Werkzeuge für die Projektabwicklung – Wie können Mängel sinnvoll verwaltet werden?


Gastbeitrag von Dipl.-Ing. Sarymah Abdul Rahman, Poolarserver, Stuttgart

Wo gehobelt wird, da fallen Späne – und weil Bauen Handwerk ist, ist die Entstehung von Mängeln und die Überwachung ihrer Beseitigung eine alltägliche Angelegenheit beim Bauen. Das Führen von Mängellisten gehört somit zum Repertoire jedes Bauleiters, wobei sich die eingesetzten Werkzeuge stark unterscheiden können. In folgendem Beitrag wird der Einsatz klassisch geführter Mängellisten (z. B. in MS Excel) neueren Möglichkeiten der webbasierten Mängelverwaltung gegenüber gestellt. Im Vordergrund steht dabei die Frage, ab wann sich der Einsatz webbasierter Mängeldatenbanken bei der Projektabwicklung lohnen kann.

Screenshot: Die webbasierte Mängelverwaltung von Poolarserver (Listenansicht)
Screenshot: Die webbasierte Mängelverwaltung von Poolarserver (Listenansicht)

Der klassische Fall

Handschriftlich geführte Listen erfüllen auch heute noch ihren Zweck. Sie geraten aber schnell an ihre Grenzen: z. B. dann, wenn die Schrift des listenführenden Bauleiters so ausdrucksstark ist, dass sie von den Kollegen im Büro nicht mehr dechiffriert werden kann. Nicht verwunderlich also, dass sich der Einsatz digitaler Medien bei der Datenverarbeitung als Standard durchgesetzt hat.

Die in vielen Büros als MS Excel-Datei geführten, digitalen Mängellisten überzeugen neben der besseren Lesbarkeit auch, weil sie komfortabel als Mailanhang versendet werden können. Durch das Verwenden von Filterfunktionen oder Pivot-Tabellen lassen sich schnell differenzierte Auswertungen erzeugen. Die aktuelle Mängelliste zu einem Projekt wird nicht mehr im Ringordner des Kollegen, sondern zentral, in der Dateiordnerstruktur des Büroservers gesucht.

Abbildung 1 zeigt den klassischen Fall, bei dem der Bauleiter zwischen Büro und Baustelle pendelt und Eintragungen an der auf dem Büroserver gespeicherten Mängelliste vornimmt.

Abbildung 1: Ein Büro, ein Standort – Die lokale Lösung
Abbildung 1: Ein Büro, ein Standort – Die lokale Lösung

Im Vergleich der Vor- und Nachteile ergibt sich folgendes Bild:

Vorteile der klassischen Mängelliste

  • Die eingesetzte Software ist i. d. R. bereits im Unternehmen verfügbar und es entstehen keine Kosten für die Anschaffung weiterer Software, oder spezieller Anwenderschulungen.
  • Aufgrund der großen Verbreitung gewährleistet die Verwendung einer gängigen Büro-Softwarelösung den reibungsarmen Austausch mit anderen Beteiligten.
  • Funktionen wie Filter und Pivot-Auswertungen ermöglichen das Aufteilen von Listen bzw. eine eingeschränkte Anzeige der enthaltenen Datensätze. Diese können zudem in allgemein lesbare Formate, wie z.B. PDF-Dateien, exportiert werden.

Nachteile der klassischen Mängelliste

  • Die Verwendung sehr flexibel nutzbarer Anwendungen begünstigt das Entstehen „individuell“ gestalteter Listen. Hierin schlummert die Gefahr, dass nur der Ersteller allein sein System versteht.
  • Jede Änderungseinstellung durch einen Benutzer, beispielsweise das Verstellen des Filters, betrifft auch die anderen Bearbeiter.
  • Der Zugriff auf eine Datei ist bei mehreren Standorten und beteiligten Büros, Baustelle, externe Bauleiter, usw.) nur bedingt möglich. Oft wird eine Liste dann mehrfach vorgehalten, dezentral geändert und danach per Email weitergeleitet. Unterschiedliche Eintragungsstände müssen möglicherweise im koordinierenden Büro wieder konsolidiert werden.
  • Wird eine Liste von mehreren Personen bearbeitet, lässt sich oft nicht eindeutig feststellen, wer wann welche Änderungen ausgeführt hat.

Abbildung 2 zeigt den gängigen Fall, wenn mehrere Bauleiter verschiedener Büros an einem Projekt tätig sind. Oftmals werden bürospezifische Mängellisten geführt, die von dem federführenden bauleitenden Büro in einer Liste konsolidiert werden müssen.

Abbildung 2: Mehrere Büros, mehrere Standorte – lokale Lösungen
Abbildung 2: Mehrere Büros, mehrere Standorte – lokale Lösungen

Sehen wir uns nun an, welche weiteren Möglichkeiten des Mängelmanagements sich anbieten.

Mängeldatenbank als webbasierte Serveranwendung

Die Verwendung einer Datenbank zur Verwaltung von Mängeln kann als eine Erweiterung der „klassischen“ Mängelliste gesehen werden. Datenbanken lassen sich nach den verschiedensten Kriterien strukturieren und filtern. Außerdem können z. B. Fotos und weitere Dokumente (Protokolle, Anschreiben, etc.) einzelnen Mängeln in der Datenbank zugeordnet werden. Insbesondere als webbasierte Anwendung ist der Zugriff von jedem Standort weltweit aus möglich und eindeutig – auch die Suche nach der Dateiablage auf dem Firmen-Netzwerk entfällt damit. Im Folgenden werden die Vor- und Nachteile aufgeführt:

Vorteile der webbasierten Mängeldatenbank

  • Verfügbarkeit: weltweit, jederzeit, standortübergreifend, mehrere Beteiligte haben Zugriff auf ein zentral vorhandenes und dezentral verfügbares Werkzeug.
  • Historienfunktion, d. h. automatisches Mitschreiben von Änderungen und Dokumentation der jeweiligen Verfasser.
  • Keine Installation erforderlich, die webbasierte Software steht allen autorisierten Anwendern sofort im Webbrowser zur Verfügung.
  • Schnelle Übersicht: bequeme Such- und Filterfunktion sind möglich
  • Individuelle Übersichten zur Weiterleitung an jeweils zuständige Firmen können generiert werden
  • Exportfunktion nach PDF, Excel, etc. in verschiedene und mehrsprachige Formularvorlagen möglich

Nachteile der webbasierten Mängeldatenbank

  • Einführung einer neuen Anwendung, d. h. zusätzliche Kosten + Eingewöhnungsphase. Der Aufwand lässt sich durch die Nutzung von webbasierten SaaS- (Software as a Service-) Angeboten eingrenzen, weil die Bereitstellung und Pflege der Hard- und Software dann anbieterseitig anfällt. Lösungen, die intuitiv bedienbar sind, vermeiden / reduzieren den Schulungsaufwand.
  • Sicherheitsbedenken, da Hard- und Software nicht Inhouse, sondern „im Netz“ sind. Aber: Auch bei webbasierten Lösungen kann der Server wie gewohnt beim Kunden stehen (die durch eine Auslagerung entstehenden Vorteile können dann nicht in Anspruch genommen werden. Beispielsweise sind bürointerne Ressourcen für die Administration und kontinuierliche Pflege, einschließlich der Sicherheitssoftware, gebunden). Das Risiko eines Datenverlustes, z. B. durch Diebstahl oder Brandschaden, kann durch die Nutzung virtueller Server „im Netz“ verringert werden.
  • Ein Internetanschluss muss vorhanden sein. Dieser gehört heute ohnehin zum Standard in jedem Büro. Bei webbasierten Datenbanken sind die Daten dafür auch unterwegs und dann zugänglich, wenn das eigene System einmal nicht verfügbar ist.


Fazit: Wie im realen Leben auch gibt es keine ausschließlich positiven oder negativen Argumente – je nach Sachlage ist eine unterschiedliche Gewichtung der Kriterien möglich. Der nächste Abschnitt kann als Entscheidungshilfe für eine geeignete Auswahl dienen.

Empfehlung für den Einsatz: wann ist welches Werkzeug geeignet?

Der Einsatz einer Mängeldatenbank als webbasierte Serveranwendung ist umso sinnvoller, je mehr Beteiligte und Standorte ins Spiel kommen, die von verschiedenen Standorten aus auf eine Mängelliste zugreifen und diese bearbeiten möchten. Dies kann schon dann der Fall sein, wenn externe Bauleiter zuarbeiten oder auf der Baustelle ein Baubüro vorgehalten wird und die aktuelle Information zum Mängelmanagement auch im Büro abgerufen werden muss (z. B. zur Rechnungsprüfung).

Abbildung 3 veranschaulicht die optimierte Zusammenarbeit mehrerer Büros und Bauleiter, von unterschiedlichen Standorten aus – durch die Verwendung einer zentral verfügbaren Mängeldatenbank.

Abbildung 3: Mehrere Büros, mehrere Standorte – webbasierte Lösung
Abbildung 3: Mehrere Büros, mehrere Standorte – webbasierte Lösung

Nicht selten ist die Bauleitung bereits bei mittelgroßen Projekten auf mehrere Verantwortungsbereiche aufgeteilt, mit dem Einsatz von Fachbauleitern unterschiedlichster Disziplinen.
Hinsichtlich der Gesamtüberwachung ist es für alle Beteiligten und das koordinierende Büro sinnvoll, auf einen Blick alle Mängel – unabhängig von Fachdisziplin und Firma – in einer zentralen Datenbank verwalten zu können.
Die differenzierte Auswertung und die komfortable Weiterleitung an die Firmen per integrierter E-Mail-Funktion vereinfacht die Nachverfolgung. Durch die Historienfunktion wird automatisch mitgeschrieben, wer wann Änderungen eingetragen hat. Allen Beteiligten steht damit ein softwareunabhängiges Werkzeug zur Verfügung, das je nach Informationsbedarf ausgewertet werden kann und jederzeit eine aktuelle Mängelübersicht bietet.

Screenshot: Die webbasierte Mängelverwaltung von Poolarserver (Detailansicht)
Screenshot: Die webbasierte Mängelverwaltung von Poolarserver (Detailansicht)

Der Einsatz der klassischen Methode ist immer dann empfehlenswert, wenn die Anzahl der beteiligten Bauleiter und Büros gering und kein standortübergreifender Zugriff auf die Mängelliste notwendig ist. Sofern eindeutig reguliert wurde, wer für die Aktualisierung und Pflege der Mängelliste zuständig ist, erscheint die bewährte Methode ausreichend und sinnvoll. Es sei denn, der zuständige Bauleiter chiffriert die Mängelliste nun nicht mehr über die eigene Handschrift, sondern über trickreiche Einstellungen der verwendeten Software – aber das ist ein anderes Thema …

Über die Autorin

Dipl.-Ing. Sarymah Abdul Rahman ist Architektin und MBA und bei der Firma Poolarserver (Stuttgart) verantwortlich für die Unternehmens-Kommunikation.
Poolarserver stellt webbasierte Lösungen für den Baumanagement-Prozess zur Verfügung. Neben der hier näher vorgestellten Mängeldatenbank sind weitere Werkzeuge wie der LV-Tracker und das webbasierte Bautagebuch verfügbar.
Poolarserver ist auch Anbieter für virtuelle Projekträume, die sich durch ihre intuitive Bedienbarkeit und hohe Flexibilität bei der Dateinamenskonvention auszeichnen. Weitere Informationen finden Sie unter www.poolarserver.com.

13.07.2010

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