Bei Gaus Architekten werden seit Jahren keine internen E-Mails mehr verschickt. Das Architekturbüro aus Göppingen hat komplett auf „Slack“ umgestellt, denn überfüllte Posteingänge binden viel Arbeitszeit.
Über die Chat-Software wurde die interne Kommunikation vollkommen neu organisiert – strukturierter Informationsaustausch ohne Zeitverlust statt E-Mail-Chaos. Dabei wird pro Projekt bzw. Arbeitsbereich je ein sogenannter Channel eingerichtet, auf den nur die direkt Beteiligten Zugriff haben. Fragen oder Hinweise sowie die Antworten darauf werden kurz und knapp formuliert, dadurch kann die Kommunikation von allen besser nachvollzogen werden.
Für das Wissensmanagement, Besprechungsprotokolle und die Digitalisierung von Briefpost oder Rechnungen kommt die ebenfalls cloud-basierte Software „Evernote“ zum Einsatz. Damit werden Dokumente, Protokolle, Fotos, Pläne und Vorlagen nicht mehr in klassische Dateistrukturen, sondern in einer Datenbank abgelegt und mit Schlagworten versehen.
Über umfangreiche Suchfunktionen (die z. B. auch Texte auf Fotos berücksichtigt) können die Nutzerinnen und Nutzer flexibel und schnell auf die gewünschten Informationen zugreifen und diese bei Bedarf auch weiterbearbeiten.
Wie der Einsatz der beiden Tools im Einzelnen funktioniert, wie man die Umstellung angehen kann und welche Vorteile sich daraus ergeben, erfahren die Teilnehmenden im Online-Seminar mit Architekt Christian Gaus und Kommunikationsexperte Eric Sturm.
Seminarinhalte
- Büro-Chat vs. E-Mail: Was sind die Unterschiede?
- Anbieter, technische Anforderungen, Preise
- Pilotprojekte und büroweite Einführung von Slack und Evernote
- Vorteile des dezentralen Wissensmanagements
- Strukturiertes Ablegen von Informationen
- Arbeiten mit „lebenden“ Dokumenten (z. B. Protokollen)
- Tipps für Verschlagwortung, Notizbücher und Vorlagen
- Hilfreiche Regeln für die Zusammenarbeit
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