Gesponserter Beitrag von Biquanda
Haben Sie die notwendige Transparenz in der Projektkostenplanung Ihrer Projekte? Besonders bei großen und langlaufenden Projekten steht ein Projektleiter vor der Herausforderung einer kontinuierlichen und verlässlichen Projektkostenplanung.
Neben den allgemein bekannten Schwierigkeiten bei der Abschätzung der noch zu leistenden Arbeit, bzw. den noch anfallenden Kosten, sind auch häufig unterschiedliche Softwaresysteme zur notwendigen Datenbeschaffung für die schon angefallenen Ist-Kosten ein Hindernis.
Hat ein Projektleiter kein geeignetes Werkzeug für eine verlässliche Kostenplanung zur Hand, besteht die Gefahr, dass zu viele Ressourcen in die Planung verschwendet werden oder die Aussagekraft der Planungs- und Prognosedaten zu wünschen lassen.
VESCON hat mit dem Softwareprodukt Biquanda eine ERP-Lösung speziell für Dienstleistungsunternehmen wie zum Beispiel Architekturbüros entwickelt. Mit diesem benutzerfreundlichen Tool wird die zuverlässige Planung ihrer Projektkosten zum absoluten Kinderspiel!
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Abbildung des Projektstrukturplans
Ein Projektstrukturplan (PSP), auch bekannt als Work Breakdown Structure (WBS), bildet eine hierarchisch aufgebaute Struktur ab, die eine Gesamtaufgabe in Teilaufgaben und Arbeitspakete gliedert. Die Untergliederung sollte so detailliert sein, bis eine weitere Aufteilung nicht mehr sinnvoll ist (einerseits so grob wie möglich, andererseits so fein wie nötig).
Dieser Projektstrukturplan ist sodann die Basis für die Projektkostenplanung.
Die Projektstruktur in Biquanda (Screenshot: VESCON GmbH)
Hinterlegung des Projektbudgets
Zu den einzelnen Elementen des Projektstrukturplans sollte das jeweilige Budget hinterlegt werden können, das für die Abarbeitung zur Verfügung steht. Da der PSP hierarchisch ausgebaut ist ergibt sich aus dem Einzelbudget ein Gesamtbudget für das komplette Projekt. Konkret sollten folgende Kosten definierbar sein:
- Stunden
Streng genommen sind Stunden natürlich keine Kosten. Aber dennoch sind sie in Dienstleistungsprojekten eine wichtige Größe bei der Planung und im Controlling. - Personalkosten
Eine wichtige Kenngröße sind natürlich die zur Verfügung stehenden Personalkosten. - Reisekosten
Wenn in einem Projekt mit erhöhten Reisekosten zu rechnen ist, sollten diese Kosten unbedingt berücksichtigt werden. - Externe Kosten
Unter externen Kosten sind im Projektgeschäft in der Regel Fremdleistungen und Wareneinkäufe (Material) zu verstehen. Folglich Kosten die entsprechend beauftragt und über Eingangsrechnungen auf das Projekt verbucht werden. Ist in einem Projekt mit vielen externen Kosten zu rechnen, so ist es sinnvoll diese weiter zu untergliedern, z.B. in Kostenarten und Warengruppen.
ERP-Software Biquanda: Kalkulation (Screenshot: VESCON GmbH)
Volle Transparenz in der Mitarbeiterplanung
In einer praktikablen Benutzeroberfläche erfolgt die Personalplanung auf die einzelnen Teilaufgaben und Arbeitspakete. In der Regel plant der Projektleiter in Stunden pro Zeiteinheit (z.B. Monat). Das Planungstool sollte sodann automatisch die anfallenden Personalkosten berechnen.
Wichtig ist auch, dass Planungskollisionen erkannt werden. Soll beispielsweise ein Projektteilnehmer für einen gewissen Zeitraum verplant werden, so sollte der Projektleiter erkennen, ob die gewünschten Stunden zur Verfügung stehen oder ob der Mitarbeiter schon in einem anderen Projekt verplant ist. Auch Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit sind hierbei zu beachten.
Eine grafische Darstellung der Mitarbeiterplanung in einem Gantt-Diagramm kann in diesem Planungsprozess sehr hilfreich sein.
Ist in einem Projekt mit erhöhten Reiseaktivitäten zu rechnen (z.B. bei Montagearbeiten vor Ort), so dürfen die dabei anfallenden Reisekosten in der Planung nicht vergessen werden.
Kapazitätsplanung in Biquanda (Screenshot: VESCON GmbH)
Planung der externen Kosten
Die Strukturierung und Zuordnung von externen Kosten erfolgt häufig nicht anhand des Projektstrukturplans. Hier kann es sinnvoller sein, diese Kosten nach einem anderen System zu strukturieren – z.B. nach Kostenart (Fremdleistungen, Wareneingang) und unterlagerten Warengruppen.
Aber dennoch sollte auch die Planung von externen Kosten in einer benutzerorientierten Oberfläche schnell möglich sein, damit der Projektleiter schnell erkennt in welchem Monat mit welchen Kosten zu rechnen ist.
Eine weitere Hilfe für den Projektleiter ist, wenn schnell ersichtlich ist, welche externen Kosten nur geplant und welche schon beim Lieferanten bestellt sind. Idealerweise können die geplanten Daten für einen Bestellprozess genutzt werden.
Projektplanung in der ERP-Software Biquanda (Screenshot: VESCON GmbH)
Import der aufgelaufenen Ist-Kosten
Damit der Projektleiter bei der Kostenplanung weiß, wie hoch sein zu verplanendes Restbudget noch ist, sollten die angefallenen Ist-Kosten zu den Elementen des Projektstrukturplans vorhanden sein.
Dabei sollten die Ist-Kosten so aufgebaut und strukturiert sein, wie das hinterlegte Projektbudget, damit der Projektleiter zu jeder Teilaufgabe oder jedem Arbeitspaket seines Projektes sieht wie hoch sein noch zu verplanendes Restbudget ist.
Werden die Ist-Kosten aus anderen Systemen ermittelt, ist der betreffende Zeitverzug zu beachten. Dies kann bei der Kostenbetrachtung ein gewisses Risiko darstellen, da der Projektleiter evtl. nicht frühzeitig reagieren kann.
Echtzeit-Projektkontrolle: Budget, Kosten und Fertigstellungsgrad stets im Blick
Anhand des definierten Projektbudgets, den aufgelaufenen Ist-Kosten und den Plankosten kann jederzeit das Restbudget und das geplante Projektergebnis ermittelt werden.
So erkennt der Projektleiter frühzeitig, wenn ein Arbeitspaket außer Plan ist und kann gegebenenfalls Gegenmaßnahmen ergreifen.
Mit den vorhandenen Daten ist es auch möglich den rechnerischen Fertigstellungsgrad des Projektes zu ermitteln. Grundlage hierfür ist das Projektbudget und die Ist-Kosten.
So machen Sie ihr Unternehmen zukunftssicher!
Um Medienbrüche zu vermeiden und ohne Zeitverzug immer auf aktuelle Daten zugreifen zu können, bietet sich eine integrierte Unternehmenslösung an. Diese sollte neben Funktionen zur Projektkostenplanung und -controlling auch eine integrierte Projektzeiterfassung und Reisekostenerfassung besitzen. Für die Bearbeitung der externen Kosten sind außerdem Funktionen bezüglich Bestellungen und Eingangsrechnungen wichtig.
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