Mit „Agil und Lean“-Techniken die Produktivität steigern: So klappt es auch in Ihrem Büro

Ein Gastbeitrag von Edgar Haupt, Scrum Master, Coach, und Dipl.-Volkswirt Günter Göbel

Der finanzielle Druck in den Planungsbüros steigt. Eine zentrale Stellschraube, die Rendite zu halten, liegt in der Steigerung der Produktivität.

Die Stichworte lauten Ressourcenschonung, keine Umwege, keine unnötigen Fehler, weniger Nacharbeit, Vermeidung nicht wertschöpfender Tätigkeiten ‒ und sind die zentralen Parameter von „Agil“ und „Lean“. Nicht mehr und schneller arbeiten, sondern das Richtige tun.

Mit „Agil und Lean“-Techniken die Produktivität steigern – Impression aus dem Lehrgang (Foto: Edgar Haupt ANAA Allianz Neues Arbeiten Bau + Architektur)

„Agil und Lean im Planungsbüro“ ‒ fit fürs Neue Arbeiten

Neues Arbeiten ist keine Modeerscheinung, sondern existenzielle Notwendigkeit; zumal entsprechendes Anwendungswissen von immer mehr Auftraggebern gefordert wird.

Im Lehrgang „Agil und Lean im Planungsbüro 5.0“ bekommen die Teilnehmer branchengerechtes Know-how und einen schnellen aktiven Einstieg ins Prozessmanagement und die Teamführung, analog und digital.

Neues und Bewährtes optimal verbinden

Im „Workflow Agil+Lean“ werden bewährte und eingeübte Instrumente, wie z. B. Zeitpläne, Checklisten und Vorlagen, mit Neuem, wie Prozess- und Bauproduktionsplänen gemäß Last Planner System^TM und dem Teamwork nach Scrum kongenial verbunden. Von allem das Beste für den optimalen Gebrauch im Alltag des Planungsbüros.

An eigenen Projekten üben und miteinander profitieren

Grundwissen lässt sich recht schnell erfassen. Allerdings braucht es schon der branchengemäßen Übersetzung aus der IT (Agil) und der Autoindustrie (Lean).

Da aber die Bauwirtschaft immer mehr Lean Construction betreibt und auch das BIM-Management sich „Lean“ organisiert, fällt Planern, Bauleitern und auch Projektmanagern der Zugang nicht schwer. Um so mehr, als alle Einheiten mit eigenen Projekten der Lehrgangs-Teilnehmer durchgeführt werden.

Geübt wird an eigenen Projekten der Lehrgangs-Teilnehmer (Foto: Edgar Haupt ANAA Allianz Neues Arbeiten Bau + Architektur)

In drei Tagen fit für die Praxis

Tag 01 beginnt mit den „Basics“, im Fokus die Arbeitssteuerung. „Definition of Done“ meint dabei die Ausrichtung auf das Ergebnis, die Diskussion um Umfang, Qualitäten und Komplexität eines jeden Projekts, anders: genau das tun, was notwendig ist, Umwege vermeiden. Die Schnappsschüsse aus dem letzten Lehrgang vermitteln einen Eindruck.

Die optimale Planung der Planung

Dann geht es um die optimale Planung der Planung, sprich

• Meilensteine
• Qualitäts-Tore und die
• Team- und Fachplaner-Koordination.

Dazu braucht es Instrumente wie besagte Prozesspläne und Kanban Boards zur Arbeitsorganisation. Visualisierung ist hier das „Zauberwort“: zunächst analog mit Papier und Post-its, dann in digitalen Tools.

Planung der Planung: erst mit an analogen, dann mit digitalen Tools (Foto: Edgar Haupt ANAA Allianz Neues Arbeiten Bau + Architektur)

„Agil+Lean1-8“ ‒ die ganze Kette

Tag 02 steht komplett im Zeichen einer LEGO-Simulation. Am Modell, unterstützt durch Zeichnungen und Fotodokumentationen, wird in Arbeitsgruppen ein fiktives Projekt entworfen und geplant. Dann wird die Umsetzung in einem Bauproduktionssystem strukturiert. Schließlich wird im Takt gebaut.

Planer und Bauleiter lernen hier, Synergien zwischen Planung und Bau optimal zu steuern, die Effizienz deutlich zu steigern. Dazu gehören Modulierbarkeit und Taktung.

Genauso wichtig ist eine geregelte Teamarbeit mit klar definierten Arbeitsabschnitten (Sprints), Zwischenergebnissen und Reviews. All dies erfolgt zunächst analog mit Papier und eben mit LEGO.

Digitaler Workspace live

An Tag 03 wird am eigenen Laptop der Einsatz unterschiedlicher digitaler Tools geübt, von der persönlichen Arbeitsorganisation bis zur kompletten Projektabwicklung. Die Teilnehmer haben genug Zeit, mal selbst zu klicken, Funktionen zu erleben, Anwendungen zu diskutieren. Dazu werden wiederum eigene Projekte der Teilnehmer und das fiktive Projekt vom Vortag genutzt.

Der Meilenstein- und Prozessplan bildet die Aufgaben der einzelnen Projektbeteiligten ab (Foto: Edgar Haupt ANAA Allianz Neues Arbeiten Bau + Architektur)

Am Ende steht der Transfer in die eigene Praxis. Dabei helfen soll der „ScrumMaster Planung und Bau“ ‒ eine neue Rolle im Büro, dokumentiert mit einem Zertifikat, als Beleg für die eigene Qualifikation wie auch als Ansporn zur Weitergabe an die Mitarbeiter. „Agil“ und „Lean“ fördern die professionelle Hilfe zur Selbsthilfe.

Lehrgang „Agil + Lean im Planungsbüro 5.0“

Der nächste Lehrgang „Agil + Lean im Planungsbüro 5.0“ findet statt vom 27.02. bis 29.02.2024 in Köln. Mehr zu Programm und Anmeldung finden Sie hier.

Dieser Beitrag erschien im Januar 2024 zuerst in der Zeitschrift “Planungsbüro professionell”.

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