ (werde ich gleich mal in meinem Blog verlinken :-), den ich gerade zum Thema HomeOffice schreibe.
    Vielleicht noch eine ergänzende Info zur „Beruhigung“, es geht ja nicht darum, dass die Krankheit grundsätzlich gefährlich für uns alle ist, sondern ausdrücklich nur darum, die Ausbreitung zu verlangsamen, so dass nicht plötzlich alle BusfahrerInnen oder MüllwerkerInnen krank werden oder die gesamte Belegschaft eines Krankenhauses, etc. und in Folge dessen dann die gesamte Infrastruktur zusammen brechen würde. Also drücken wir uns allen die Daumen. Und denken dankbar an die vielen vielen freiwilligen Maßnahmen, die ich bei vielen meiner Kunden beobachten kann, indem sie ihre Mitarbeiter ins HomeOffice schicken, auch wenn sie aufgrund ihrer Bürogröße gar nicht dazu verpflichtet wären.

  2. Kleines Update, zwei Wochen später: Inzwischen wird das dezentrale Arbeiten von vielen Architekturbüros praktiziert, wie zahlreiche Video-Konferenz-Screenshots in den Sozialen Medien belegen.

    Auf der Facebook-Seite von Internet-fuer-Architekten.de haben wir kürzlich die FB-Posts von gmp Architekten (https://www.facebook.com/architekturmarketing/posts/10157951543267777) und Stefan Forster Architekten (https://www.facebook.com/architekturmarketing/posts/10157951533882777) geteilt. Das sind aber nur zwei Büros von vielen. Wer kennt weitere schöne Beispiele?

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