Planversand via Online-Plattform: bequem und sauber dokumentiert

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Mit dem webbasierten Planversand über sixbee.de können Plandokumente bequem verschickt werden. Welche Pläne wann an wen verschickt wurden, wird übersichtlich in einer Planversandliste dokumentiert.

Screenshot: Planversand auf sixbee.de
Screenshot: Planversand auf sixbee.de

Beim Versand großer Pläne per E-Mail stößt man als Architekt oder Ingenieur oft an Grenzen – für große Dateianhänge ist einfach kein Durchkommen. Statt positiver Reaktion zufriedener Kunden und Geschäftspartner landet nicht selten eine Fehlermeldung im eigenen Postfach: „Versand fehlgeschlagen“. Das Angebot von sixbee.de löst dieses Problem. Pläne werden nicht als Dateianhang verschickt, sondern auf dem sixbee-Server sicher gespeichert.

Die Mail, die der Empfänger bekommt, enthält eine Nachricht und Links, über die die gewünschten Pläne mit einem Mausklick heruntergeladen werden können. Welche Pläne wann an wen verschickt wurden, wird übersichtlich in einer Planversandliste dokumentiert.

Screenshot: Aus der E-Mail heraus kann der Empfänger die Pläne bequem herunter laden
Screenshot: Aus der E-Mail heraus kann der Empfänger die Pläne bequem herunter laden

Vorteile gegenüber dem Planaustausch via FTP-Server

Bisher wurden oft FTP-Server für den Datenaustausch genutzt, die aber stets den entscheidenden Nachteil mit sich bringen: Es können keine Nachrichten mit versendet werden. Parallel muss somit immer eine E-Mail verschickt werden, was doppelte Arbeit bedeutet. Außerdem: es kann später kaum mehr nachvollzogen werden, wer wann was erhalten hat.

Dabei ist ein „physischer Versand“ der Plandateien vollkommen unnötig. Es gibt wesentlich bessere Möglichkeiten, die Dateien zugänglich zu machen. Genau diese Möglichkeiten nutzt nun sixbee:
Die Pläne werden beim Versand auf einen sicheren Server hochgeladen. Der Empfänger erhält eine Mail mit einem individuellen Kommentar des Absenders, was Absprachen ermöglicht, und den Links zu den einzelnen Dokumenten – und kann sie dann einzeln oder als gezipptes Paket herunterladen. Die Vorteile sind klar: Die Mail bleibt klein, Firewalls oder sonstige Dateigrößenbeschränkungen sind kein Hindernis mehr. Und der Mailserver wird nicht mit unnötigem Datenvolumen belastet.

Sauber dokumentiert: die Planversandliste

Registrierte Benutzer haben mit sixbee die Möglichkeit, sich in einer Planversandliste anzeigen zu lassen, wann sie welche Dateien an wen verschickt haben. Das ist ideal, um den Planversand detailliert zu dokumentieren.

Die mühsam von Hand gepflegten tabellarischen Listen gehört damit endlich ebenso der Vergangenheit an wie die “Notlösung”, die Pläne eben doch auf CD oder DVD gebrannt mit der Post zu versenden. Gleichzeitig sorgt sixbee für eine verbesserte Zusammenarbeit im Team. Denn natürlich kann man sixbee so einstellen, dass alle Mitarbeiter eines Planungsbüros Einblick in die gemeinsame Planversandliste haben. Schöner Nebeneffekt: von der Liste lassen sich später die Dateien zum erneuten Versenden oder Herrunterladen weiter nutzen. Damit bleibt der eigene Server von vielen verschiedenen Versionen frei, gespeichert wird nur die aktuelle.

Link: www.sixbee.de

04.05.2010

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