Gesponserter Beitrag von CenterDevice
In der Baubranche herrscht ein hoher Kosten- und Termindruck. Verzögerungen und Missverständnisse kann sich deshalb niemand auf der Baustelle leisten. Gerade diese entstehen aber oft, wenn Informationen oder Dokumente fehlen. Die digitale Bauakte sichert den schnellen und zentralen Zugriff auf alle Unterlagen – ob im Büro, auf der Baustelle oder unterwegs.
In diesem Artikel beschäftigen wir uns damit, welche Vorteile eine digitale Bauakte bietet, welche Anforderungen an die Sicherheit von online gespeicherten Dokumenten gilt und wie Unternehmen von der digitalen Bauakte profitieren.
Die digitale Bauakte sichert den Informationsfluss zwischen Baustelle und Büro (Foto: CenterDevice/Shutterstock)
CenterDevice ist Anbieter eines Cloud-Dokumenten-Management-Systems zum zuverlässigen Speichern, einfachen Teilen, schnellen Finden und rechtssicherem Archivieren von Dokumenten. Alle Dokumente werden ausschließlich in Deutschland gespeichert und erfüllen die Anforderungen der DSGVO und der GoBD.
Was ist eine digitale Bauakte?
Die digitale Bauakte (oder auch elektronische Bauakte) ist ein modernes Ablagesystem, in dem alle wichtigen Dokumente zu einem Bauprojekt gespeichert und verwaltet werden können. Neben den üblichen Bauplanungsdaten können Sie in der digitalen Bauakten auch Bilder und Videos speichern, die die Entwicklung des Projekts dokumentieren.
Für Architekten und Ingenieure bedeutet die digitale Speicherung aller Dokumente mehr Transparenz und bessere Kommunikation mit den Kunden. Für die Kunden bedeutet sie mehr Einblick in das Projekt und die Möglichkeit, aktiv an der Gestaltung teilzuhaben. Und für die Baufirma bedeutet sie eine effizientere Arbeit, da sich alle Beteiligten auf demselben Informationsstand befinden.
Eine digitale Bauakte bietet also einen zentralen Ort, an dem alle Beteiligten jederzeit auf alle relevanten Informationen zugreifen können. Bei Fragen oder Problemen können sofort die richtigen Personen informiert werden, sodass entsprechend schnell reagiert werden kann.
Zudem können mit einer digitalen Bauakte auch Ausschreibungsunterlagen und andere wichtige Dokumente schnell und einfach versendet werden.
Unser Kunde Opel Projektbau aus Heistenbach legt seit 2016 alle projektbezogenen Dokumente in einer digitalen Bauakte ab. Auch große CAD-Dateien können problemlos verwaltet werden. Ob im Büro oder auf der Baustelle: Alle Beteiligten greifen in Echtzeit auf die aktuellen Daten zu. So werden Missverständnisse oder Fehler vermieden. Lästige Rückfragen im Büro erübrigen sich. Das vereinfacht die Kommunikation in den Großprojekten von Opel enorm.
Bevor CenterDevice zum Einsatz kam, waren die Bauleiter mit Unmengen an Papier von Projekt zu Projekt unterwegs. Auf den Baustellen fuhren sie im Kombi vor – im Kofferraum mehrere Kunststoffwannen voller Aktenordner und Baupläne. Das war nicht nur mühsam, sondern oft auch ineffizient, da oft genau die Informationen, die benötigt wurden, fehlten oder Pläne sich zwischenzeitlich geändert hatten.
„Auf der Baustelle muss man auf alle Fragen und Eventualitäten vorbereitet sein. Früher hatten wir oft zu wenige oder aber veraltete Dokumente dabei. Mit CenterDevice haben wir heute eine zentrale, digitale Ablage, die uns einen standortunabhängigen Zugriff erlaubt und die Zusammenarbeit mit allen Projektbeteiligten vereinfacht.“
Hanspeter Opel, Geschäftsführer Opel Projektbau
Welche Vorteile bietet die elektronische Bauakte?
In der Papierwelt ist es schwer, den Überblick zu behalten. Dokumente müssen abgeheftet, sortiert und archiviert werden. Und Sie wissen wahrscheinlich, wie schwierig es ist, schnell auf ein bestimmtes Dokument zuzugreifen, wenn es in einem Ordner mit anderen Dokumenten “versteckt” ist.
Eine digitale Bauakte hingegen bietet Ihnen eine übersichtliche Struktur und ermöglicht es, schnell auf die benötigten Dokumente zuzugreifen. Mit Hilfe der Suche über alle Dokumente hinweg finden Sie jedes Dokument in Sekundenschnelle. Eine dokumentierte Versionierung erleichtert es ungemein, die richtige Version zu finden. So ist jederzeit gewährleistet, dass alle beteiligten Personen immer auf das aktuelle Dokument Zugriff haben. Dies spart Zeit, vermindert Fehler und erleichtert die Kommunikation, so kann jeder Arbeitsschritt effizienter und mit weniger Risiko durchgeführt werden.
Auch beim Thema Nachhaltigkeit ist eine digitale Akte von Vorteil, da Papierdokumente nicht mehr benötigt werden und somit Ressourcen gespart werden können. Von den Planern bis hin zu den Auftraggebern – eine digitale Bauakte macht das Verwalten von Baustellen deutlich schneller und effizienter als je zuvor. Von der Minimierung von Fehlern bis hin zur Reduzierung von Papierkosten: Die Digitalisierung macht es möglich!
Die Anforderungen an die Sicherheit von digitalen Dokumenten in der Baubranche
Es gibt eine Reihe von Anforderungen an die Sicherheit von digitalen Dokumenten in der Baubranche. Zum einen müssen die Dokumente gegen unbefugten Zugriff und Veränderung geschützt werden. Hierzu können zum Beispiel Zugriffsbeschränkungen und Verschlüsselungstechnologien eingesetzt werden. Außerdem müssen die Dokumente auch vor Verlust oder Beschädigung geschützt werden. Funktionen wie Auditierung – also die genaue Protokollierung von Zugriffen und neuen Versionen – bieten sich hier an für die lückenlose und transparente Dokumentation.
Ein weiterer wichtiger Aspekt der Sicherheit von digitalen Dokumenten in der Baubranche ist die Integrität der Dokumente. Das bedeutet, dass sichergestellt werden muss, dass die Dokumente nicht unbefugt verändert oder manipuliert werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Dokumente im Bauprozess verlässlich und vertrauenswürdig bleiben.
Wie wird die Kommunikation durch die Digitalisierung vereinfacht?
Die Digitalisierung der Bauakte vereinfacht die Kommunikation zwischen allen Beteiligten enorm. Durch die Verwendung einer elektronischen Akte können alle relevanten Informationen schnell und einfach ausgetauscht werden, anstatt E-Mails oder Faxe zu versenden. Zum Beispiel kann die Baustelle mithilfe digitaler Protokolle überwacht werden. Dadurch ist es möglich, jeden Aspekt des Bauprojekts zu verfolgen und die Kosten und den Zeitplan in Echtzeit zu überprüfen.
Darüber hinaus hat die Digitalisierung der Bauakte auch einen positiven Einfluss auf Ihr Risikomanagement. Potenzielle Risiken können frühzeitig identifiziert und entsprechend behandelt werden. Probleme können besser vorhergesehen und dementsprechend verhindert werden, was letztendlich zu einer Steigerung der Gesamtleistung führt.
Auch die lästige Papierarbeit gehört mit der Digitalisierung der Bauakte der Vergangenheit an: Da alle relevanten Informationen immer griffbereit sind, entfällt das manuelle Abfragen von Unterlagen und Berichten. Stattdessen kann der einzelne Benutzer direkt auf die Dokumente von jedem Ort auf der Welt zugreifen, was den Workflow erheblich beschleunigt. Über Kommentare können Änderungen und Anmerkungen transparent direkt am Dokument dokumentiert werden. So wird vermieden, dass Informationen per E-Mail verschickt werden und ggf. nicht weitergegeben werden.
Warum ist ein Cloud DMS sinnvoll für die Baubranche?
Dokumentenmanagementsysteme (DMS) aus der Cloud sind für die Baubranche extrem wichtig, da sie eine reibungslose Kommunikation ermöglichen. Sie stellen eine effiziente Möglichkeit dar, Dokumente zwischen verschiedenen Personen auszutauschen und den Projektbeteiligten mehr Transparenz und Kontrolle über den Bauprozess zu geben.
Bei der Verwendung von Datenaustauschplattformen wie CenterDevice können Projektbeteiligte problemlos auf alle relevanten Informationen zugreifen, was ihnen ermöglicht, schnell und korrekt zu arbeiten. CenterDevice bietet Projektteams einen strukturierten Ansatz für die Überwachung des Fortschritts der Arbeit, so dass alle Beteiligten immer im Bilde sind. Dadurch kann die Qualität der Arbeit verbessert und Zeit gespart werden. Darüber hinaus ist es möglich, dass Teilnehmer:innen in Echtzeit mit anderen Personen am Projekt kommunizieren. So können Fehler vermieden werden, bevor sie auftreten.
Ein weiterer Vorteil ist, dass die digitale Bauakte von überall aus zugänglich ist und es jedem Beteiligten ermöglicht, auf Daten von jedem Ort aus zuzugreifen – ohne dass die Anwesenheit am Bauort notwendig ist. Per Tablet oder Smartphone können Sie jederzeit auf alle Informationen zugreifen. Auch können Sie Fotos vom Smartphone direkt in die Bauakte speichern.
Die Verwendung eines Cloud DMS hat enorme finanzielle Vorteile für alle beteiligten Parteien. Da keine Papierdokumentation mehr benötigt wird, sparen Unternehmen Geld bei den Druckkosten, sowie Material- und Transportkosten. Darüber hinaus entfallen Reisekosten für Vor-Ort-Besuche sowie die Kosten für die Bearbeitung und Weitergabe von Papierdokumentation an verschiedene Unternehmen.
Software-Lizenzen können einfach hinzugebucht werden und die Berechtigungen (Interne Nutzer, Externe Nutzer oder Gastzugriffe) können einfach eingestellt werden.
Dokumentenmanagementsysteme (DMS) aus der Cloud ermöglichen eine reibungslose Kommunikation in der Baubranche (Foto: CenterDevice/Shutterstock)
Wie können Unternehmen von der digitalen Bauakte profitieren?
Die digitale Bauakte wird oft mit einer simplen digitalen Ablage verwechselt. Sie leistet aber viel mehr. Wir haben für Sie noch einmal die größten Pluspunkte zusammengefasst:
1. Die digitale Bauakte macht Sie auskunftsfähig
Trotz sorgfältiger Bauplanung ist auf jeder Baustelle mit Überraschungen zu rechnen. In der digitalen Bauakte sind Dokumente immer zentral und in der aktuellen Version verfügbar – egal, ob auf der Baustelle, unterwegs oder im Büro. Wartezeiten und lange Wege, um Unterlagen zur Baustelle zu schaffen, entfallen.
2. Die digitale Bauakte beschleunigt Abläufe
Zeit ist Geld, gerade bei Bauprojekten mit vielen Beteiligten und engen Terminkorridoren. Mit der digitalen Bauakte sparen Sie sich aufwändiges Suchen. Schlagwort eingeben – und schon haben Sie dank Volltexterkennung (OCR) das Nötige auf dem Schirm.
3. Die digitale Bauakte unterstützt die Zusammenarbeit
Die digitale Bauakte sichert den Informationsfluss zwischen Baustelle und Büro, ohne das Doppeleingaben nötig sind. Für alle externen Projektpartner, mit denen Sie intensiv zusammenarbeiten, können Sie geschützte Datenräume in der digitalen Bauakte einrichten. Diese können dort z.B. aktualisierte Planstände selbständig hochladen. Wer worauf Zugriff hat und wer was bearbeiten kann, definieren Sie. Im Nullkommanichts übermitteln Sie Dokumente über sogenannte externe Links an andere Firmen, Partner, Genehmigungsbehörden und Handwerker.
4. Die digitale Bauakte schafft Transparenz und sorgt für Nachvollziehbarkeit
In der digitalen Bauakte sind alle Änderungen und Ergänzungen am jeweiligen Dokument sofort dokumentiert – mit Zeitstempel und Namen des Bearbeiters. Gerade bei Grundrissen gibt es viele „Evolutionsstufen“. Da ist es sinnvoll, diese auch nachvollziehen zu können. Es können auch Kommentare am Dokument hinterlassen werden. So werden Informationen zu den Planständen einfach an alle Beteiligten verteilt werden. Missverständnisse lassen sich so vermieden, da alle den gleichen Informationsstand haben.
5. Die digitale Bauakte überwacht Termine
Ihr DMS behält Fristen für Sie im Auge. Über fällige Vertragspflichten erinnert es die zuständigen Personen automatisch. Das ist eine enorme Hilfe, wenn es gilt, in der Vielzahl der Aufgaben noch den Überblick zu behalten.
6. Die digitale Bauakte hilft bei der Vertragsabstimmung
Verträge müssen ausgehandelt werden. Je mehr Beteiligte, umso zeitraubender wird dies. Häufig werden Papierunterlagen an alle Beteiligten geschickt und Änderungen danach müssen mühsam zusammengeführt werden. Das dauert oft Wochen und Monate. Im DMS können Sie Vertragsentwürfe den Beteiligten gleichzeitig oder nacheinander zur Verfügung stellen. Diese können sie kommentieren und/oder elektronisch freigeben.
7. Die digitale Bauakte automatisiert Dokumentenprozesse
Sie können den Weg, den ein Dokument durch die Instanzen nimmt, sogar automatisieren! Zum Beispiel, indem Sie sich benachrichtigen lassen, sobald der Anwalt sein Einverständnis gegeben hat oder der Subunternehmer eine Vertragsklausel kommentiert hat.
8. Die digitale Bauakte arbeitet für Sie
Zum Beispiel in der Eingangsrechnungsverarbeitung: Sie können Ihr DMS so einstellen, dass es eingehende Rechnungen automatisch zur Prüfung und Freigabe an die zuständigen Stellen weiterleitet.
9. Die digitale Bauakte schützt Inhalte und schafft Rechtssicherheit
Mit der Baustellendokumentation in der digitalen Bauakte sind Sie im Falle einer Gewährleistung auf der sicheren Seite. Alle Aktivitäten sind lückenlos digital dokumentiert. Sie vermeiden Datenverluste und können auch lange Zeit nach Projektabschluss auf sämtliche Daten zugreifen. Im Hinblick auf Ihre Buchhaltung – Stichwort GoBD – ist es wichtig, dass alle Belege wie etwa Rechnungen revisionssicher im DMS geschützt sind.
Fazit
Eine menschliche Stärke ist, Hilfe annehmen zu können. Und wer das kann, ist auch erfolgreich. Die digitale Bauakte tut genau das: Sie hilft! Und das kommt Ihnen und Ihren Kunden zugute.
Eine weitere Stärke ist, vertrauen zu können. Wer auch dazu in der Lage ist, ist noch erfolgreicher. Der digitalen Bauakte können Sie vertrauen – denn sie arbeitet stabil – egal wo, egal wann. Dies gewährleistet, dass Sie garantiert der der zuverlässige Partner für Ihre Kunden sein können der sie sein wollen. Laut Geschäftsführer Hanspeter Opel handelt es sich bei CenterDevice um „eines der stabilsten Programme, die wir je im Einsatz hatten“.
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