Öffentliche Ausschreibungen und KI: So analysieren Sie Vergabeunterlagen in Minuten

Passt diese Ausschreibung zu unserem Büro? Was früher Stunden Lesearbeit erforderte, lässt sich heute per KI-Chatbot mit einem oder zwei gezielten Prompts in wenigen Minuten klären.

Mittwochmorgen: Ein neues Vergabeverfahren landet im Postfach, das ZIP-Archiv enthält ein Dutzend Dokumente – und bevor man weiß, ob sich eine Bewerbung überhaupt lohnt, hat man bereits viel Zeit in die Lektüre investiert.

Oder man überlegt, ob das Projekt überhaupt zum eigenen Büroprofil passt – und welche Referenzen als Eignungsnachweis taugen.

Genau hier kann KI heute schon konkret helfen. Zum Beispiel mit einem Unterlagen-Analyse-Prompt und einem Eignungs-Checklisten-Prompt, die ich in diesem Beitrag vorstelle.

Diese Prompts können Sie bequem in Claude, ChatGPT oder einem vergleichbaren KI-Chatbot ausprobieren – in meinen Tests (jeweils in den Bezahl-Versionen) haben sie gut funktioniert.

Aktuell können Claude und ChatGPT ZIP-Dateien direkt verarbeiten; bei anderen Chatbots wie Le Chat oder Microsoft Copilot müssen die Dateien vorher entpackt und einzeln hochgeladen werden.

Der im Folgenden beschriebene Workflow eignet sich für offene Vergabeverfahren, bei denen die Unterlagen öffentlich zugänglich sind. Bei Verfahren mit Vertraulichkeitsvereinbarung sollten Sie vorab prüfen, ob der Upload in einen externen Dienst zulässig ist.

Was KI bei Vergabeunterlagen leisten kann – und was nicht

Öffentliche Vergabeverfahren nach VgV oder UVgO folgen einer klaren Struktur: Es gibt Dokumente, die nur zur Information dienen (Leistungsbeschreibung, Vertrag, Zuschlagskriterien), und Dokumente, die vom Bieter ausgefüllt werden müssen (Teilnahmeantrag, Eigenerklärungen, Preisblatt, Referenzdatenblätter).

Genau diese Unterscheidung kann eine KI in Sekunden treffen.

Was KI außerdem zuverlässig kann: Anforderungen aus mehreren Dokumenten zusammenführen, mit Ihren Bürodaten abgleichen und strukturiert darstellen.

Was sie nicht kann: die strategische Entscheidung treffen, ob sich eine Bewerbung lohnt – und ob das eigene Büro die spezifischen Qualifikationen wirklich mitbringt. Diese Einschätzung bleibt beim Menschen.

Datenschutzhinweise

1. Die Bürodaten-Textdatei erstellen Sie selbst, deshalb liegt die Verantwortung für den Datenschutz bei Ihnen. Achten Sie darauf, hier keine personenbezogenen oder internen Daten zu verwenden. Dazu gehören vollständige Namen von Mitarbeitenden, private Kontaktdaten, konkrete Bauherrennamen, Ansprechpartner sowie interne Zuständigkeiten oder Projektstände.

Für die hier beschriebene Eignungsprüfung per KI genügt ein reduziertes Büroprofil mit Projekttypen, Leistungsphasen, Bausummen, personeller Größenordnung und Auftraggeber-Typen – etwa „öffentlicher Auftraggeber, Landkreis“ statt konkreter Personen-, Institutions- oder Firmennamen.

Interne Abläufe, Kontaktdaten und organisatorische Details sollten entfallen. Für Referenzprojekte reichen abstrahierte Angaben, die die fachliche Vergleichbarkeit erkennen lassen.

2. Vergabeunterlagen in offenen Verfahren werden vom Auftraggeber öffentlich bereitgestellt. Personenbezogene Daten – etwa Kontaktdaten der Vergabestelle – sind darin in der Regel nur in dem Umfang enthalten, den der Auftraggeber selbst veröffentlicht hat. Ein datenschutzrechtliches Risiko ist bei diesen Unterlagen nach meiner Einschätzung nicht erkennbar.

Wenn Sie unsicher sind, ob der Upload in Ihrem konkreten Fall zulässig ist, wenden Sie sich an Ihren betrieblichen Datenschutzbeauftragten.

3. Modelltraining deaktivieren: Schalten Sie in den Einstellungen Ihres KI-Chatbots die Nutzung Ihrer Chats für das KI-Training aus (z. B. bei ChatGPT unter „Einstellungen“ > „Datenkontrollen“). Damit stellen Sie technisch sicher, dass Ihre Eingaben und hochgeladenen Dokumente nicht für das Training zukünftiger KI-Modelle verwendet werden.

Prompt 1: Vergabeunterlagen analysieren

Laden Sie das ZIP-Archiv mit den Vergabeunterlagen gemeinsam mit dem folgenden Prompt den KI-Chatbot hoch. Die Bürodaten-Textdatei (reduziertes Büroprofil, siehe Datenschutzhinweis oben) fügen Sie dem Chat als weitere Anlage bei.

Der Prompt:

Ich lade Dir ein ZIP-Archiv mit den vollständigen Vergabeunterlagen eines öffentlichen Planungsauftrags hoch. Das Archiv enthält alle Dokumente so, wie sie von der Vergabeplattform heruntergeladen wurden – also Leistungsbeschreibung, auszufüllende Formulare, Vertragsbedingungen, Zuschlagskriterien und ggf. weitere Anlagen.

Bitte analysiere das Paket in drei Schritten:

Schritt 1 – Überblick: Verschaffe Dir zunächst einen Überblick über alle enthaltenen Dateien und erkläre kurz, welche Dokumente vom Bieter auszufüllen sind und welche nur zur Information dienen.

Schritt 2 – Projekteinschätzung: Beantworte auf Basis der Leistungsbeschreibung, der Zuschlagskriterien und des Vertrags folgende Fragen: Um welche Art von Planungsleistung handelt es sich (Leistungsbild, HOAI-Paragraph, Honorarzone)? Welche fachlichen Anforderungen und Besonderheiten hat das Projekt? Was sind die wichtigsten Zuschlagskriterien und wie sind sie gewichtet? Welche Vertragsrisiken sollte ein Bieter besonders im Blick haben (Laufzeit, Haftung, Bauleitung, stufenweise Beauftragung)? Bis wann muss das Angebot eingereicht werden?

Schritt 3 – Eignungscheck: Ich hänge Dir außerdem Informationen zu unserem Büro an (Büroprofil, Mitarbeiterzahl, Schwerpunkte, Referenzprojekte). Prüfe auf dieser Basis: Passt das Projekt grundsätzlich zu unserem Büroprofil? Welche unserer Referenzprojekte wären als Eignungsnachweis verwertbar? Wo gibt es Lücken oder offene Fragen, die wir intern klären müssen, bevor wir uns bewerben?

Fasse am Ende in zwei bis drei Sätzen zusammen, ob eine Bewerbung empfehlenswert ist – und was die eine entscheidende Frage ist, die wir vorher intern beantworten müssen.

Was Sie zurückbekommen: eine strukturierte Einschätzung des Projekts, einen Hinweis auf kritische Vertragsklauseln und – sofern Sie Ihre Bürodaten mitgegeben haben – eine erste Aussage zur Eignung.

Das dauert je nach Umfang der Unterlagen etwa 30 bis 60 Sekunden.

Prompt 2: Eignungs-Checkliste als Tabelle

Der zweite Prompt geht einen Schritt weiter: Er erzeugt eine strukturierte Gegenüberstellung – links die Anforderung aus den Vergabeunterlagen, rechts was Ihr Büro mitbringt, und eine klare Ampelbewertung.

Das Ergebnis eignet sich direkt für die interne Diskussion oder als Grundlage für eine „Go- oder No-go“-Entscheidung.

Der Prompt (gleicher Upload wie oben*):

Ich lade Dir ein ZIP-Archiv mit den vollständigen Vergabeunterlagen eines öffentlichen Planungsauftrags hoch, sowie Informationen über unser Büro (reduziertes Büroprofil).

Erstelle eine Eignungs-Checkliste als Tabelle mit folgenden Spalten:
– Anforderung: was das Vergabeverfahren konkret verlangt
– Aus den Vergabeunterlagen: die genaue Anforderung, möglichst mit Quellenangabe
– Büroprofil: was unser Büro laut den beigefügten Informationen mitbringt
– Bewertung: ✅ klar erfüllt / ⚠️ klärungsbedürftig / ❌ kritisch oder offen

Prüfe dabei folgende Kategorien vollständig durch:
– Formale Eignungskriterien (Kammereintragung, Haftpflicht, Umsatz, Referenzen)
– Fachliche Anforderungen (Leistungsbild, Projekttyp, Spezialisierungen)
– Personelle Anforderungen (Projektleitung, Bauüberwachung, namentliche Benennung)
– Organisatorische Anforderungen (Standort, Erreichbarkeit, Kapazität, Laufzeit)
– Vertragliche Risiken (stufenweise Beauftragung, Haftung, Kündigungsrecht des AG)
– Zuschlagskriterien (Gewichtung Honorar vs. Qualität, Konzeptanforderungen)

Markiere am Ende der Tabelle die drei wichtigsten offenen Punkte, die intern geklärt werden müssen, bevor eine Bewerbung sinnvoll ist.

* Hinweis: Wenn Sie Prompt 2 direkt nach Prompt 1 im selben Chat absenden, müssen die Vergabeunterlagen und das Büroprofil nicht erneut hochgeladen werden.

Was Sie dafür vorbereiten sollten

Beide Prompts funktionieren besser, wenn Sie Ihre Bürodaten einmalig als strukturierte Textdatei aufbereiten – aber ohne personenbezogene und interne Daten (siehe Datenschutzhinweis oben). Sinnvolle Inhalte: Büroname und -standorte, Gründungsjahr und Gesellschaftsform, Mitarbeiterzahl, Leistungsschwerpunkte, aktuelle und abgeschlossene Referenzprojekte

Diese Datei laden Sie bei jedem neuen Verfahren einfach mit hoch. Der Aufwand für die einmalige Erstellung ist überschaubar. Der Nutzen: bei jedem Vergabeverfahren können Sie damit einen fundierten Eignungscheck ohne weiteren Rechercheaufwand durchführen.

Tipp: Bürodaten einmalig hinterlegen und mehrfach nutzen

Wenn Sie Vergabeunterlagen regelmäßig analysieren, müssen Sie Ihre Bürodaten nicht bei jeder Abfrage neu hochladen. In Claude können Sie ein Projekt anlegen und die Bürodaten dort dauerhaft als Wissensquelle hinterlegen. In ChatGPT lässt sich dafür ein Projekt oder ein Custom GPT erstellen. In beiden Fällen laden Sie dann pro Verfahren nur noch das ZIP-Archiv hoch – die Bürodaten sind bereits bekannt.

Was bleibt Ihre Aufgabe?

KI liefert hier eine strukturierte Ersteinschätzung, keine Entscheidung.

Drei Dinge kann sie nicht beurteilen: ob Ihr Büro eine spezifische Fachkompetenz tatsächlich hat (z. B. Brandschutz, Denkmalschutz, ein bestimmtes Vergaberecht), ob die Kapazitäten für ein mehrjähriges Projekt realistisch vorhanden sind, und ob die Chemie mit dem Auftraggeber stimmt.

Diese Einschätzung bleibt bei Ihnen – aber sie fällt deutlich leichter, wenn die Fakten bereits aufbereitet auf dem Tisch liegen.

Kurz zusammengefasst

• ZIP-Archiv der Vergabeunterlagen direkt hochladen – meist kein Entpacken nötig
• Büroprofil einmalig als Textdatei vorbereiten und bei jedem Verfahren mitgeben
• Prompt 1 liefert Überblick, Projekteinschätzung und erste Eignungsaussage
• Prompt 2 erzeugt eine strukturierte Checkliste mit Ampelbewertung für die interne Diskussion
• Die strategische Entscheidung – bewerben oder nicht – treffen Sie selbst, auf deutlich besserer Informationsbasis

Die beiden Prompts können Sie direkt aus diesem Artikel kopieren und einsetzen – mit Ihren eigenen Unterlagen, bei Ihrem nächsten Vergabeverfahren.

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