KI-Chatbots, die selbständig arbeiten: Zeitgesteuerte Prompts und Aufgaben

Stellen Sie sich vor, Sie kommen montags ins Büro, und der Chatbot hat da schon mal was vorbereitet: Ein aktueller, präziser Abgleich der neuesten KfW-Förderbedingungen liegt schon für Sie bereit.

Oder: freitags um 14 Uhr generiert das System automatisch eine Checkliste der Projektdateien und E-Mails, die in dieser Woche bearbeitet wurden – als Vorbereitung für die anstehende Teambesprechung.

Wiederkehrende, aber zeitintensive Überwachungs- und Rechercheaufgaben fallen im Planungsalltag oft unter den Tisch.

Abhilfe schaffen hier zeitgesteuerte Prompts in KI-Chatbots. Diese Funktion, die seit 2025 in den wichtigsten Systemen Einzug hält, führt Suchaufträge und Analysen automatisch nach einem festgelegten Zeitplan aus.

Was sind zeitgesteuerte Prompts?

Bisher funktionieren KI-Chatbots wie ChatGPT, Perplexity oder Gemini nach dem klassischen Frage-Antwort-Prinzip. Für jede Recherche müssen Architekt:innen und Ingenieur:innen aktiv werden. Zeitgesteuerte Prompts – je nach Tool „Tasks“, „Aufgaben“ oder „Geplante Aktionen“ genannt – nehmen Ihnen diese Arbeit ab.

Einmalig wird ein Prompt formuliert und mit einem Zeitplan versehen: täglich, wöchentlich oder an einem bestimmten Datum.

Die KI arbeitet anschließend im Hintergrund und liefert die Ergebnisse unaufgefordert per E-Mail, Push-Nachricht oder direkt in die Benutzeroberfläche des Chatbots. Dies markiert den Übergang vom reinen Chatbot zum eigenständig handelnden, digitalen Assistenten.

Welche KI-Tools bieten die Funktion an?

Aktuell unterstützen vier große Chatbot-Plattformen diese Automatisierung im Produktivbetrieb:

Perplexity (Funktion: „Aufgaben“) ist stark bei der Auswertung aktueller Web-Quellen und eignet sich optimal für Recherche-Automatisierungen. Die Funktion ist im Pro-Tarif (aktuell rund 20 US-Dollar pro Monat) integriert; Nutzer:innen können bis zu 10 Aufgaben parallel aktivieren.

ChatGPT (Funktion: „Zeitpläne“) bietet ab dem Plus-Tarif (in Deutschland momentan ca. 24 Euro inkl. MwSt.) bis zu 10 aktive Tasks. Gespeicherte Aufgaben sind übersichtlich unter der URL chatgpt.com/schedules zu finden. Die Stärke liegt hier in der Erstellung strukturierter Berichte oder Textentwürfe auf Basis der recherchierten Daten.

Google Gemini (Funktion: „Geplante Aktionen“) ab dem Tarif Google AI Pro (ca. 22 Euro pro Monat) punktet bei der allgemeinen Organisation. Die Funktion wird schrittweise ausgerollt, die Verfügbarkeit auf iOS und im Web sollte vorab geprüft werden.

Microsoft 365 Copilot ermöglicht geplante, zeitgesteuerte Prompts direkt in Microsoft Teams, in Outlook sowie im Web-Interface. Dies ist besonders mächtig für die Auswertung firmeninterner Daten, richtet sich preislich (als Add-on zur bestehenden Microsoft 365-Lizenz) jedoch primär an mittlere und größere Planungsbüros.

Konkrete Anwendungsfälle für Planungsbüros

Eine tägliche News-Zusammenfassung bringt angesichts ohnehin voller Postfächer kaum Mehrwert. Der wirkliche Nutzen entsteht, wenn die KI gezielt Entwicklungen überwacht oder interne Informationsströme bündelt.

Wichtiger Hinweis zur Methodik: Die folgenden Beispiel-Prompts enthalten bewusst keine Zeitsteuerungsanweisung (wie „Prüfe jeden Freitag…“). Testen Sie den Prompt zunächst als normale Chat-Eingabe. Erst wenn das Ergebnis Ihren Erwartungen entspricht, hinterlegen Sie den erfolgreichen Prompt als zeitgesteuerte Aufgabe in den Einstellungen Ihres Chatbots.

1. Wöchentlicher Fördermittel- und Normen-Monitor

Förderlandschaften und Bauvorschriften ändern sich rasant. Ein wöchentlicher Task prüft Anpassungen beim Gebäudeenergiegesetz (GEG) oder Aktualisierungen bei KfW- und BAFA-Programmen.

Beispiel-Prompt: „Recherchiere im Netz, ob es in der vergangenen Woche Änderungen bei den Förderprogrammen für die energetische Sanierung in Deutschland gab. Fasse die Abweichungen zu den bisherigen Konditionen in Stichpunkten zusammen.“

2. Fortbildungs-Monitor

Architekt:innen müssen Fortbildungspunkte sammeln, die Suche nach passenden Seminaren ist oft mühsam. Und selbst unser Webinar-Kalender hier auf „Internet für Architekten“ zeigt ja längst nicht alle Fortbildungen, die es so gibt … 😉

Beispiel-Prompt: „Seminarsuche: Durchsuche fortbilder.de nach neuen Online-Seminaren zum Thema ‚Controlling‘ für die kommenden zwei Monate (gerechnet ab heute).

Liste die Seminare tabellarisch auf: Titel, Datum, Kosten für Kammermitglieder, Fortbildungspunkte, Link.

Wichtig: Bevor du einen Link in die Tabelle schreibst, überprüfe ihn! Ich will keine 404er.“ (404 = Seite nicht vorhanden)

3. DIBt-Zulassungs-Tracker (Bautechnik)

Bei innovativen Bauweisen wartet man oft darauf, dass bestimmte Produkte endlich eine offizielle Zulassung erhalten.

Beispiel-Prompt: „Recherchiere aktiv und aktuell im Internet (keine Antwort aus Trainingsdaten oder Vorwissen), ob das Deutsche Institut für Bautechnik (DIBt) in den letzten 6 Monaten neue allgemeine bauaufsichtliche Zulassungen (abZ) für Dämmstoffe aus nachwachsenden Rohstoffen veröffentlicht hat.

Gehe dabei systematisch vor:
Durchsuche die offizielle Zulassungsdatenbank des DIBt.
Prüfe aktuelle Veröffentlichungen / Mitteilungsblätter des DIBt.
Suche ergänzend nach Pressemitteilungen oder Herstellerhinweisen zu neu erteilten abZ.

Liste alle gefundenen neuen Zulassungen tabellarisch auf mit: Zulassungsnummer, Produktname, Hersteller, Art des Dämmstoffs, Datum der Erteilung, Link zur offiziellen Quelle.

Falls keine neuen Zulassungen gefunden werden, bestätige ausdrücklich, dass eine Online-Recherche durchgeführt wurde und kein neuer Eintrag auffindbar ist.“

4. Wöchentliche Materialtrend-Übersicht

Eine kompakte Übersicht über neue Materialien, nachhaltige Produkte oder interessante Herstellerinformationen – hilfreich für Entwurf, Ausschreibung und Bauherrenberatung.

Beispiel-Prompt: „Suche nach aktuellen Produktneuheiten und Materialinnovationen für den nachhaltigen Holzbau, die in den letzten 14 Tagen in Fachmedien vorgestellt wurden. Fasse die drei relevantesten Innovationen mit ihren baulichen Vorteilen kurz zusammen.“

5. Social-Media-Ideen für die Woche

Fünf konkrete Post-Ideen für Instagram oder LinkedIn – abgestimmt auf die aktuelle Jahreszeit, relevante Bauthemen oder Ihre Büroschwerpunkte. So bleibt Ihr Redaktionsplan gefüllt.

Beispiel-Prompt: „Schlage mir 5 konkrete Post-Ideen für den LinkedIn-Auftritt eines Architekturbüros mit Schwerpunkt Wohnungsbau vor. Berücksichtige aktuelle Branchenthemen und die derzeitige Jahreszeit. Formuliere für jeden Vorschlag einen packenden Aufmacher-Satz.“

6. Der Bautagesbericht-Aggregator (Microsoft 365 Copilot)

In integrierten Umgebungen entfaltet die KI ihr volles Potenzial auf den eigenen Bürodokumenten. (Hinweis: Dies ist ein experimenteller Anwendungsfall, der stark von der internen Datenstruktur des Büros abhängt.)

Beispiel-Prompt: „Fasse alle Notizen, E-Mails und Chat-Nachrichten der vergangenen fünf Tage im Teams-Kanal ‚Baustelle Projekt 104‘ zusammen. Erstelle daraus einen strukturierten Entwurf für den wöchentlichen Bauherrenbericht mit den Kategorien: Baufortschritt, Offene Mängel und Entscheidungsbedarf.“

So richten Sie Ihre erste Aufgabe ein

Die Bedienung ist bei allen Anbietern sehr ähnlich. Am Beispiel von Perplexity lässt sich ein Task in wenigen Klicks konfigurieren:

1. Melden Sie sich mit einem Pro-Konto an und klicken Sie in der Gesamtansicht oben rechts auf den Button mit den drei Punkten („…“).
2. Wählen Sie „Aufgabe erstellen“ aus dem Dropdown-Menü.
3. Geben Sie Ihren vorab getesteten Prompt in das Instruktionsfeld ein.
4. Wählen Sie unter „Zeitplan“ die gewünschte Frequenz (etwa wöchentlich) und die Uhrzeit aus.
5. Legen Sie fest, ob Sie per E-Mail oder Push-Benachrichtigung informiert werden möchten und speichern Sie ab.

Bei ChatGPT können Sie Automatisierungen anlegen, indem Sie am Ende eines (erfolgreichen) Chats einfach schreiben, dass dieser Chat wiederholt ausgeführt werden soll.

Was Sie beachten sollten: Grenzen und Datenschutz

Zeitgesteuerte Prompts sind ein praktisches Werkzeug, aber kein Selbstläufer. Sie erfordern eine gewisse Erfahrung beim Umgang mit KI-Tools, ausgiebige Tests und ein grundsätzliches Verständnis für die datenschutzrechtlichen Grenzen. Beachten Sie folgende Einschränkungen:

Komplexe Recherchen sind limitiert

Während einfache Suchanfragen (wie News oder Seminarübersichten) als Hintergrund-Task gut funktionieren, stoßen die Chatbots bei tiefen Datenbankrecherchen mitunter an ihre Grenzen, wenn diese automatisiert ablaufen sollen.

Rechenintensive Vorgänge wie der Agentenmodus von ChatGPT (der selbständig Websites „durchklickt“ und auch komplexere Formulare ausfüllen kann), lassen sich derzeit noch nicht als regelmäßige Aufgabe abspeichern. Solche Suchen müssen weiterhin live angestoßen werden.

Datenschutz – klare Trennung von Recherche und Projektdaten

Automatisierte Recherchen zu gesetzlichen Regelungen, Baustoffen oder öffentlichen Förderprogrammen sind datenschutzrechtlich in der Regel unbedenklich, solange keine personenbezogenen Daten in die Prompts einfließen.

Anders sieht es bei der Zusammenfassung von internen E-Mails, Besprechungsprotokollen und Projektdateien aus. Hier fließen unweigerlich Namen, Adressen und spezifische Projektdetails in die Prompts ein. Die Verarbeitung personenbezogener Daten mit KI-Tools sollte – sofern vorhanden – mit der/dem Datenschutzbeauftragten des Büros abgestimmt werden.

Für die Analyse interner Mails und Projektdateien scheiden die Privatkunden-Versionen von US-Diensten (wie ChatGPT Free oder Plus) in der Regel aus. Die Eingaben fließen hier standardmäßig ins KI-Training ein – das lässt sich zwar in den Einstellungen deaktivieren, ändert aber nichts am grundlegenden Problem: Ein zwingend vorgeschriebener Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) fehlt bei diesen Tarifen.

Doch auch professionelle Business-Lizenzen lösen das Problem nicht vollständig. Zwar ist bei diesen Tarifen ein AVV Standard und das Training mit Kundendaten vertraglich ausgeschlossen – doch alle marktführenden Chatbot-Plattformen sind US-Unternehmen und unterliegen dem sogenannten US CLOUD Act. Dieses Gesetz verpflichtet US-Unternehmen unter bestimmten Umständen zur Herausgabe von Kundendaten an US-Behörden – unabhängig davon, ob die Daten auf europäischen Servern gespeichert sind. Das gilt ausdrücklich auch für europäische Tochterunternehmen wie Microsoft Ireland. Microsoft selbst hat eingeräumt, dass es diese Herausgabe im Konfliktfall nicht ausschließen kann.

Planungsbüros, die vertrauliche interne Daten automatisiert auswerten möchten, befinden sich damit in einem Dilemma, das sich mit den aktuell verfügbaren Cloud-Plattformen nicht vollständig auflösen lässt. Bis zu einer rechtlichen Klärung gilt: Für öffentliche Recherchen – Förderprogramme, Seminarsuche, Normen-Monitoring – ist diese Problematik ohne Belang. Für den Bautagesbericht-Aggregator (Anwendungsfall 6), bei dem interne Projektdaten verarbeitet werden, ist zwingend der/die Datenschutzbeauftragte des Büros einzubeziehen, bevor der Dienst in Betrieb geht.

In der Praxis gilt Microsoft 365 Copilot – auf Basis eines abgeschlossenen AVV und der aktivierten EU Data Boundary – derzeit als die in deutschen Unternehmen am weitesten verbreitete und von Datenschutzbeauftragten am häufigsten akzeptierte Lösung für die KI-gestützte Verarbeitung interner Unternehmensdaten.“

Hinweis: Dieser Beitrag stellt keine Rechtsberatung dar. Für die Bewertung konkreter Einzelfälle sollte eine qualifizierte Rechtsberatung oder die/der zuständige Datenschutzbeauftragte hinzugezogen werden.

Übrigens: Beim französischen Chatbot „Le Chat“ von Mistral sind aktuell leider noch keine wiederkehrenden Prompt-Ausführungen möglich.

Fazit: Zeit sparen durch gezielte Delegation

Zeitgesteuerte Prompts sind ein wirkungsvolles Werkzeug, um Routineaufgaben zu delegieren. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Präzision der Anweisungen und dem vorigen Testen des Prompts im Live-Betrieb.

Wer mit einer einfachen Fördermittel-Überwachung oder Seminar-Recherche startet, bekommt schnell ein Gespür dafür, wie KI-Assistenten künftig zunehmend im Hintergrund arbeiten und den Planungsalltag entlasten.

« Zurück zum Webinar-Kalender

Wichtige Hinweise: Die Vollständigkeit und Richtigkeit der hier aufgeführten Daten können wir leider nicht garantieren. Bitte überprüfen Sie alle Angaben immer auf den Seiten der jeweiligen Anbieter. Und: „Internet für Architekten“ ist NICHT der Veranstalter der hier genannten Webinare. Wir weisen hier lediglich auf diese Veranstaltungen hin.

Zur Startseite »