Wiederkehrende Verwaltungsschritte kosten im Büroalltag mehr Zeit, als ihnen zusteht: Rechnungen ablegen, Urlaubsanträge einreichen und genehmigen, Benachrichtigungen verschicken, Daten von einem Programm ins nächste übertragen.
Microsoft Power Automate kann solche Abläufe übernehmen – ohne Programmierkenntnisse und direkt aus der Microsoft-365-Umgebung heraus.
Dieser erste Teil einer dreiteiligen Serie klärt die Grundbegriffe und zeigt ein einfaches Einstiegsbeispiel.
Was ist eigentlich Power Automate – und was nicht?
Power Automate gehört zur Microsoft Power Platform und verbindet die Dienste von Microsoft 365 miteinander.
Die Workflows laufen im Hintergrund auf den Servern von Microsoft, bedient wird das Ganze im Browser auf make.powerautomate.com. Das Prinzip lässt sich in einem Satz zusammenfassen: einmal einrichten, dann läuft es von allein.
Das Prinzip in einem Bild: Links der zweistufige Flow, rechts die Excel-Liste, die er automatisch füllt – jede neue Datei in der SharePoint-Bibliothek erzeugt einen Eintrag (Collage: Internet für Architekten)
Technisch wird zwischen Cloud-Flow und Desktop-Flow unterschieden. Ein Cloud-Flow läuft auf den Microsoft-Servern und verbindet Cloud-Dienste wie SharePoint und Outlook.
Ein Desktop-Flow läuft lokal auf einem Windows-Rechner und automatisiert per Klick-Steuerung auch ältere Programme ohne Schnittstelle.
Für die meisten Büros reichen Cloud-Flows – und nur um die geht es in dieser Serie.
Trigger, Bedingungen, Aktionen
Jeder Flow beginnt mit einem Trigger, also einem Auslöser. Davon gibt es drei Typen:
- automatisiert (reagiert auf ein Ereignis, etwa eine eingehende E-Mail),
- sofort (manuell per Knopfdruck) und
- geplant (nach Zeitplan, zum Beispiel jeden Montag um 8 Uhr).
Alle drei sind in der Microsoft-365-Lizenz enthalten und erfordern keine Zusatzlizenz.
Auf den Trigger folgen beliebig viele Aktionen.
Bedingungen verzweigen den Ablauf, etwa nach dem Muster „wenn genehmigt, dann sende diese E-Mail, sonst jene“. Alle Schritte werden in einer Canvas-Oberfläche („Designer“) visuell zusammengeklickt, eine Programmiersprache ist nicht nötig.
Hilfreich ist das Konzept der dynamischen Inhalte: Jeder Schritt erzeugt Daten, die in späteren Schritten weiterverwendet werden können.
Ein E-Mail-Trigger liefert zum Beispiel Absender, Betreff und Anlagen als anklickbare Bausteine. Erst für komplexere Fälle kommen Ausdrücke wie formatDateTime ins Spiel.
Dynamische Inhalte sind das Bindeglied zwischen den Schritten: Über das Blitz-Symbol neben einem Feld öffnet sich die Liste der Daten, die vorherige Schritte erzeugt haben – etwa Anlagen, Betreff oder Absender aus einem E-Mail-Trigger. Diese Bausteine zieht man per Klick an die gewünschte Stelle, ohne selbst Variablen anlegen zu müssen. (Screenshot: Internet für Architekten)
Eine praktische Faustregel gleich vorweg: so früh wie möglich filtern. Wer etwa nur E-Mails mit dem Betreff „Rechnung“ verarbeiten will, trägt diesen Filter direkt in den Trigger ein – nicht erst in eine spätere Bedingung. Das spart Durchläufe und damit Kontingent.
Standard oder Premium?
Für die Kostenfrage ist eine Unterscheidung zentral. Die Microsoft-365-Lizenz enthält bereits die Standard-Konnektoren: SharePoint, Outlook, Teams, Forms, Excel und Genehmigungen.
Damit lassen sich viele sinnvolle Automatisierungen umsetzen, ohne einen Cent zusätzlich auszugeben.
Darüber hinaus gibt es Premium-Konnektoren, die eine Zusatzlizenz erfordern – derzeit rund 13 Euro pro Nutzer:in und Monat. Dazu zählen etwa HTTP, SQL, Salesforce und der KI-Dienst AI Builder. Im Designer sind Premium-Bausteine an einem Diamant-Symbol erkennbar.
Wichtig: Ein einziger Premium-Schritt macht den gesamten Flow zu einem Premium-Flow. Das Einstiegsbeispiel weiter unten und das Genehmigungs-Beispiel aus Teil 3 kommen ohne Premium aus.
Kein „mal eben“-Werkzeug
Bei aller Niedrigschwelligkeit gehört eine klare Einordnung dazu: Power Automate ist mächtig, aber nicht trivial zu bedienen. Es gibt Hunderte Konnektoren und damit Tausende denkbarer Aktionen, dazu eine eigene Ausdruckssprache.
Auch mit viel Erfahrung bedeutet jeder neue Flow ein gewisses Nachschlagen und „Wissen auffrischen“. Wer Routine entwickelt, baut schneller – ein guter Flow entsteht aber selten beim ersten Anlauf.
Bei der Arbeit an Power Automate-Flows lasse ich mir gerne von Claude helfen (Screenshot: Internet für Architekten)
Ein persönlicher Tipp: Ich „bespreche“ einen geplanten Flow vorab mit einem externen KI-Chatbot wie Claude oder ChatGPT – welche Aktionen in welcher Reihenfolge, welcher Ausdruck wofür.
Den in Power Automate eingebauten Copilot nutze ich interessanterweise dafür nicht; die externen Assistenten liefern nach meiner Erfahrung die pragmatischeren Hinweise, auch bei Fragen, die während der Bearbeitung auftreten (siehe Beispiel-Screenshot oben).
Anwendungsbeispiel: einen Ordner überwachen
Das einfachste sinnvolle Beispiel für den Einsatz von Power Automate im Architektur- oder Ingenieurbüro: Ein Ordner wird überwacht. Und sobald dort etwas Neues landet, passiert automatisch etwas.
Voraussetzung für diesen Flow ist, dass die Dateien in einer SharePoint-Bibliothek abgelegt werden – also nicht auf einem lokalen Laufwerk. Typische Anlässe im Planungsbüro sind neue Pläne, Belege oder Berichte.
Veränderungen an einem Ordner (z. B. neue Datei hinzugefügt) werden in einer Excel-Datei dokumentiert (Screenshot: Internet für Architekten)
In der ersten Variante wird jede neue Datei in einer Excel-Liste protokolliert. Die Bausteine:
- Trigger: „Wenn eine Datei erstellt wird (nur Eigenschaften)“
- Aktion: „Zeile in eine Tabelle einfügen“
- Voraussetzung: Der Excel-Bereich muss als Tabelle formatiert sein (Strg+T)
Als Spalten bieten sich zum Beispiel Dateiname, Pfad, Erstellt von und Datum an. Die passenden dynamischen Inhalte werden einfach in die jeweiligen Excel-Felder gezogen. Das Ergebnis ist eine fortlaufende Liste, die zeigt: Wer hat wann was abgelegt?
Die zweite Variante dieses Beispiels nutzt denselben Trigger, ersetzt aber die Excel-Aktion durch „E-Mail senden (V2)“ aus Outlook.
So lässt sich etwa die Geschäftsführung über neue Eingangsrechnungen oder das Team über neue Projektpläne informieren.
Empfänger:in, Betreff und Text werden frei definiert, Dateiname und Bearbeiter:in kommen wieder aus den dynamischen Inhalten, und im Mailtext ist HTML für Links und Formatierung möglich. Beide Varianten laufen ausschließlich mit Standard-Konnektoren.
Variante: Wenn im SharePoint-Ordner eine neue Datei auftaucht, werden ein oder mehrere Empfänger:innen oder Gruppen benachrichtigt (Screenshot: Internet für Architekten)
Weitere Varianten: Denselben Aufbau könnte man nutzen, wenn man den Trigger austauscht: „Datei wurde geändert“ hilft bei Planänderungen, „Datei wurde gelöscht“ sorgt für bessere Nachvollziehbarkeit bei wichtigen Dateien z. B. in großen Projekten.
Wie es weitergeht
Teil 2 dieser Serie widmet sich einem klassischen Zeitfresser: dem Rechnungseingang. Dort landen die PDF-Rechnungen automatisch in SharePoint – und in der Ausbaustufe liest eine KI die Rechnungsdaten gleich mit aus.
Teil 3 zeigt anschließend, wie sich Urlaubsanträge per Microsoft Forms und dem Genehmigungen-Konnektor verwalten lassen.
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