Projektmanagement-Software aus der Cloud

Ein Gastbeitrag von Niels Kindl

Der Markt an branchenübergreifenden Projektmanagement-Tools wächst. Auch wenn laut einer aktuellen Nutzerstudie von Capterra (siehe Grafik unten) bisher nur die Hälfte der deutschen KMUs ihre Projekte mit Hilfe einer unterstützenden PM-Software verwaltet, so trifft das Thema zurzeit den Nerv vieler Organisationen – auch vieler Architektur- und Ingenieurbüros.

Dass die Mehrheit der deutschen KMUs immer noch auf Excel, Outlook und manuelle Methoden setzt, mag zunächst erstaunlich wirken. Dabei liegen die größten Schwierigkeiten beim Projektmanagement auf der Hand:
Termine einhalten, auf Änderungen im Projekt und unerwartete Risiken schnell reagieren, Aufgaben organisieren und umsetzen, ausreichend verfügbare Ressourcen, Fähigkeit zu guter Kommunikation und den Fortschritt eines Projektes klar verfolgen.

Projektmanagement-Software: Nutzerstudie von Capterra (11/2018)

Projektmanagement-Software: Nutzerstudie von Capterra (11/2018)

Großes Interesse an Software made in Germany

Auf der anderen Seiten gilt es bei der Auswahl eines geeigneten Tools auch die Punkte „Datensicherheit“ und „Kundenservice“ zu berücksichtigen. Hier zeigen die internationalen Anbieter ihre großen Schwächen: Neben Daten-Hosting auf US-Servern bzw. fehlender DSGVO-Konformität wird sehr häufig kein greifbarer Kundenservice angeboten. Und wenn doch, dann meist nur in englischer Sprache.

So ist es keineswegs verwunderlich, dass laut Capterra 60% der Unternehmen bereit sind, einen höheren Preis für Software aus Deutschland und Datenschutz nach deutschen Gesetzen zu bezahlen. Und der Markt reagiert: Neben alteingesessenen US-Anbietern – wie Asana oder Wrike – erfrischen inzwischen auch neue PM-Tools aus Deutschland, wie die Bochumer Software factro, den Markt.

Mitarbeiter-Akzeptanz der Software nicht unterschätzen

Ein Tool alleine reicht jedoch nicht aus. Die Einführung einer Projektmanagement-Software ist sicherlich eine wichtige Grundlage, um die Produktivität im Team zu steigern, löst aber zunächst noch keine Probleme. Ohne ein gutes Onboarding der Software und ohne einen bewussten Wechsel innerhalb der Organisation – hin zu einem agilen Mindset – ist fast jede PM-Lösung zum Scheitern verurteilt.

Denn der Nutzen einer Projektmanagement-Software entfaltet sich erst dann, wenn sich jeder im Unternehmen traut, damit zu arbeiten und vor allem auch Spaß beim Umgang damit hat. Hier sind die Tools ganz klar im Vorteil, die aus der Praxis heraus entstanden sind. Solche Tools überzeugen vor allem durch eine intuitive Nutzeroberfläche, die man ohne Handbuch und Vorkenntnisse bedienen kann.

Des Weiteren ist es ein großes Plus, wenn der Software-Anbieter auch entsprechendes Management Know-How besitzt, die Lebenswirklichkeit des Mittelstandes kennt und Unternehmen professionell beraten und schulen kann. Das ist dringend notwendig, denn laut Capterra-Studie ist die Nicht-Nutzung von Software auf Schwierigkeiten bei der Auswahl und Implementation sowie auf fehlendes Fachwissen und Fachpersonal zurückzuführen. Deutsche KMUs scheinen an dieser Stelle schlichtweg überfordert zu sein.

PM-Software Überblick: Nicht nur für Architekturbüros und Immobilienprojekte

Im Folgenden werden vier der bekanntesten Projektmanagement-Tools kurz vorgestellt und die wesentlichen Vor- und Nachteile genannt. Diese Kurz-Vorstellung ist aber lediglich ein erster Anhaltspunkt. Wer ein Tool in seiner Organisation einführen möchte, sollte es idealerweise in einem kleinen Team testen.

Nur so kann man erfahren, ob es überhaupt im Team „ankommt“ und angenommen wird. Denn der größte Funktionsumfang hilft nicht weiter, wenn keiner mit dem Tool arbeitet bzw. weiß, wie es funktioniert. MS Project lässt grüßen …


1) factro

Bochum kann nicht nur Currywurst. Die Projektmanagement-Software factro aus dem Herzen des Ruhrgebiets ist 100% made in Germany und überzeugt vor allem durch die intuitive Nutzerführung.

Besonders hervorzuheben ist die Projektstruktur-Ansicht, die so kein Tool abbilden kann. Außerdem kennt factro die Lebenswirklichkeit im deutschen Mittelstand wie keine andere Software: factro wird von der SCHUCHERT Managementberatung mit über 25 Jahren Expertise im Projektmanagement entwickelt. Ein starker Partner, der Unternehmen auch bei strategischen Themen wie „Organisationsentwicklung“ und „Change Management“ gewinnbringend unterstützt und begleitet.

Projektmanagement-Software factro (Screenshot 12/2018)

Projektmanagement-Software factro (Screenshot 12/2018)

factro – Vorteile und Nachteile

Vorteile:

+ leicht verständlich trotz großem Funktionsumfang
+ 100% Software made in Germany (DSGVO und BDSG-neu konform)
+ kostenfreier, deutschsprachiger Kundenservice sowie großes Schulungs- und Beratungsangebot

Nachteile:

– fehlende Schnittstellen (zurzeit nur CSV-Export und Outlook-Synchronisation)
– kein Handbuch
– erst ab 3 Nutzern buchbar


2) Asana

Eine der international populärsten Lösungen ist das US-amerikanische Tool Asana, das vom Facebook Mitbegründer Dustin Moskovitz entwickelt wurde.

Die benutzerfreundliche Software ist inzwischen auch in deutscher Sprache verfügbar und punktet vor allem durch die Mobile App für Android und iOS, die mit zahlreichen Features aufwarten kann. Der insgesamt überschaubare Funktionsumfang von Asana sorgt allerdings dafür, dass es für größere Projekte nur bedingt geeignet ist.

Projektmanagement-Software Asana (Screenshot: Asana)

Projektmanagement-Software Asana (Screenshot: Asana)

Asana – Vorteile und Nachteile

Vorteile:

+ diverse Schnittstellen
+ benutzerfreundliche Oberfläche
+ auf dem Smartphone sehr gut nutzbar

Nachteile:

– Server-Standort in den USA
– kostenpflichtiger Kundenservice (ausschließlich englisch)
– für größere Projekte nur begrenzt geeignet


3) Wrike

Die kalifornische Software Wrike gehört mittlerweile zu den ältesten Projektmanagement-Tools auf dem Markt und wirkt dementsprechend nicht mehr ganz so frisch wie die Konkurrenz. So bietet Wrike zwar einen sehr großen Funktionsumfang, was aber mit einer fehlenden Leichtigkeit bei der Benutzerfreundlichkeit einhergeht.

Eine große Stärke von Wrike sind die unzähligen Integrationen, z.B. zu Google Drive, Box, und iCal.

[Update Niels Kindl, 24.01.2019] (Deutschsprachiger) Support ist möglich, aber lediglich per Kontaktformular („Ticket einreichen“). Dort kann man auch seine Telefonnummer angeben und um Rückruf bitten.

Die Boards-Ansicht des Projektmanagment-Tools Wrike (Screenshot)

Die Boards-Ansicht des Projektmanagment-Tools Wrike (Screenshot)

Wrike – Vorteile und Nachteile

Vorteile:

+ großer Funktionsumfang
+ verschiedene Lizenz-Modelle
+ diverse Integrationen

Nachteile:
– hohe Einarbeitungszeit erforderlich
– Begrenzte Kontaktmöglichkeiten über die Website
– Server-Standort in Amsterdam (nicht BDSG-neu konform)


4) Trello

Das von der Software-Firma Atlassian übernommene Tool Trello ist für seine agilen Trello-Boards bekannt, die Kanban in voller Schönheit ermöglichen.

Im traditionellen Umfeld wird man mit Trello jedoch sehr schnell scheitern, da klassische Projektansichten – wie der Projektstrukturbaum oder ein Gantt-Chart – fehlen. Features wie eine Leistungserfassung oder Projekt-übergreifende Reports sind ebenfalls nicht vorhanden.

Wer aber voll auf Kanban setzt, findet mit Trello ein sehr gutes Tool, das man durch eine Vielzahl von externen Modulen erweitern kann.

Projektmanagement-Software Trello (Foto: Trello)

Projektmanagement-Software Trello (Foto: Trello)

Trello – Vorteile und Nachteile

Vorteile:

+ unterstützt Kanban-Technik optimal
+ individualisierbare Boards
+ schneller Einstieg ins Programm

Nachteile:

– Server-Standort in den USA
– kein persönlicher Kundenservice
– nicht Projekt-übergreifend & keine „klassischen“ Funktionen wie Gantt-Diagramm u.a.


Fazit: Mit dem richtigen Projektmanagement-Tool die Produktivität im Team steigern

Mit der richtigen Projektmanagement-Software können Sie die Produktivität im Team erheblich steigern. Abgestimmte Zuständigkeiten, Timings und Prioritäten bilden eine wesentliche Voraussetzung für erfolgreiches Team-Work. Alle notwendigen Informationen und Dokumente sind direkt in der Aufgabe gespeichert und jederzeit von überall abrufbar. Jeder im Team weiß, wer für welche To-dos verantwortlich ist. Prioritäten und Timings zeigen an, welche Aufgabe gerade „dran“ ist und was als nächstes ansteht.

Aufgaben können miteinander verknüpft und Vorgänger-/Nachfolger-Beziehungen untereinander bestimmt werden. Mithilfe von Tags ist auch eine projektübergreifende Kategorisierung möglich. Der Aufgaben-Verlauf ist jederzeit für alle Beteiligten transparent und nachvollziehbar. So sind alle Mitarbeiter immer auf dem gleichen Stand.

Wer bisher noch auf Excel und Outlook setzt, sollte sich unbedingt einmal eine oder mehrere der vorgestellten Tools anschauen. Und wer gegenüber internationalen Lösungen in puncto Sprache, Lokalisierung und Datensicherheit eher skeptisch ist, der findet bei deutschen Software-Anbietern, wie factro, inzwischen auch eine echte Alternative, die technologisch und in der Funktionsvielfalt in nichts nachsteht.

Über den Autor

Niels Kindl

Niels Kindl verantwortet bei der Bochumer SCHUCHERT MANAGEMENTBERATUNG das Digitale Marketing. In seinen bisherigen beruflichen Stationen als Experte für Online-Marketing, Data Analytics und Customer Engagement – u.a. bei MEDIMAX, METRO Deutschland und IBM iX – hat er Projektmanagement und Collaboration in all seinen Facetten kennengelernt. Sein Motto: „Entscheidend ist nicht was bereits erledigt wurde, sondern was noch getan werden muss.“

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3 Kommentare » Schreibe einen Kommentar

  1. Guter, umfangreicher und übersichtlicher Produktvergleich. Besonders schätzt man als Leser eine sehr flexible Redaktion – siehe Update zu Wrike: Veraltete oder nicht korrekte Eigenschaften ruck, zuck angepasst. Großes Lob.

  2. Einer der wenigen authentischen und glaubwürdigen Artikel im Netz zu dem Thema. Kein Tool passt in jedes Unternehmen. Aber viele sind viel zu komplex, um Arbeit wirklich zu erleichtern. Vor allem das Thema „Made in Germany“ finde ich spannend. Danke für den Artikel!

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