Google Calendar & Co.: Zeitplanung und Zeiterfassung via Internet


Artikel aus dem “Deutschen Architektenblatt (06/2008) von Dipl.-Ing. Eric Sturm

Webbasierte Software kann nicht nur die klassische Textverarbeitung und Tabellenkalkulation ersetzen. Inzwischen stehen professionelle Kalender zur Terminplanung und -verwaltung über das Internet zur Verfügung. Auch die Erfassung von Arbeitszeiten an unterschiedlichen Projekten lässt sich bequem mit Online-Tools erledigen.

Die Zeiten ändern sich: Bisher setzte der Norbert Möhring zur Planung seiner Termine auf die klassische Lösung, einen in Leder gebundenen Terminkalender. Doch in Zukunft möchte der Architekt mit Büros in Mecklenburg-Vorpommern und Berlin auch Projekte mit einem Partnerbüro durchführen. Für die Zusammenarbeit erwägt Norbert Möhring den Einsatz eines internet-basierten Kalenders: “Für die gemeinsame Terminabstimmung wäre ein Online-Kalender sicher sinnvoll. Die Verfügbarkeit des anderen für gemeinsame Termine ließe sich dann jederzeit ablesen” so der Planer.

Screenshot: Der Online-Kalender von Google
Screenshot: Der Online-Kalender von Google

Kai Kühnel vom Büro A-2 aus Dachau nutzt bereits einen Kalender im Internet und hat damit sehr gute Erfahrungen gemacht, “weil sich bei mir viele beruflichen und privaten Termine überschneiden” erläutert der Architekt. Ihm gefällt, dass sich neben den büro-bezogenen Daten auch Fremddaten wie Schulferien oder Bundesliga-Termine bequem einbinden lassen bzw. bei Bedarf angezeigt werden können.

Lokal oder webbasiert: Wo ist der Unterschied?

Wenn heutzutage Termine digital geplant werden, kommt dabei häufig eine lokal auf dem Computer des Nutzers installierte Software wie Microsoft Outlook oder Mozilla Sunbird zum Einsatz. In größeren Büros können in der Termine in der Regel auch für andere angelegt werden (Beispiel: das Sekretariat trägt Termine in den Kalender des Büroinhabers ein) oder andere Nutzer zu gemeinsamen Terminen “eingeladen” werden (Beispiel: Ein Projektleiter lädt Teammitglieder zu einer Besprechung ein). Auch auf mobile Endgeräte wie PDAs lassen sich die Kalenderdaten herunterladen bzw. die darin befindlichen Kalender mit dem Hauptrechner abgleichen. Doch was passiert, wenn z. B. ein freier Mitarbeiter oder Projektpartner für die Dauer eines Projekts Zugriff auf bestimmte Kalenderdaten bekommen soll? Meistens gar nichts, denn die Integration eines neuen Nutzers in ein bestehendes Netzwerk kostet Zeit und Geld.

Webbasierte Kalender (wie Google Kalender, Yahoo! Kalender, Windows Live Calendar – Links s. u.) können in solchen Fällen eine Alternative zu lokal installierter Software sein: Die Nutzung erfolgt direkt im Internet-Browser, es ist keine lokale Softwareinstallation erforderlich. Da der Zugriff über das Internet erfolgt, ist keine Integration in das Firmennetzwerk (LAN) erforderlich. Gerade für sehr kleine Büros kann dies ein großer Vorteil sein, denn häufig verfügen diese nicht mal über ein Netzwerk. Auch müssen die Daten nicht regelmäßig per Backup gesichert werden, da die Speicherung (und das Backup) auf den Servern des Anbieters stattfindet. Hinzu kommt, dass die Online-Dienste kostenlos verfügbar sind.
In Sachen Benutzerfreundlichkeit können sich die Online-Kalender mit lokal installierter Software durchaus messen, wie Rainer Maria Fröhlich von “swapZT ARCHITEKTEN” aus Wien berichtet: “In unserem Atelier (5 Mitarbeiter) haben wir unser Kalendersystem auf den Google Kalender umgestellt. Die wirklich einfache Bedienung hat uns überzeugt”.

Was passiert mit meinen Daten?

Die Tatsache, dass Firmen wie Google ihre Kalender zum Nulltarif anbieten, ruft jedoch auch Misstrauen hervor. So fragt sich Alejandro Koch, Bauingenieur aus Berlin: “Wer garantiert mir bei Gratis-Leistungen, dass meine Daten nicht nur gesichert werden, sondern vor allem nicht für andere Zwecke benutzt werden.” Auch Konrad Brauckmeier, Planungsingenieur aus Dresden, möchte seine Daten ungern einem “kostenlosen Dienst, der von einem amerikanischen Unternehmen angeboten wird” anvertrauen.
Für Büros, in denen die Nutzung eines webbasierten Kalenders auf Skepsis stößt, gibt es Alternativen: Kalender- oder sog. “Groupware”-Lösungen, die sich auf dem eigenen Webserver installieren und ebenfalls über das Internet nutzen lassen. Das Angebot ist umfangreich, sowohl lizenzkostenpflichtig als auch “Open Source” (siehe auch www.opensourcecms.com).

Linkliste webbasierte Kalender

Google Kalender – calendar.google.com (deutsch, werbefrei)
Windows Live – home.live.com (deutsch, mit Werbeeinblendungen)
Yahoo! Kalender – de.calendar.yahoo.com (deutsch, mit Werbeeinblendungen)
HipCal – www.hipcal.com (englisch)
30 Boxes – www.30boxes.com (englisch)

Zeiterfasssung online am Beispiel von “mite”

Das Zeiterfassungs-Tool “mite” (5 EUR/Monat und Nutzer, inkl. USt) ermöglicht eine einfache und präzise Erfassung von Arbeits- und Projektzeiten. Das webbasierte Angebot “blendet dabei nicht mit einem Wirrwar an bunten Knöpfchen”, wie Mitgründerin Julia Soergel erklärt, sondern möchte dazu beitragen, dass die Arbeit damit einfach und schnell erledigt werden kann. Die von vielen ungeliebte Arbeit des Aufschreibens und Dokumentierens wird mit “mite” in der Tat sehr nutzerfreundlich gelöst. Die übersichtliche Benutzeroberfläche und die intelligente Programmierung erleichtern die exakte Dokumentation, wie viel Zeit für welche Aufgaben, Projekte bzw. Kunden aufgewendet wurde. Diverse Reports bereiten die Daten grafisch und tabellarisch auf, und alles lässt sich bei Bedarf auch bequem auf die Festplatte exportieren, z. B. in Form von CSV-Dateien zur Weiterverarbeitung in Excel.

Weitere Informationen: mite.yo.lk

20.10.2008

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