Bürosoftware für drinnen und draußen
Gesponserter Beitrag von clockodo
Seit drei Jahren weiß das Architekturbüro ARCHINOA genau, wie viel Zeit sie in welche Kunden stecken. Ganz egal, ob es sich um Vermessungen handelt oder die Planung von Dachgeschossen, Johann Kaisers Lieblingsprojekte. Der Geschäftsführer hat clockodo eingeführt. Im Wiener Büro läuft das Programm einfach mit und zeigt den Architekten, ob ein Projekt im Budgetrahmen bleibt. Dieser automatisierte Prozess gibt endlich wieder Freiraum für mehr Kreativität und die eigentliche Arbeit.
Im Büro beim Planen oder draußen auf der Baustelle – clockodo funktioniert am PC, auf dem Tablet und mit dem Smartphone. Die Cloud-Software ist jederzeit von überall erreichbar. Alle Mitarbeiter loggen sich ein und legen los. Die automatische Synchronisation erlaubt es, einen Eintrag im Büro zu starten und auf der Baustelle zu beenden. Planen Sie morgens im Büro ein Projekt und besuchen es dann direkt vor Ort, ohne Ihre Zeiterfassung zu unterbrechen.
Architekturbüros erfassen jede Sekunde ihrer Planungen und Umsetzungen, exakt und rechtssicher. Ein Eintrag fügt sich nahtlos an den nächsten und clockodo nimmt Ihnen somit einen Großteil der Verwaltungsarbeit ab. » Weitere Informationen zur Zeiterfassung im Architekturbüro
Die projektbezogene Zeiterfassung
In clockodo ordnen Sie jedem Zeiteintrag einen Kunden, ein Projekt und eine Leistung zu, die Sie frei benennen und zum Beispiel für Ihre Leistungsphasen nutzen können. Mit diesen Daten erstellen Sie direkt in der Software umfassende Berichte. Für jedes Projekt mit jeder Leistung erhalten Sie eine sekundengenaue Zusammenfassung darüber, wer wann daran gearbeitet hat. Im flexiblen Berichtsbaukasten gruppieren Sie die Zeiteinträge so, wie Sie es brauchen. Sortieren Sie die Liste nach Kunden, Projekten oder Mitarbeitern. Wählen Sie den Zeitraum aus und filtern nach bestimmten Projekten oder Leistungsphasen. Der Zusammenstellung der Daten sind keine Grenzen gesetzt und Sie analysieren Ihr Unternehmen und die Arbeitszeit.
Stundensätze und Projektbudgets ermöglichen Ihnen die volle Kostenkontrolle. Für jedes Projekt besteht die Möglichkeit, ein Budget in einer Währung oder in Stunden zu vergeben. Jeder Auftrag findet auf diese Weise seinen Weg in das System. Tragen Sie dann noch Stundensätze ein, errechnet clockodo nach Abschluss des Projektes, wie effektiv der Auftrag war. Die Analyse und Optimierung der eigenen Arbeitszeit wird so zum Kinderspiel.
Die Möglichkeit, Einträge als „abgerechnet“ zu markieren, gibt einen Überblick für die Buchhaltung. Eine ungestellte Rechnung gab bei ARCHINOA den Ausschlag: Eine übersichtliche Aufstellung aller Projekte und deren Zeiten musste her. Das Architekturbüro sieht mit clockodo endlich genau, für welche Zeiten noch eine Rechnung ausgestellt werden muss. Über die Verbindung zu einer von vielen Rechnungsanwendungen erstellt das Architekturbüro direkt einen Rechnungsentwurf mit ausgewählten clockodo-Zeiten. Die schnelle Übergabe spart Zeit und Ressourcen, die die Mitarbeiter wieder mit ihrer eigentlichen Arbeit verbringen.
Mitarbeiter-Zeiterfassung im Architekturbüro
Die aufgenommenen Zeiten fließen sowohl in die Projekte als auch in Stundenkonten für die Mitarbeiter. Jeder Angestellte verfolgt in seinem eigenen, detaillierten Mitarbeiterbericht seine Arbeitszeiten. Mithilfe von Soll-Stunden und Pausenregelungen setzt clockodo tägliche Mitarbeiterberichte auf und zeigt Plus- und Minusstunden an. Urlaubs- und Krankheitstage listet die Zeiterfassung im Abwesenheitskalender auf. Ein System zur Rechte-Verwaltung gibt Ihnen die Möglichkeit, Mitarbeiter auf bestimmte Projekte zu beschränken oder andersherum die Umsätze für diese sichtbar zu machen.
ARCHINOA erhält mit clockodo einen kompletten Einblick in die eigene Arbeitszeit. 60 Prozent der Arbeit sind Informationsverarbeitung – die Zeiterfassung im Architekturbüro übernimmt mittlerweile einen großen Teil davon. Automatisch sind alle Projekte und deren Aufwand im Zeiterfassungssystem einsehbar und auswertbar. Die Prozesse laufen im Hintergrund und Johann Kaiser und seine Mitarbeiter wissen immer genau, wo sie sich in einem Projekt befinden. Gleichzeitig gibt das Programm einen Überblick über Stundenkonten der Mitarbeiter und den Arbeitskraft-Ressourcen. Die Zeiterfassung spart Zeit.
Die Erfahrung von ARCHINOA mit clockodo und weitere Berichte lesen Sie in den clockodo-Praxisbeispielen.
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