Le Chat von Mistral bietet eine Agentenfunktion, mit der sich mit minimalem Aufwand spezialisierte KI-Assistenten für interne Aufgaben erstellen lassen.
Dieser Artikel zeigt, wie man mit wenig Aufwand so einen spezialisierten Chatbot einrichtet.
Die Datenverarbeitung erfolgt dabei auf europäischen Servern. Planungsbüros können damit interne Informationen und – bei geeigneter Rechtsgrundlage und einem DPA mit dem Anbieter – auch personenbezogene Daten in KI‑gestützten Workflows nutzen.
Wichtiger Hinweis zu Nutzung & Datenschutz
Dieser Beitrag zeigt ein technisches Beispiel für einen Büro‑Agenten mit „Le Chat“ von Mistral und ersetzt keine Rechtsberatung. Jede Organisation muss gemeinsam mit Datenschutzbeauftragten oder Rechtsanwält:innen prüfen, auf welcher Rechtsgrundlage personenbezogene Daten verarbeitet werden dürfen, ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Agreement, DPA) mit dem Anbieter erforderlich ist und welche zusätzlichen Maßnahmen (z. B. Datenschutz‑Folgenabschätzung, interne Richtlinien) nötig sind. Hilfreich sind dabei u. a. die Orientierungshilfen der Datenschutzkonferenz („Künstliche Intelligenz und Datenschutz“) und anderer Datenschutzaufsichtsbehörden.
Warum die Datenverarbeitung in der EU wichtig ist
Viele KI-Dienste verarbeiten Daten außerhalb der EU. Für interne Dokumente mit Mitarbeitenden- oder Projektdaten ist das problematisch.
Le Chat aus Paris verarbeitet die Daten der Nutzenden nach Angaben des Anbieters auf Servern in der EU. Bei geeigneter Rechtsgrundlage, einem Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) und passenden Einstellungen kann der Dienst im Einklang mit der DSGVO genutzt werden.
So entstehen einfache, aber wirkungsvolle Anwendungen für den Büroalltag, ohne eigene Infrastruktur aufbauen zu müssen.
Anwendungsfall: Ein Agent für organisatorische Fragen in einem Architekturbüro
Um die Möglichkeiten dieses internen „Spezial-Chatbots“ zu zeigen, habe ich einen Büro-Agenten für meine KI-Seminare und diesen Fachartikel als Beispiel und möglichen Anwendungsfall angelegt.
In ChatGPT werden sie „Custom GPTs“ genannt, in Le Chat heissen die spezialisierten Chatbots „Agenten“ (Screenshot: Eric Sturm)
Einmal eingerichtet, ist der virtuelle „Büro-Assistent“ ist innerhalb der Chatbot-Oberfläche auf chat.mistral.ai sowie über die Le Chat-App erreichbar.
Er beantwortet rund um die Uhr alle erdenklichen Fragen zu organisatorischen Themen – und entlastet so z. B. die Büro-Managerin bzw. das Backoffice:
- Reisekosten und Spesen
- Urlaub und Überstunden
- Abwesenheitsmanagement
- Homeoffice
- Besprechungsräume und Fahrzeugreservierung
- Onboarding und interne Checklisten
Die Antworten basieren auf Dokumenten, die in einer Le-Chat-Bibliothek hinterlegt sind. Natürlich kann der Assistent nur das beantworten, was in den Dokumenten hinterlegt ist.
Die Möglichkeit zur Recherche im Internet (was vermutlich zu unpassenden Antworten führen würde) habe ich ihm mit Hilfe der Agenten-Einstellungen nicht erlaubt.
Da es sich um ein öffentliches Beispiel handelt, sind diese Daten hier fiktiv. Ich habe sie mir alle in Zusammenarbeit mit einem Chatbot „erarbeitet“. (Es ist übrigens erstaunlich, wie gut dieser über interne Abläufe in deutschen Planungsbüros informiert ist!)
Zu den im Büro-Agenten hinterlegten Dokumenten (siehe Screenshot unten) gehören:
- eine fiktive Mitarbeiterliste mit Rollen, Standorten, Teams und Kontaktangaben,
- Regelwerke zu Urlaub, Überstunden, Homeoffice
- Vereinbarungen zur Nutzung von Dienstwagen und Besprechungsräumen,
- Onboarding– und Offboarding-Checklisten.
Der Agent nutzt diese Dateien als Wissensbasis und beantwortet Fragen so, wie es auch ein Backoffice tun würde – nur schneller und jederzeit verfügbar.
Als Wissensbasis kann dem Büro-Agenten eine „Bibliothek“ (Ordner) mit internen Dokumenten zugewiesen werden (Screenshot: Eric Sturm)
Beispiel: Homeoffice-Regelungen abrufen
Eine Frage wie „Was brauche ich, um Homeoffice zu machen?“ löst im Agenten eine Suche in den hinterlegten Richtlinien aus. Die Antwort erfolgt strukturiert und vollständig auf Basis der Homeoffice-Policy des Büros, zum Beispiel mit Angaben zu:
- Genehmigungspflicht und Antragstellung,
- Kernarbeitszeiten und Erreichbarkeit,
- IT-Sicherheit und erlaubten Geräten,
- VPN-Zugängen und Umgang mit Projektdaten.
Die KI greift dabei nicht auf allgemeines Internet-Wissen zurück, sondern zitiert die eigenen Büro-Richtlinien aus der Bibliothek.
Der Büro-Agent beantwortet geduldig alle Fragen, hier zur Homeoffice-Regelung (Screenshot: Eric Sturm)
Beispiel: Zuständigkeiten aus der Mitarbeiterliste
Komplexere Fragen wie „Wen kann ich zum Thema Homeoffice ansprechen?“ beantwortet der Agent, indem er Informationen aus Regelwerken und Mitarbeiterliste kombiniert. Die Ausgabe nennt zum Beispiel:
- Projektleitung als Ansprechpartner für die Antragstellung,
- Büroleitung oder Geschäftsführung für die Genehmigung,
- Backoffice-Mitarbeitende in Erfurt und Berlin für Dokumentation und Rückfragen, jeweils mit E-Mail-Adresse und Telefonnummer.
In der Le Chat-Bibliothek kann auch eine Mitarbeitenden-Liste (Excel) hinterlegt werden, über die Namen, Kontaktdaten und Zuständigkeiten ausgelesen werden (Screenshot: Eric Sturm)
Zu fast allen Fragen kann der Le Chat-Agent dank der hinterlegten Mitarbeitenden-Liste auch Ansprechpersonen und deren Kontaktdaten nennen (Screenshot: Eric Sturm)
Die Antworten aktualisieren sich automatisch, sobald die hinterlegten Dateien angepasst werden. So bleibt der Informationsstand im Büro konsistent.
So legen Sie einen Büro-Agenten in Le Chat an
Der Aufbau benötigt nur wenig Zeit. In der Praxis haben sich folgende Schritte bewährt:
- Neuen Agenten in Le Chat anlegen.
- Rollenbeschreibung definieren, z. B. „Büro-Assistent des Architekturbüros Beispiel Architekten mit Standorten in Erfurt und Berlin“.
- Relevante Dateien hochladen: Mitarbeiterliste, Policies, Vorlagen, Checklisten.
- Mit typischen Fragen testen, ob die Antworten korrekt aus den Dokumenten generiert werden.
- Optional: Tonfall, Einschränkungen und Hinweise zum Umgang mit Spezialfällen ergänzen.
Das Ergebnis ist ein Assistent, der – bei geeigneter Konfiguration, einer passenden Rechtsgrundlage, einem Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) und Einbettung in die internen Datenschutzprozesse (siehe Hinweise am Anfang des Beitrags) – grundsätzlich DSGVO-konform eingesetzt werden kann. Und das Ganze ohne spezielle KI-Expertise 😉.
Das Verhalten des Agenten wird mit mehreren System-Prompts festgelegt (Screenshot: Eric Sturm)
Noch ein Tipp für die Einführung: Denken Sie daran, bei der Einführung von KI-Werkzeugen frühzeitig das gesamte Team abzuholen.
Und: Falls Ihr Büro einen Betriebsrat hat, sollte dieser von Anfang an in den Prozess einbezogen werden, um eine gemeinsame Basis für die Nutzung im Arbeitsalltag zu schaffen.
Einsatzszenarien für Planungsbüros
Ein Büro-Agent auf Basis von Le Chat eignet sich unter anderem für:
- interne Wissensplattformen zu Reisekosten, AVA-Prozessen, IT- und Büro-Regeln,
- Unterstützung neuer Mitarbeitender während des Onboardings,
- Ansprechpartnersuche in Büros mit mehreren Teams und Standorten,
- Self-Service für häufige Rückfragen an Backoffice oder Geschäftsführung,
- Daten-Pool für einzelne Projekte, Teams oder Abteilungen
Der Agent bringt bürobezogene Informationen schnell ins Team: 24 Stunden an 7 Tagen pro Woche, am Desktop-Rechner oder über die Le Chat-App.
Standardfragen werden automatisiert beantwortet, das Backoffice wird entlastet, und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter finden verlässliche Antworten in einem zentralen System.
Accounts, Trainingsdaten und Büro‑Struktur
Für einen Büro‑Agenten in Le Chat gibt es grob drei Account‑Typen: kostenlose Einzelkonten, bezahlte Pro‑Konten und Team‑/Enterprise‑Workspaces, in denen eine Organisation mehrere Nutzer verwaltet.
In kostenlosen Konten können Chat-Inhalte standardmäßig zur Verbesserung der Modelle verwendet werden. Diese Option muss vor jeder Nutzung mit internen oder personenbezogenen Daten geprüft und deaktiviert werden; ohne deaktiviertes Training und ohne Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) ist ein DSGVO-konformer Einsatz mit produktiven personenbezogenen Daten in der Regel nicht möglich.
Das Planungsbüro bleibt Verantwortlicher im Sinne der DSGVO, der Anbieter von Le Chat agiert – soweit personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet werden – als Auftragsverarbeiter, mit dem ein DPA nach Art. 28 DSGVO abzuschließen ist.
Optimal ist ein Setup, in dem alle Mitarbeitenden über Bezahl‑Konten in einem gemeinsamen Team‑ oder Enterprise‑Workspace arbeiten – dann gelten einheitliche Datenschutz‑ und Trainingsregeln und die Nutzung kann über einen Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) sauber abgedeckt werden. Als pragmatische Alternative kann ein Admin den Büro‑Agenten in einem Bezahl‑Workspace anlegen und Kolleg:innen mit kostenlosen Konten in diese Organisation einladen; diese Konten sollten dann ausdrücklich vom Büro eingerichtet und ausschließlich für Büroarbeit genutzt werden, mit klaren internen Vorgaben zu Datenschutz und Trainings‑Einstellungen.
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