Büro-Planung im Planungs-Büro: Berliner Büros entwickeln eine neue Einsatzplanung

Einsatzplanung Mitarbeiter (Bild: projo GmbH)

Einsatzplanung Mitarbeiter (Bild: projo GmbH)

Gesponserter Beitrag von projo

Planungsbüros planen Projekte. Sie sind Experten darin, ein Bauprojekt vom ersten Entwurf bis zur Fertigstellung zu durchdenken. In Wikipedia wird Planung beschrieben als „… die menschliche Fähigkeit oder Tätigkeit zur gedanklichen Vorwegnahme von Handlungsschritten, die zur Erreichung eines Zieles notwendig scheinen. Dabei entsteht ein Plan, gemeinhin als eine zeitlich geordnete Menge von Daten.“

Zwar sind Architekten und Ingenieure Meister im Planen von Bauprojekten, doch wie plant man ein Büro? Dazu wird ein Büro-Plan benötigt, der angibt, welcher Mitarbeiter wann und zu wieviel Prozent an welchem Projekt arbeiten soll.

Und das geht am besten digital.

Mit einem Büro-Plan kann …

  1. die Auslastung pro Mitarbeiter über alle Projekte und
  2. die Unter- oder Überplanung von Projekten bei gleichzeitiger Beachtung der Wirtschaftlichkeit

abgelesen werden. Auch ergibt sich die büroweite Liquiditätsplanung oder projekt-vergleichendes Controlling aus diesen Daten. Nachfolgend soll sich ausschließlich auf die Planung konzentriert werden.

Ein Büro-Plan muss vielen Anforderungen genügen:

  1. Er muss dynamisch verändert werden können, wenn z. B. Mitarbeiter von einem Projekt in ein anderes Projekt eingesetzt werden.
  2. Die Input-Variablen wie Arbeitszeitmodelle, Abwesenheiten und Gehälter der Mitarbeiter oder Auftragssummen, Laufzeiten und Gewinnerwartungen der Projekte müssen aktuell gehalten werden, was nur dann ordentlich funktioniert, wenn es ein “Single Point of Truth” gibt.
  3. Und er muss vor allem praxistauglich sein. Erst wenn die Projektleitung selber regelmäßig die Einsatzplanung und den Leistungsstand ihrer Projekte aktualisieren, fügen sich diese Informationen zu einem in der Praxis nützlichen Plan zusammen.

Der Berliner Anbieter der cloudbasierten, all-in-one Bürosoftware projo hat dafür zusammen mit den Büros D/FORM, Hillig Architekten, Kinzo und GRAFT eine Methodik entwickelt. Nachfolgend soll diese vorgestellt werden.

Schritt 1: Definition des Einsatzbudgets

In jedem Büro gibt es gut laufende Projekte und wirtschaftlich herausfordernde, aber strategisch wichtige Projekte.

Daraus resultieren unterschiedliche Gewinnerwartungen. Diese Erwartungshaltung sollte gleich am Anfang festgehalten werden und per Einsatzbudget definiert werden. Typischerweise gibt man die Abzüge der Honorarsumme in Prozent an, um das gewünschte Einsatzbudget zu erhalten. Zum Beispiel:

  • Gewinn-Zuschlag: 10%
  • Risikozuschlag: 5%
  • Gewährleistungspflicht-Zuschlag: 5%

Ein Projekt mit einer Honorarsumme von 70.674,51 € hätte in diesem Fall ein Einsatzbudget von 56.539,60 €.

Reduktion der Auftragssumme (Bild: projo GmbH)

Reduktion der Auftragssumme (Bild: projo GmbH)

Das Einsatzbudget gibt das Limit an, bis zu welchem interne Kosten (für Mitarbeiter) und externe Kosten (für Subunternehmer) für ein Projekt anfallen dürfen.

Unabhängig von diesem strategischen Einsatzbudget des Projekts gibt es das Einsatzbudget pro Projektphase. Hier sollte gegebenenfalls noch einmal nachjustiert werden, ob man in einer Phase weniger ausgeben braucht, um in einer anderen Phase mehr zur Verfügung zu haben. Die Gesamt-Erwartungshaltung sollte sich jedoch dadurch nicht verändern.

Gewinnerwartung (Bild: projo GmbH)

Gewinnerwartung (Bild: projo GmbH)

Es gibt Software-Programme, die den Gewinn-Zuschlag des Projekts in den Kostensatz eines Projektes hinein rechnen, damit Kosten und Auftragssummen verglichen werden können. Davon ist abzuraten, da das vergleichende Controlling zwischen Projekten auf Basis von realen Kosten wesentlich besser funktioniert.

Manche Büros präferieren, dass die Projektleitung nur das Einsatzbudget statt der tatsächlichen Auftragssumme sieht und Budget und Kosten auch nur in Stunden angezeigt bekommt. Beides kann in projo abgebildet werden.

Schritt 2: Planung von Projekt-Anfang an

Ein Projekt sollte von Beginn an durchgeplant werden, damit 1) die Wirtschaftlichkeit gleich von Anfang an im Auge behalten werden kann und 2) der Büro-Plan aktuell gehalten wird.

Es gibt dafür verschiedene Szenarien:

  • Beginn-Datum und die Mitarbeiter sind bekannt: das Ende-Datum entspricht dem Zeitpunkt, wenn das Einsatzbudget aufgebraucht ist.
  • Beginn-Datum und Ende-Datum sind bekannt: die Anzahl und Einsatz-Prozentsätze der Mitarbeiter sollte bis zum Ausschöpfen des Einsatzbudgets maximiert werden.

Wichtig ist, gleich von Anfang an das gesamte Einsatzbudget einzuplanen. Nur so bleibt der Büro-Plan aktuell. Wenn die konkreten Mitarbeiter noch nicht bekannt sind, sollten Platzhalter verwendet werden.

In der Praxis hat es sich bewährt, dass neue Projekte zentral aufgesetzt und durchgeplant werden und sie dann der Projektleitung zur laufenden Aktualisierung übergeben werden.

Die Einsatzplanung der Mitarbeiter ist bewusst vereinfacht gestaltet, damit sie schnell und einfach funktioniert. Pro Mitarbeiter wählt man Einsatz-Prozentsatz, Beginn-Monat und Ende-Monat aus (Natürlich kann man auch präzisere Eingaben machen und den Einsatzprozentsatz pro Monat variieren oder Mitarbeiter von bestimmten Phasen ausschließen.

Aber der Standardfall ist einfach: Auswahl des Mitarbeiters, Angabe seines Prozentsatzes und zwei Klicks für den Beginn- und Ende-Monat seines Einsatzes).

Einsatzplanung (Bild: projo GmbH)

Einsatzplanung (Bild: projo GmbH)

Wenn auch die Laufzeiten der Phasen eingepflegt sind, ordnet projo pro Monat die geplanten Kosten der Mitarbeiter anteilig den jeweiligen Phasen zu, sodass pro Phase die Verplanung des Einsatzbudgets abgelesen werden kann.

Dieser bewusst vereinfachte Ansatz hat sich in der Praxis bewährt, da detaillierteres Planen meist eher dazu führt, gar nicht zu planen.

Die vergebene Prozentsätze sind absolute Prozentsätze bezogen auf die Normal-Stundenzahl des Büros.

Beispiel: Wenn jemand zu 50% in Teilzeit arbeitet, kann der Projektleiter ihn auch nur zu 50% verplanen.

Die Auslastung des Mitarbeiters zeigt nicht nur seine Einsatzplanungen, sondern auch eventuell Teilzeit, Abwesenheit oder wie derzeit aktuell eine Reduktion der Sollstunden durch Kurzarbeit:

Auslastung Mitarbeiter (Bild: projo GmbH)

Auslastung Mitarbeiter (Bild: projo GmbH)

Schritt 3: Regelmäßige Aktualisierung

Die Projektleitung sollte dafür zuständig sein, ihre Planung innerhalb des Büro-Plans aktuell zu halten. Das betrifft hauptsächlich Leistungsstand, Laufzeiten und Einsatzplanung der Mitarbeiter. Nur sie hat diese Informationen und sollte sie selber pflegen, statt dass sie regelmäßig zentral abgefragt werden muss.

In der Praxis sträubt sich die Projektleitung häufig bei Pflege dieser Daten und begründet dies mit Überlastung. Tatsächlich spielt die sehr unsichere und vage Einschätzungsmöglichkeit eine große Rolle dafür.

Bei der Einschätzung des Leistungsstandes helfen objektive Checklisten wie Teilleistungen. In projo kann die Projektleitung mit einem Schieberegler den Stand pro Teilleistung festlegen, woraus sich der Leistungsstand der Phase ergibt.

Teilleistungen (Bild: projo GmbH)

Teilleistungen (Bild: projo GmbH)

Und auch der oben vorgestellte, vereinfachte Ansatz der Einsatzplanung pro Projekt und Monat (statt phasen- oder tagesgenauer Planung) hilft der Projektleitung, Prognosen abzugeben.

Während die Einsatzplanung nicht pro Leistungsphase vorgenommen wird, muss das Buchen der Arbeitszeit pro Phase erfolgen.
In der Einsatzplanung sind gebuchte und geplante Kosten integriert, die somit mit fortschreitender Zeit immer genauer wird.

Schritt 4: Büro-weites Controlling der Projekte

Unter Büro > Auswertungen > Eingefrorene Projekt-Ergebnisse werden für alle Projekte die Projekt-Ergebnisse der letzten Monate gezeigt.

Beispiel: beim Aufsetzen eines Projektes im Januar 2020 soll das erwartete Ergebnis 10% betragen. In der Einsatzplanung wird daraufhin das gesamte Einsatzbudget verplant, sodass für den Januar 2020 das Ergebnis von 10% eingefroren wird. Zwei Monate später liegt das Ergebnis plötzlich bei 15%, weil das Projekt immer noch nicht gestartet ist. Die Situation ist nicht besser, sondern es wurde nur die Einsatzplanung nicht aktualisiert. Dem Büro-Controlling fällt die mangelnde Aktualisierung auf, und kann gegensteuern.
Oder ein anderes Beispiel ist, dass zu viel in einer Phase gearbeitet wird und somit das Ergebnis auf 5% sinkt.

Die Liste der eingefrorenen Projekt-Ergebnisse zeigt u.a. also an, wie gut die Projektleitung die Einsatzplanung ihrer Projekte pflegen.

projo bietet zwei weitere Ansichten: In der “Einsatzplanung Mitarbeiter“ sieht man die Auslastung pro Mitarbeiter und unter “Einsatzplanung Projekte” die Arbeitsintensität der verschiedenen Projekte.

Einsatzplanung Mitarbeiter (Bild: projo GmbH)

Einsatzplanung Mitarbeiter (Bild: projo GmbH)

Fazit

Eingangs wurde ein Plan als eine zeitlich geordnete Menge von Daten beschrieben. Konkret für einen Büro-Plan eines Planungsbüros bestehen diese Daten aus:

  1. Personal (welcher Mitarbeiter zu wieviel Prozent an welchem Projekt arbeitet)
  2. Projekte (welche Projekte haben welche Laufzeiten, Budgets und Gewinnerwartung).

Die Architekturbüros D/FORM, Hillig Architekten, Kinzo und GRAFT haben gemeinsam mit projo eine praxistaugliche Methodik entwickelt. Mehrfacheingaben sind jetzt unnötig geworden, es gibt einen “single point of truth”.

Einen Überblick über projo können Sie in unserem Webinar am Freitag, 17. Juli 2020 von 11:00 – 12:00 Uhr erhalten.
Link: projo.berlin/webinar-projo-ueberblick

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