Urlaubsanträge laufen in vielen Büros bis heute über Zuruf, einen Zettel auf dem Schreibtisch oder eine formlose E-Mail.
Das funktioniert – bis jemand vergisst zu antworten, der Überblick fehlt oder zwei Anträge für dieselbe Woche unbemerkt nebeneinanderliegen. Mit Microsoft Power Automate lässt sich daraus ein einfacher Genehmigungsablauf machen, der ohne Premium-Lizenz auskommt.
Der Urlaubsantrag und seine Genehmigung per Klick in Microsoft Forms und Power Automate (Collage: Internet für Architekten)
Der erste Teil dieser Serie hat die Grundlagen erklärt, der zweite Teil den Rechnungseingang automatisiert. Dieser dritte und letzte Teil widmet sich einem Prozess, den jedes Büro kennt – und schließt die Serie mit einem Blick auf Grenzen und Alternativen ab.
Vom Zuruf zum Formular: Wie sieht Ihr Workflow bisher aus?
Die Idee: Statt einer formlosen Anfrage füllt die antragstellende Person ein kurzes Formular aus, den Rest übernimmt der Flow.
Ausgangspunkt für den „Flow“ in Microsoft Power Automate ist ein Formular, dessen neue Einträge weitergereicht werden (Screenshot: Internet für Architekten)
Die vorgesetzte Person erhält die Anfrage per E-Mail (oder über Microsoft Teams) und entscheidet mit einem Klick. Die antragstellende Person bekommt anschließend automatisch eine Rückmeldung – ob genehmigt oder abgelehnt.
Der gesamte Ablauf läuft mit Standard-Konnektoren, eine Premium-Lizenz ist nicht nötig.
Das Formular in Microsoft Forms
Den Anfang macht ein schlankes Formular in Microsoft Forms mit drei Feldern: Von (Datum), Bis (Datum) und einer Bemerkung.
Name und E-Mail-Adresse der antragstellenden Person erfasst Forms automatisch, sofern das Formular nur für die eigene Organisation freigegeben ist.
Das Urlaubsantragsformular ist nicht sehr aufwändig und wird mit wenig Aufwand in MS Forms erstellt (das Feld „Bemerkung“ ist natürlich optional. Screenshot: Internet für Architekten)
Den Link verteilt man per E-Mail oder über einen Teams-Kanal. Jede Antwort landet automatisch in einer Tabelle – und löst den Flow aus.
Die Bausteine des Flows
Im Designer von Power Automate setzt sich der Ablauf aus wenigen Schritten zusammen:
- Trigger: „Wenn eine neue Antwort gesendet wird“ (Forms)
- Aktion „Antwortdetails abrufen“: holt die einzelnen Feldwerte aus der Formularantwort
- Aktion „Eine Genehmigung starten und darauf warten“: startet den eigentlichen Genehmigungsvorgang
- Steuerung „Bedingung“: prüft das Ergebnis der Genehmigung
- Aktion „E-Mail senden (V2)“: je einmal für den Genehmigungs- und den Ablehnungsfall
Der Genehmigungs-Flow im Überblick: Von der Übermittlung eines neuen Formulareintrags bis zur Bestätigungs- oder Ablehnungs-Mail (Screenshot: Internet für Architekten)
Der Genehmigungen-Konnektor
Das Herzstück ist der Genehmigungen-Konnektor, ein Standard-Baustein ohne Premium-Lizenz.
Die genehmigende Person erhält eine E-Mail mit den Schaltflächen „Genehmigen“ und „Ablehnen“ (siehe Screenshot unten) und kann direkt aus der Nachricht heraus entscheiden; parallel taucht die Anfrage im Genehmigungscenter von Power Automate auf.
Darf die Kollegin zum Surfen an die Nordsee? Die genehmigende Person entscheidet per Klick (das Feld „Kommentare“ ist natürlich auch optional. Screenshot: Internet für Architekten)
Für die meisten Büros genügt die Variante „Erste Antwort zählt“, bei der eine einzelne vorgesetzte Person entscheidet. Sollen mehrere Partner:innen (oder andere Führungskräfte) zustimmen, gibt es die Variante „Alle müssen genehmigen“.
Warten, verzweigen, antworten
Nach dem Start pausiert der Flow, bis die Genehmigung beantwortet ist. Das darf ruhig Stunden oder Tage dauern – der Ablauf wartet geduldig.
Sobald die Entscheidung vorliegt, prüft eine Bedingung das Ergebnis: Im Ja-Zweig geht eine Bestätigung an die antragstellende Person, im Nein-Zweig eine Absage, idealerweise mit kurzer Begründung.
Der Genehmigungs-Flow im Überblick: Von der Übermittlung eines neuen Formulareintrags bis zur Bestätigungs- oder Ablehnungs-Mail (Screenshot: Internet für Architekten)
Ein Detail, das den Unterschied macht: Diese automatischen Mails sollten menschlich klingen, nicht technokratisch. „Dein Urlaub vom 17. bis 28. August ist genehmigt, schöne Zeit!“ liest sich anders als eine nüchterne Systemmeldung – und kostet im Flow nur ein paar Worte mehr.
Ausbaustufen
Steht der Grundablauf, lässt er sich Schritt für Schritt erweitern:
- genehmigte Anträge automatisch in einen Outlook-Kalender eintragen,
- eine SharePoint-Liste als zentrale Urlaubsübersicht pflegen,
- die Vertretung gleich im Formular mit abfragen,
- bei kurzfristigen Anträgen zusätzlich eine Teams-Nachricht senden.
Und was ist mit Microsoft Copilot?
Microsoft baut vergleichbare Automatisierungen inzwischen direkt in Copilot ein – als „Workflows“-Agent in Microsoft 365 Copilot, der Abläufe per natürlicher Sprache zusammensetzt, sowie als Workflows in Copilot Studio.
Beides steht (Stand: Ende Juni 2026) in Deutschland allerdings noch nicht regulär bereit: Der Workflows-Agent läuft derzeit nur im Frühzugang („Frontier“), zunächst in den USA und auf Englisch. Und beide Wege setzen eine kostenpflichtige Copilot- beziehungsweise Copilot-Studio-Lizenz voraus.
Die in dieser Serie gezeigten Flows kommen dagegen mit den Standard-Konnektoren der gewöhnlichen Microsoft-365-Lizenz aus – das Grundlagenwissen bleibt also auch dann nützlich, wenn die Copilot-Variante später hierzulande ankommt.
Wo Power Automate an Grenzen stößt
Power Automate verbindet Dienste, ersetzt aber keine Fachsoftware. Komplexe Geschäftslogik, eine ansprechende Oberfläche für Endnutzer:innen (dafür gibt es Power Apps) oder das Geraderücken schlechter Eingangsdaten gehören nicht zu seinen Stärken. Auch heilen sich Flows nicht selbst, wenn Microsoft einen Konnektor ändert – dann ist Wartung gefragt.
Dazu kommt ein technischer Grenzwert: Der SharePoint-Konnektor erlaubt nach Microsoft-Angaben rund 600 Aufrufe pro 60 Sekunden je Verbindung. Bei sehr vielen Dateien kann ein Flow deshalb abbrechen; größere Mengen verarbeitet man besser gestaffelt und hält die Parallelität in Schleifen bewusst niedrig.
Alternativen zu Power Automate
Power Automate spielt seine Stärke vor allem dort aus, wo ohnehin Microsoft 365 im Einsatz ist. Wer das nicht nutzt, findet Alternativen:
- n8n – quelloffen unter einer Fair-Code-Lizenz (source-available, nicht Open Source im strengen Sinne), mit Self-Hosting-Option und Sitz in Berlin,
- Make (vormals Integromat) – mit EU-Cloud, im DACH-Raum oft Favorit kleinerer und mittlerer Büros,
- Zapier – US-Marktführer mit sehr vielen Anbindungen, der die Daten allerdings auf US-Servern verarbeitet.
Für datenschutzbewusste Büros sind die Server-Standorte und Hosting-Optionen ein wichtiges Auswahlkriterium.
Erste Schritte – und das Fazit der Power Automate-Serie
Wer im eigenen Büro starten will, beginnt am besten klein: ein eng umrissener Prozess, zunächst nur Standard-Konnektoren, später bei Bedarf Premium.
Tipp: Es lohnt sich, einen geplanten Flow vorab mit einem KI-Chatbot wie Claude oder ChatGPT durchzusprechen, das Ergebnis im kleinen Kreis zu testen und erst dann auf das Team auszurollen.
KI-Schritte sichert man mit einer Konfidenz-Bedingung ab, wie in Teil 2 gezeigt.
Über alle drei Teile hinweg zeigt sich dasselbe Muster: Ein Trigger startet den Ablauf, Aktionen erledigen die Arbeit, Bedingungen verzweigen, und an den unsicheren Stellen bleibt der Mensch eingebunden. Wer dieses Prinzip einmal verstanden hat, erkennt im eigenen Büroalltag schnell die nächsten Kandidaten zum Automatisieren.
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