Große Datenmengen via Internet versenden – bequem und kostensparend

Artikel aus dem “Deutschen Architektenblatt”, 11/2008, von Dipl.-Ing. Eric Sturm

Digitale Pläne sind als CAD- oder PDF-Dateien häufig mehrere Megabyte (MB) groß. Soll ein ganzer Plansatz verschickt werden, kommen schnell Datenmengen von 10 MB und mehr zusammen, die die E-Mail-Postfächer mancher Empfänger “zum Überlaufen” bringen. Müssen digitale Bilder versandt werden, sind die Dateien oft noch größer. Wer nicht auf die gute alte CD-ROM zurück greifen möchte, kann heute internet-basierte Alternativen nutzen.

Um Plan-Dateien von A nach B zu übermitteln, war der Datenaustausch per ISDN in den 1990er Jahren oft die einzige Möglichkeit. Das Prozedere war nicht sonderlich benutzerfreundlich und die Bereitstellung bzw. Übertragung der Daten ließ sich schlecht dokumentieren.
Die zunehmende Verbreitung des Internets ermöglichte als Alternative den Datei-Versand per E-Mail. Wesentlich komfortabler und transparenter, doch auch hier gab und gibt es Tücken: Wer Mails mit zu großen Dateianhängen versendet, riskiert mitunter, dass seine Nachricht den Empfänger nicht erreicht: Je nach E-Mail-Server auf Empfängerseite kann es vorkommen, dass Dateien, die größer als 10, 12 oder 15 MB sind, nicht zugestellt werden. Auch wenn die Empfänger – z. B. in ländlichen Gebieten – nicht mit einer breitbandigen Internet-Verbindung wie DSL o. ä. “am Netz” sind, macht man sich mit derart großen E-Mail-Anhängen keine Freunde.

Bisher noch Standard: Planversand per E-Mail

Trotzdem ist der E-Mail-Versand in vielen Büros nach wie vor die Standardlösung beim Datenaustausch. “Wenn keine besonderen Anforderungen bestehen, wird bei uns der Planversand per E-Mail durchgeführt.” erzählt Thomas Steinhart von Blocher Blocher Partners aus Stuttgart. Auch Dirk Risse, Fassadenplaner aus Falkensee, bestätigt: “Am häufigsten ist der Datenversand per E-Mail. Der Nachteil ist jedoch die Dauer, wenn einem nur eine extrem langsame Verbindung zur Verfügung steht.”
Als Alternative blieb in der Vergangenheit lediglich das Brennen der Dateien auf CD-ROM oder DVD. Durch den zeitlichen und finanziellen Aufwand für Verpackung und Versand ist dies jedoch auf Dauer kein befriedigendes Verfahren, hinzu kommen mitunter lange Laufzeiten für den Post- und Kurierversand.

Alternativen via Internet: FTP und “Virtuelle Projekträume“

“Bis vor kurzem habe ich alles gebrannt und per Kurier verschickt. Dabei ging viel Zeit verloren” so der Architektur-Fotograf Victor Brigola. Seit Anfang des Jahres nutzt der 36-jährige Berliner einen FTP-Server zur Bereitstellung von Daten für seine Kunden (FTP = File Transfer Protocol). Voraussetzung dafür ist die Anmietung von Speicherplatz im Internet, der heutzutage jedoch recht günstig zu mieten ist. So sind z. B. für 1 Gigabyte (GB) monatlich ca. 5 EUR zu bezahlen. Beim FTP-Verfahren werden die Dateien mit einem FTP-Programm auf den Server geladen. FTP-Programme sind entweder kostenlos oder für ca. 30-50 EUR erhältlich. Die in den Datenaustausch eingebundenen Projektpartner können – je nach Zugriffsrechten – ebenfalls mit einem FTP-Programm (ähnlich wie vom “Windows Explorer” gewohnt) auf ein oder mehrere Ordner zugreifen und sich die gewünschten Daten per Doppelklick herunter laden.
Ungeübte Computer-Nutzer kann der Datenzugriff per FTP-Programm jedoch überfordern. In diesen Fällen bietet sich folgende Alternative an: den Empfängern werden direkte Links auf einzelne Dateien zugeschickt. “Durch Anklicken des Links kann der Empfänger die Daten ohne weitere Einstellungen einfach herunter laden.” beschreibt Thomas Steinhart das auch in seinem Büro praktizierte Verfahren. Für den Empfänger sei dies die komfortabelste Art des Empfangs von sehr großen Datenmengen. Der Planer weist aber auch auf einen Nachteil bei der Nutzung von FTP-Servern hin: “Der Aspekt der Dokumentation bleibt hier auf der Strecke.”

Datentransfer per FTP-Server: Links die eigene Festplatte, rechts die Daten auf dem Server (Screenshot: fireftp)

Um eine lückenlose Dokumentation der Plan-Bereitstellung und des Plan-Empfangs zu garantieren, werden bei mehr und mehr Bauprojekten “Virtuelle Projekträume“ eingesetzt. “Damit stehen allen Beteiligten – Zugriffsrechte vorausgesetzt – immer die aktuellsten Pläne zur Verfügung“ erläutert Dirk Risse einen weiteren Vorteil der webbasierten Planverwaltung. Doch der Ingenieur hat nicht nur positive Erfahrungen mit Projekträumen im Internet gemacht: “Dadurch, dass die Pläne immer aktuell sind, halten es die Einsteller häufig nicht mehr für nötig, die ausführenden Gewerke auf Planungsänderungen hinzuweisen, die diese Gewerke betreffen.“ Der Fassadenplaner sieht hier das Projektmanagement gefordert, auf eine ausreichende Kommunikation zwischen den Nutzern zu achten.
Für Thomas Steinhart bietet der Einsatz von Projekträumen eine Möglichkeit zur Qualitätssicherung in der Planung von Bauprojekten: “Insbesondere für unseren Auftraggeber ist dies ein entscheidender Vorteil, denn er hat im Anschluss alle für das Projekt relevanten Zeichnungen in einer Nomenklatur vorliegen.“

Große Dateien versenden, ohne das E-Mail-Postfach zu verstopfen

Sogenannte “Filehoster“ (frei übersetzt “Daten-Beherberger“) ermöglichen das Bereitstellen von Dateien im Internet ganz ohne FTP-Server oder “Virtuellen Projektraum“. Filehoster sind web-basierte Dienste, auf deren Servern Dateien von der eigenen Festplatte per Browser hochgeladen werden können. Nach Eingabe der Empfänger-E-Mail-Adresse wird diesem eine Benachrichtigung gesendet. Der Empfänger kann sich nun per Klick auf einen Link in der Benachrichtigungs-Mail die bereit gestellte Datei herunter laden. Vorteil: Eine eventuell vorhandene Größenbegrenzung des E-Mail-Postfachs wird umgangen. Außerdem lässt sich die Datei auch für unbegrenzt viele Empfänger auf dem Server des Filehosters bereit stellen, auf Wunsch passwort-geschützt. Ein weiterer Vorteil: in der Regel sind Filehosting-Dienste kostenlos.

Zwei (englisch-sprachige) Dienste, bei denen große Dateien hochgeladen und dort zum Download bereit gestellt werden können:

Humyo: www.humyo.co.uk

in.solit.us: http://in.solit.us

Tipp: Webbasierte E-Mail-Dienste zum gemeinsamen Datenaustausch nutzen

Wenn die Größenbeschränkungen beim eigenen E-Mail-Konto den Austausch großer Dateianhänge erschweren, kann die projektbezogene Nutzung eines webbasierten E-Mail-Dienstes eine Lösung sein: Bei einigen der großen Anbieter von E-Mail-Konten im Internet (sogenannte “Webmailer“) ist der Versand und Empfang von E-Mail-Anhängen von 20 MB Größe und mehr möglich.

Um im Rahmen eines Projektes Daten auszutauschen, liesse sich solch ein Webmail-Konto z. B. von Architekturbüro und Fachplanern als gemeinsame Plattform nutzen: Die Dateien werden entweder “von aussen“ an die entsprechende Webmail-Adresse gesandt oder innerhalb des Webmailers hochgeladen. Alle Zugriffsberechtigten können nun auf die Dateien zugreifen. Durch die Datierung der einzelnen E-Mails bietet diese etwas unkonventionelle Vorgehensweise sogar eine (wenn auch rudimentäre) Dokumentation des Planversands.

22.11.2008

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