Richtig online bewerben: Neue Formatierungsvorgaben bei internetgestützten Bewerbungsverfahren

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Gastbeitrag von Angelika Fittkau, competitionline

Bewerbungsverfahren, die im Vorfeld von beschränkten Wettbewerben oder Verhandlungsverfahren stattfinden, werden immer häufiger mit Hilfe des Internets organisiert. Die Architekten sind dabei aufgefordert, ihre Bewerbungen inklusive Anlagen komplett über Internet-Formulare einzureichen und die Formatierungsangaben des Auslobers genau einzuhalten. Sie lesen in diesem Beitrag, wie man dabei formelle Fehler vermeidet und warum internetgestützte Verfahren für Auslober interessant sind.

Mehr Wettbewerbe zum beiderseitigem Vorteil

Bauherren, die beschränkte Wettbewerbe durchführen, sehen sich oft mit mehreren 100 Bewerbungen in einem einzigen Verfahren konfrontiert. Die Strukturierung und Auswahl kostet viel Zeit. Mit Hilfe von Internet-Formularen können durch den Verzicht auf die manuelle Datenerfasssung die Verfahren wesentlich vereinfacht werden.
Der Bewerberkatalog mit 100 % homogen strukturierten Bewerbungen kann bereits wenige Stunden nach Bewerbungsschluss fix und fertig vorliegen. Zusätzlich wird wertvolle Zeit in der Auswahlsitzung gespart, denn die Bewerbungsbilder können per Mausklick schnell und einfach weitergeschaltet werden. Eine Auswahlsitzung mit etwa 300 Bewerbungen kann man durch eine Beamer-Präsentation in etwa 5 bis 6 Stunden schaffen.

Bewerbungen müssen vergleichbar sein

Da Architekten an vielen Bewerbungsverfahren teilnehmen, soll der Aufwand dafür möglichst gering sein. Bei einer relativ kleinen Chance auf eine Auswahl zur Wettbewerbsteilnahme ist es verständlich, dass stets neue formale Anforderungen, wie zum Beispiel die neuen Bedingungen bei Online-Verfahren, nicht gerade auf Begeisterung stoßen. Wer die veränderten Vorgaben aus Zeitgründen jedoch ignoriert, wird selten erfolgreich sein.
Jedes Architekturbüro hat eine eigene “Handschrift”, sein Corporate Design, mit dem es sich nach Außen präsentiert. Es ist verständlich, dass dieser Stil auch in den Bewerbungen gezeigt werden soll, zumal diese nicht anonym sind. Unabhängig von einer Bewerbung auf Papier oder per Online-Formular sind die Bewerbungen leichter vergleichbar, wenn Darstellung und Layout der einzelnen Bewerbungen möglichst identisch sind. Ein einheitliches Layout der Texte (einen Bewerberkatalog) in welchem jede Bewerbung nach gleichem Muster dargestellt ist, kann man jedoch aus Online-Bewerbungen im Handumdrehen erstellen. Gerade das ist für den Auslober das Interessante am Online-Verfahren. Denn er spart sich die Zeit, die man benötigt, um die Bewerbungen zu erfassen und entsprechend homogen zu strukturieren. Den Gestaltungsstil können die Bewerber in zusätzlich einzureichenden Referenzbildern präsentieren. Die Kunst einer guten Bewerbung besteht nun darin, die richtige Auswahl der eigenen Referenzen zu treffen und diese im Rahmen der formalen Vorgaben überzeugend vorzustellen.

Blitz-KO durch falsche Formatierung

Unter online abgegebenen Bewerbungen finden sich große Qualitätsunterschiede. Das ist das Resultat aus 15 Online-Bewerbungsverfahren, die in den letzten zwei Jahren von competitionline durchgeführt wurden. Unter mehr als 2500 Bewerbungen hat circa jeder zehnte die Formatvorgaben nicht eingehalten.
Die wiederkehrenden Mängel waren schlecht formatierte Bilder, ungenaue Referenzen oder auch das Weglassen von zwingend geforderten Angaben. Einige Büros scheinen ihre bisherigen Bewerbungsvorlagen aus herkömmlichen Papier-Verfahren eingescannt und dann als Online-Bewerbung eingereicht zu haben. Wer eine solche Bewerbung einreicht, hat gute Chancen für ein Blitz-KO, denn der erste optische Eindruck entscheidet oft über Verbleib oder Ausscheiden aus dem Verfahren. Zur Gruppe derer, die ihre Chancen auf gute Bewertung durch nachlässiges Formatieren leichtfertig aufs Spiel setzen, zählen übrigens nicht ausschließlich Newcomer oder kleinere Architekturbüros. Auch Büros von Rang und Namen übersehen Formatierungsvorgaben oder scheinen die technischen und inhaltlichen Vorgaben für Online-Bewerbungen nicht anzunehmen. Dabei ist das Einhalten der Vorgaben mit ein bisschen Sorgfalt schnell erreicht. Einige Tipps dazu bietet die folgende Checkliste.

Tipps für die formal perfekte Online-Bewerbung

Bilder für eine Beamer-Präsentation
Die eingereichten Referenzbilder werden in der Auswahlsitzung oft in Form einer Beamer-Präsentation auf eine Leinwand projiziert. Aufgrund der meist hohen Zahl an Bewerbungen können die Bilder nur wenige Minuten, manchmal auch nur 20-30 Sekunden lang gezeigt werden. In dieser kurzen Zeit müssen die Betrachter von der Professionalität und der Gestaltungskompetenz des Bewerbers überzeugt werden. Deshalb ist es ausgesprochen wichtig, dass die Bilder perfekt formatiert werden.

Auflösung 72 DPI
Je nachdem welchen Zweck die geforderten Bilddateien erfüllen sollen, werden unterschiedliche Auflösungen gefordert. Grundsätzlich sollten Bilder, die nur für die Bildschirmdarstellung und nicht zum Ausdrucken gedacht sind, in einer Auflösung von 72 DPI (Dots per Inch) erstellt werden. Ein Bildschirm kann in der Regel überhaupt nur 72 DPI darstellen. Praktisch kann man die für Bildschirme optimale Auflösung mit dem Befehl “Für Web speichern” im Menü Datei ganz leicht in Photoshop einstellen.

Bildgröße
Die Größe eines für die Bildschirmausgabe zu erstellenden Bildes wird nicht in cm oder DIN-Formaten angegeben, weil jede Ausgabe per Bildschirm oder per Projektion eine andere tatsächliche Größe haben kann. Eine bewährte Einheit für die Bildgröße ist der Pixel (auch Bildpunkt oder engl. Dot). Mit einer Größenangabe in Pixel bei gleichzeitiger Auflösung von 72 DPI kann man ein Bild optimal für die Bildschirmdarstellung formatieren. Für die beste Ausnutzung der zur Verfügung stehenden Präsentationsfläche wählt man die Größe (Auflösung) des darstellenden Bildschirms. Bei einem 15-Zoll Laptop-Bildschirm, wie er für Beamer-Präsentationen häufig verwendet wird, sind das zum Beispiel 1024 Pixel Breite x 768 Pixel Höhe. Die Größenvorgabe des Auslobers sollte in jedem Fall eingehalten werden.

Informationsmenge und Beschriftung der Bilder
Dem Auswahlgremium steht pro Bewerbung nur wenig Zeit zur Verfügung. Deshalb empfiehlt sich auf den Bildern eine kleine Auswahl an Referenzen darzustellen, die inhaltlich zum ausgeschriebenen Verfahren passen. Die Referenzbilder mit Beschriftungen sollten gut lesbar angeordnet werden. Auf längere Projektbeschreibungen ist besser ganz zu verzichten. Unbedingt zu nennen sind die Namen der Bewerber bzw. der Büros, Titel, Ort und Jahr des dargestellten Referenzprojekts. Bei Wettbewerbsreferenzen sollte unbedingt der erzielte Rang vermerkt werden.

Charakter der Bewerbung
Ein gutes Referenzbild sollte das Auswahlgremium innerhalb weniger Sekunden von der Professionalität und der Gestaltqualität des Bewerbers überzeugen. Der Kern sind stets ein oder mehrere professionelle Fotos oder Grafiken der für die aktuelle Bewerbung wichtigsten Referenzen. Unter Einhaltung der Formatvorgaben und eingebettet in ein ansprechendes Layout, entsteht das Bewerbungsbild. Schnappschüsse, die unbeschriftet und in der falschen Größe abgegeben werden, scheiden in der Regel sofort aus. Es empfiehlt sich, die Wirkung der eigenen Referenzbilder vorab zu testen. Man kann dafür seine Bewerbung in einem Bildbetrachtungsprogramm im Vollbildmodus 30 Sekunden lang ansehen.

Textangaben
Neben den üblichen Adressangaben und Nachweisen über die Kammermitgliedschaft werden meist weitere Referenzen abgefragt. Die Angaben sollten möglichst kurz und präzise gemacht werden. Wichtig ist, dass das Auswahlgremium genügend Informationen erhält, um die Projekte bewerten zu können. Dazu gehören Titel, Ort, Größe, ggf. die Bausumme und bei Wettbewerben der erzielte Rang. Bei der direkten Eingabe der Referenzen in die Online-Formulare entstehen nicht selten Flüchtigkeitsfehler. Daher empfiehlt es sich, die Texte in einem Textprogramm vorzuschreiben und anschließend in die Formularfelder zu kopieren. Auf Formatierungs- und Sonderzeichen ist besser ganz zu verzichten. Bei der nächsten Online-Bewerbung können die Daten dann größtenteils wiederverwendet werden.

Angelika Fittkau ist Geschäftsführerin von competitionline – Plattform für Wettbewerbe. Dieser Artikel erschien erstmalig in: Deutsches Architektenblatt (Ausgabe 07/2006).

23.07.2006

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