Power Automate im Planungsbüro, Teil 2: Den Rechnungseingang automatisieren – mit und ohne KI

Der Rechnungseingang ist in vielen Planungsbüros ein stiller Zeitfresser: PDFs aus dem Postfach holen, in den richtigen Ordner schieben, sinnvoll benennen, die wichtigsten Angaben in eine Liste übertragen.

Jeder einzelne Schritt dauert nur Sekunden – über Monate summiert er sich aber zu spürbarer Arbeitszeit.

Mit Microsoft Power Automate lässt sich dieser Ablauf weitgehend automatisieren, in der Ausbaustufe sogar mitsamt dem Auslesen der Rechnungsdaten per KI.

Der erste Teil dieser Serie hat die Grundlagen geklärt: Trigger, Bedingungen und Aktionen, den Unterschied zwischen Standard- und Premium-Konnektoren und ein erstes Beispiel zum Überwachen eines Ordners.

Dieser zweite Teil baut darauf auf und nimmt sich einen konkreten Prozess vor.

Vom Postfach in die Ablage

Die Ausgangslage kennt vermutlich jedes Büro: Lieferanten und Dienstleister schicken ihre Rechnungen als PDF per E-Mail. Bisher landet jede davon von Hand im richtigen SharePoint-Ordner, wird umbenannt und in einer Liste vermerkt.

Genau diese Routine übernimmt der Flow:

• die PDF-Anlagen landen automatisch in einer SharePoint-Bibliothek,
• pro Rechnung entsteht ein Eintrag in einer Excel-Liste,
• das manuelle Abspeichern und Umbenennen entfällt.

Die Bausteine des Flows

Im Designer setzt sich der Ablauf aus wenigen Schritten zusammen:

• Trigger: „Wenn eine neue E-Mail eingeht (V3)“ aus Outlook
• Filter direkt im Trigger: nur E-Mails mit Anlagen und dem Betreff „Rechnung“
• Schleife „Auf jeden anwenden“: läuft über alle Anlagen, da eine Mail mehrere PDFs enthalten kann
• Aktion „Datei erstellen“: legt jedes PDF in der SharePoint-Bibliothek ab
• Aktion „Zeile in eine Tabelle einfügen“: erzeugt den Eintrag in der Excel-Liste

Der Filter gehört bewusst in den Trigger und nicht in eine spätere Bedingung – die in Teil 1 erwähnte Faustregel „so früh wie möglich filtern“ spart hier echte Durchläufe. So wird aus einer eingehenden Mail ohne weiteres Zutun ein abgelegter und protokollierter Vorgang.

Worauf zu achten ist

Drei Stolperfallen tauchen bei diesem Flow regelmäßig auf:

• Signaturbilder zählen als Anlagen. Logos und Footer-Grafiken in der Mail-Signatur erkennt der Flow ebenfalls als Anhang und würde sie mit ablegen. Abhilfe schafft ein Filter auf die Dateigröße oder die Dateiendung, sodass nur PDFs ab einer bestimmten Größe verarbeitet werden.
• Doppelte Dateinamen überschreiben sich. Heißen zwei Anhänge gleich, überschreibt der zweite den ersten. Ein angehängter Zeitstempel oder eine laufende ID im Dateinamen verhindert das.
• Jeder Lauf zählt. Jede Ausführung eines Flows wird gegen das monatliche Kontingent gerechnet. Wer schon im Trigger nach Betreff und Absender filtert, vermeidet unnötige Durchläufe.

Ausbaustufe: Die KI liest die Rechnung aus

Bis hierher wandert die PDF nur in die Ablage, die inhaltlichen Angaben tippt weiterhin ein Mensch ab. In der nächsten Stufe übernimmt eine KI das Auslesen.

Dafür gibt es im AI Builder in Power Automate ein fertiges Modell namens „Informationen aus Rechnungen extrahieren“. Es ist auf deutsche Rechnungen ausgelegt und erkennt unter anderem Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferant und Gesamtsumme; auch einzelne Positionen liest es als Tabelle aus.

Die Verarbeitung bleibt dabei innerhalb der Microsoft-Cloud, ein zusätzlicher Drittanbieter kommt nicht ins Spiel.

Die erkannten Felder landen direkt in SharePoint und Excel. Damit wird etwas möglich, das die einfache Variante nicht leisten konnte: Auch die Rechnungssumme steht automatisch in der Liste, ohne dass jemand sie abtippt.

Der Konfidenzwert: Im Zweifel entscheidet ein Mensch

Eine KI-Erkennung ist nie vollständig sicher. Deshalb liefert das Modell zu jedem Feld einen Konfidenzwert zwischen 0 und 1 – eine Selbsteinschätzung, wie sicher es sich bei diesem Wert ist. 0,95 steht für sehr sicher, 0,5 bedeutet praktisch geraten.

Dieser Wert lässt sich im Flow als Bedingung nutzen: Liegt die Konfidenz über 0,7, übernimmt der Flow den Wert automatisch. Liegt sie darunter, wandert die Rechnung in eine manuelle Prüfung. So bleibt der Mensch eingebunden (Human-in-the-Loop), aber nur noch für die wirklich unsicheren Fälle.

Lizenz und Kosten

An dieser Stelle kommt die Kostenfrage ins Spiel, denn der AI Builder ist eine Premium-Funktion und damit nicht in der gewöhnlichen Microsoft-365-Lizenz enthalten.

Die Verarbeitung kostet nach Anbieterangaben 32 Credits pro Rechnungsseite. In der Power-Automate-Premium-Lizenz sind monatlich 5.000 dieser Credits enthalten, das würde für rund 156 Seiten pro Nutzer:in und Monat reichen.

Grenzen der KI – und der Sonderfall E-Rechnung

Die KI-Erkennung hat klare Grenzen. Schlecht eingescannte Belege (unter 300 DPI) oder ungewöhnliche Rechnungslayouts senken die Konfidenz spürbar. Die beschriebene Konfidenz-Bedingung fängt das ab, indem sie unsichere Fälle aussortiert. Wer sich blind auf die Erkennung verlässt, riskiert dagegen falsche Werte in der Buchhaltung.

Ein wichtiger Sonderfall ist die E-Rechnung. Seit dem 01.01.2025 müssen inländische Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen empfangen können. Die Versandpflicht folgt gestaffelt: ab dem 01.012027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 01.01.2028 für alle inländischen B2B-Rechnungen. Maßgeblich sind dabei die Formate XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (ein PDF mit eingebetteten XML-Daten).

Für solche strukturierten E-Rechnungen ist der Weg über die KI-Erkennung ein Umweg: Die Daten liegen bereits maschinenlesbar im XML vor und lassen sich direkt auslesen, ohne dass eine Texterkennung raten muss. Der AI Builder bleibt deshalb vor allem für Papier- und Scan-Rechnungen sinnvoll – also für genau die Belege, die nicht schon strukturiert eintreffen.

Und was ist mit „Workflows“ in Microsoft Copilot?

Microsoft baut vergleichbare Automatisierungen inzwischen direkt in Copilot ein – als „Workflows“-Agent in Microsoft 365 Copilot, der Abläufe per natürlicher Sprache zusammensetzt, sowie als Workflows in Copilot Studio.

Beides steht aktuell (Mitte Juni 2026) in Deutschland allerdings noch nicht regulär bereit: Der Workflows-Agent läuft derzeit nur im Frühzugang („Frontier“), zunächst in den USA und auf Englisch. Und beide Wege setzen eine kostenpflichtige Copilot- beziehungsweise Copilot-Studio-Lizenz voraus.

Die in dieser Serie gezeigten Flows ohne KI kommen dagegen mit den Standard-Konnektoren der gewöhnlichen Microsoft-365-Lizenz aus – das Grundlagenwissen bleibt also auch dann nützlich, wenn die Copilot-Variante später hierzulande ankommt.

Wie es weitergeht

Teil 3 dieser Serie verlässt den Rechnungseingang und widmet sich einem Verwaltungsprozess, der in jedem Büro vorkommt: dem Urlaubsantrag. Per Microsoft Forms und dem Genehmigungen-Konnektor entsteht daraus ein Ablauf, bei dem die zuständige Person nur noch auf „Genehmigen“ oder „Ablehnen“ klickt – den Rest erledigt der Flow.

Und wer sich nochmal mit den Grundlagen von Microsoft Power Automate beschäftigen will, findet in Teil 1 dieser Serie einen guten Einstieg.

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