Die größten Fehler bei der Honorarkalkulation in Architekturbüros und wie Sie sie vermeiden

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Seit dem Wegfall der verbindlichen Mindest- und Höchstsätze mit der HOAI 2021 werden Honorare frei vereinbart, mit erheblichen Folgen für die Marge.

Wer seine Honorare nicht aktiv, korrekt und nachvollziehbar kalkuliert, fällt schnell auf die für das Büro ungünstigste Voreinstellung zurück.

Die teuersten Fehler passieren dabei selten in der Theorie, sondern im Alltag: bei der Vereinbarung, der Ermittlung der anrechenbaren Kosten und spätestens in der Schlussrechnung. Wir zeigen die fünf häufigsten Kalkulationsfehler in Architekturbüros und wie Sie sie zuverlässig vermeiden.

Fehler 1: Keine wirksame Honorarvereinbarung in Textform

Der teuerste Fehler passiert schon vor dem ersten Rechenschritt. Seit der HOAI 2021 gilt: Wird die Honorarhöhe nicht in Textform vereinbart, greift automatisch der Basishonorarsatz, also der untere Tafelwert und damit das geringstmögliche Honorar der gesamten Spanne (§ 7 HOAI).

Wer Honorare „aus dem Bauch heraus“ schätzt oder aus alten Angeboten übernimmt, fällt so auf die für das Büro ungünstigste Voreinstellung zurück. Und Vorsicht: Eine einmal wirksam getroffene Vereinbarung ist bindend, auch wenn sie zu niedrig ausfällt. Nachträgliche „Aufstockungen“ auf höhere Sätze sind nur möglich, wenn keine Textform-Vereinbarung existiert.

Fehler 2: Anrechenbare Kosten falsch ermittelt

Die anrechenbaren Kosten sind die Basis der gesamten Berechnung. Jeder Fehler hier wirkt sich direkt auf das Gesamthonorar aus. Typisch ist der Ansatz der kompletten Bausumme: Doch nicht jede Kostengruppe nach DIN 276 zählt. Grundstück, Baunebenkosten und Finanzierung bleiben außen vor, und bei technischen Anlagen greift die 25-Prozent-Regel, sofern die Planung nicht durch das Büro selbst erfolgt.

Wer pauschal alles ansetzt, erzeugt eine im Streitfall nicht haltbare Bemessungsgrundlage. Wie sich die anrechenbaren Kosten korrekt zusammensetzen und welche Fehler dabei am häufigsten passieren, lesen Sie ausführlich in unserem Beitrag zur Berechnung der anrechenbaren Kosten nach HOAI.

Fehler 3: Honorarzone zu niedrig eingestuft

Die Einstufung in die richtige Honorarzone (I bis V) ist kein Ermessensspielraum, sondern ein geregeltes Verfahren nach Bewertungspunkten. Gerade anspruchsvolle Projekte werden häufig zu konservativ bewertet. Das reduziert das Honorar unnötig und kann bei größeren Vorhaben schnell fünfstellige Abweichungen verursachen.

Besonders tückisch seit 2021: Eine falsch (zu niedrig) vereinbarte Honorarzone kann heute wirksam sein und lässt sich dann nicht mehr einfach auf die objektiv richtige Zone korrigieren, anders als noch unter der HOAI 2013.

Fehler 4: Umbauzuschlag und Bestandsleistungen nicht vereinbart

Ein Klassiker und für Architekturbüros besonders schmerzhaft, weil ein großer Teil der Projekte heute im Bestand stattfindet.

Da die HOAI-Honorartafeln den Aufwand eines Neubaus abbilden, führt Planen im Bestand ohne gesonderte Vergütung systematisch zur Untervergütung: Bestandsaufnahme und -analyse, unvollständige oder veraltete Bestandspläne, unerwartete Befunde während der Bauphase, die Abstimmung mit dem Denkmalschutz und das konstruktive wie gestalterische Anpassen neuer Bauteile an vorhandene Substanz verursachen einen Mehraufwand, den ein Neubauhonorar schlicht nicht abdeckt.

Genau dafür gibt es zwei getrennte Hebel, die in der Praxis häufig verwechselt oder nur zur Hälfte genutzt werden:

1. Der Umbauzuschlag. Er ist ein prozentualer Aufschlag auf das ermittelte Honorar und gleicht den erhöhten Schwierigkeitsgrad im Bestand aus. Der Rahmen reicht bei einem durchschnittlichen Schwierigkeitsgrad bis 33 % bei Gebäuden und bis 50 % bei Innenräumen. Der entscheidende Punkt seit 2021: Der Zuschlag ist nicht mehr automatisch geschuldet, sondern muss ausdrücklich in Textform vereinbart werden. Fehlt die Vereinbarung, gilt lediglich ein Zuschlag von 20 % ab durchschnittlichem Schwierigkeitsgrad als vereinbart. Wer den höheren Aufwand nicht aktiv absichert, verschenkt also die Differenz zu den möglichen 33 % bzw. 50 %.
2. Die mitzuverarbeitende Bausubstanz. Sie ist etwas ganz anderes als der Zuschlag und wird oft übersehen: Vorhandene Bausubstanz, die technisch oder gestalterisch in die Planung einbezogen wird, ist angemessen in die anrechenbaren Kosten einzurechnen, erhöht also bereits die Bemessungsgrundlage, auf die der Zuschlag dann noch obendrauf kommt. Wer nur den Zuschlag vereinbart, die Bausubstanz aber nicht ansetzt, verschenkt den ersten Hebel komplett.

Praxisbeispiel 1 – der vergessene Zuschlag: Ein Büro plant den Umbau eines Bürogebäudes und vereinbart im Vertrag kein Wort zum Umbauzuschlag. Es erbringt denselben, tatsächlich höheren Planungsaufwand wie bei einem anspruchsvollen Umbau, kann aber später nur den 20-%-Auffangwert statt der vertretbaren 33 % durchsetzen. Bei einem Grundhonorar von z. B. 60.000 € sind das rund 7.800 € Honorar, die allein durch eine fehlende Zeile im Vertrag verloren gehen.

Praxisbeispiel 2 – die übersehene Bausubstanz: Bei einer denkmalgeschützten Sanierung wird die erhaltene, mitzuverarbeitende Tragstruktur nicht in die anrechenbaren Kosten einbezogen. Dadurch sinkt die gesamte Bemessungsgrundlage und weil der Umbauzuschlag prozentual darauf aufsetzt, wirkt der Fehler doppelt: zu niedrige Basis und zu niedriger Zuschlag.

Die Konsequenz: Umbauzuschlag und mitzuverarbeitende Bausubstanz gehören ausdrücklich und in Textform in den Vertrag – idealerweise schon im Angebot, nicht erst in der Schlussrechnung. Denn nachträglich lässt sich beides kaum noch durchsetzen.

Fehler 5: Nachträge und Schlussrechnung im Excel-Medienbruch

Leistungen, die ohne saubere Dokumentation erbracht werden, lassen sich im Streitfall kaum durchsetzen. Manuelle Übertragungen aus externen Rechnern oder Excel erzeugen Medienbrüche zwischen Kalkulation, Angebot und Schlussrechnung, ein strukturelles Honorardefizit, das oft erst im Jahresvergleich sichtbar wird.

Hinzu kommt eine rechtliche Grenze: Spätere Baukosten oder Nachträge der ausführenden Firmen dürfen nicht zur nachträglichen Erhöhung der Kostenberechnung herangezogen werden. Die HOAI entkoppelt das Honorar bewusst von den tatsächlichen Baukosten. Korrigierbar sind nur offensichtliche Rechenfehler oder vergessene Positionen.

Die gute Nachricht: Alle fünf Fehler lassen sich mit einer klaren, nachvollziehbaren Systematik vermeiden. Wer Honorare von Anfang an sauber vereinbart und lückenlos dokumentiert, sichert nicht nur seine Marge, sondern steht im Streitfall auf festem Boden.

So vermeiden Sie diese Fehler – Schritt für Schritt

Unser kostenloser Leitfaden zeigt die HOAI-Systematik anhand eines vollständig durchgerechneten Praxisbeispiels – von den anrechenbaren Kosten bis zur prüffähigen Schlussrechnung, inklusive der häufigsten Fehlerquellen. Jetzt den kostenlosen HOAI-Leitfaden herunterladen.

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Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für die verbindliche Beurteilung Ihres Einzelfalls ziehen Sie bitte fachkundigen Rat hinzu.

 

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