Bald ist es soweit – die elektronische Rechnungsstellung wird zur Pflicht.
Ab dem 01. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung (kurz E-Rechnung) im B2B-Bereich – also im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen – in Deutschland verpflichtend eingeführt.
Sie sind auf der Suche nach einem kostenlosen “Viewer”, um E-Rechnungen anzuzeigen? Hier geht’s zur Viewer-Übersicht 👇🏻
Die Einführung der E-Rechnung beginnt im Januar 2025 – Zeit zu handeln! (Grafik: Internet für Architekten)
Die Umstellung auf die E-Rechnung betrifft natürlich auch Architektur- und Ingenieurbüros.
Aber keine Panik: Zunächst – also ab 01.01.2025 – müssen alle Unternehmen „nur“ in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und rechtssicher zu archivieren.
Es gelten recht großzügige Übergangsfristen, siehe unten.
Gibt es Übergangsfristen bei der E-Rechnung?
Ja, die Einführung erfolgt schrittweise. Bei der Umstellung auf die E-Rechnung gelten folgende Übergangsregelungen:
- 2025 bis 2026: Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen ausstellen, sofern der Empfänger zustimmt. Elektronische Rechnungen (also z. B. PDF-Rechnungen), die nicht dem neuen Format entsprechen, sind ebenfalls zulässig.
- Bis Ende 2027: Kleinere Unternehmen mit einem Umsatz bis zu 800.000 Euro im Vorjahr können weiterhin Papierrechnungen nutzen.
- Ab 2028: Die E-Rechnungspflicht gilt für alle Unternehmen ohne Ausnahmen.
E-Rechnung? – reicht nicht eine PDF-Datei wie bisher ⁉️
„Eine E-Rechnung liegt zukünftig nur dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das strukturierte elektronische Format muss entweder der Norm EN 16931 entsprechen oder kann unter bestimmten Voraussetzungen zwischen den Beteiligten vereinbart werden.“
Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) / e-rechnung-bund.de
Hintergrund: Was ist eigentlich eine E-Rechnung?
E-Rechnungen müssen in einem strukturierten XML-Format erstellt werden – reine PDF-Dateien sind nicht ausreichend.
Für Laien eher unübersichtlich: Ausschnitt aus dem XML-Code einer E-Rechnung (Screenshot einer Beispielrechnung, die bei der Installation des Open Source-Tools Quba mit heruntergeladen wird, siehe Liste unten)
Bis 2028 müssen alle Unternehmen auch E-Rechnungen versenden können (siehe oben). Diese Umstellung erfordert häufig den Einsatz neuer Software, um die Einhaltung der Normen sicherzustellen.
Programme zur Ausstellung von E-Rechnungen müssen die Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 erfüllen. In Deutschland übliche Formate sind u. a. “XRechnung” oder “ZUGFeRD”. Darüber hinaus gibt es (in Ausnahmefällen) weitere Formate, die den geforderten Datenaustausch ermöglichen.
Weitere Informationen zum Thema „E-Rechnungen“ finden Sie u. a. auf der Website der AKNW oder auf der Website e-rechnung-bund.de des BMI.
E-Rechnungen anzeigen: Kostenlose Viewer verwenden!
Unabhängig vom genauen Format der E-Rechnung ist es wichtig zu verstehen, dass es sich dabei um XML-Dateien handelt. Diese können zwar mit Browsern wie Firefox oder Chrome sowie mit einem Texteditor geöffnet werden.
Für Laien sind sie aber ohne spezielle Software, die den Inhalt übersichtlich darstellt, nur schwer lesbar. Hier kommen die Viewer für E-Rechnungen ins Spiel.
Anzeige einer E-Rechnung im kostenlos nutzbaren Tool “Quba” (Open-Source-Software für Mac, Windows-PC und Linux). Hier der Screenshot einer Beispielrechnung, die beim Download der Software mit heruntergeladen wird.
Die Anbieter von umfangreicher Buchhaltungssoftware haben in der Regel eine Viewer-Funktion in ihre Tools integriert. Wenn Sie aber – zum Beispiel als Einzelunternehmer ab Januar 2025 – eine E-Rechnung einfach nur anzeigen möchten, sind einfache E-Rechnungs-Viewer eine gute Lösung.
Glücklicherweise gibt es inzwischen auch diverse kostenlose Möglichkeiten, E-Rechnungen mit einem Viewer anzuzeigen. Einige dieser Tools sind für die Installation auf der eigenen Festplatte konzipiert.
Ein Beispiel für klassische Software zur lokalen Installation ist der Open-Source-Viewer “Quba” (siehe Liste unten). Andere werden als webbasierte Software angeboten – ein moderner Browser und ggf. eine kurze Anmeldung reichen für die Nutzung aus.
Aber Vorsicht: Das Betrachten von Rechnungen in einem webbasierten Tool (also quasi auf dem Server eines fremden Unternehmens) kann datenschutzrechtliche Fragen aufwerfen. Dies gilt insbesondere dann, wenn der Serverstandort des jeweiligen Anbieters außerhalb der Europäischen Union liegt.
Übersicht: Kostenlose E-Rechnungs-Viewer
Hier finden Sie einige kostenlose E-Rechnungs-Viewer (zur Installation und webbasiert).
Wichtig: Diese Linkliste wurde nach einer kurzen Recherche im Internet zusammengestellt – ohne Anspruch auf Vollständigkeit. Die Reihenfolge stellt keine Wertung dar. Und die Qualität der genannten Tools kann ich aus der Ferne leider auch nicht beurteilen.
| Name | Art | Beschreibung | Website |
|---|---|---|---|
| Quba | Installation (Windows, Mac, Linux) | Open-Source E-Rechnungs-Viewer, der E-Rechnungen per Drag & Drop anzeigt und XML-Dateien tabellarisch darstellt. | quba-viewer.org |
| InvoiceViewer | Installation (Mac) | Kostenlose Software, visualisiert und verwaltet eingehende E-Rechnungen, sortiert sie automatisch nach Datum. | mediaatelier.com |
| Papierkram E-Rechnung-Viewer | Webbasiert | Kostenloser Online-Viewer, mit dem Sie XML-Rechnungen im Browser anzeigen, prüfen und als PDF speichern können. | papierkram.de |
| primeXchange XRechnungs-Viewer | Webbasiert | Ermöglicht die kostenlose Visualisierung von E-Rechnungen als generisches PDF. | tools.primexchange.de |
| EPO E-Rechnung Viewer | Webbasiert | Bietet eine kostenlose Version zum Umwandeln von XRechnungen in lesbare HTML-Dateien. Die Gratisversion erlaubt bis zu 50 Rechnungen pro Monat. | epoconsulting.com |
| WISO Mein Büro Rechnungen Free | Webbasiert (Anmeldung erforderlich) | Online-Viewer, nach Anmeldung nutzbar. Ermöglicht das Lesen und Erstellen von E-Rechnungen. | buhl.de |
| B2Brouter | Webbasiert (Anmeldung erforderlich) | Ermöglicht kostenloses Betrachten von XRechnungen nach Anmeldung. Bietet zusätzliche Funktionen wie Erstellung und Versand von E-Rechnungen. | b2brouter.net |
Weitere Informationen zum "Construction Love"-Festival finden Sie hier.
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Wichtige Hinweise: Die Vollständigkeit und Richtigkeit der hier aufgeführten Daten können wir leider nicht garantieren. Bitte überprüfen Sie alle Angaben immer auf den Seiten der jeweiligen Anbieter. Und: „Internet für Architekten“ ist NICHT der Veranstalter der hier genannten Webinare. Wir weisen hier lediglich auf diese Veranstaltungen hin.