Ein Gastbeitrag von Hendrik Seibel, Dr. techn. Dipl.-Ing. Architekt, Düsseldorf und Edgar Haupt, Dipl.-Ing. und Agiler Coach, Köln
Laut Microsoft (MS) liegt der Marktanteil von MS 365 – der cloudbasierten Plattform für Apps und Dienste – in Deutschland bei 85 Prozent. Der Anteil in der Planungsbranche dürfte ähnlich hoch sein. Eine der großen Fragen ist dabei, wie man die zahlreichen Apps in der Praxis effizient einsetzt. Dieser Beitrag soll dafür Antworten liefern. Grundlage sind die Anwendungen in einem Architektur- und einem TGA-Büro sowie zahlreiche Erfahrungsberichte von Teilnehmern unseres Lehrgangs “Agil und Lean im Planungsbüro 5.0”, Stand Mai 2025.
Digitaler Workspace – Strategie und Struktur
Klare und im Team abgestimmte Prozesse bestimmen die Auswahl der Tools. Dafür sollten folgende Regeln beachtet werden:
- Keine Tools ohne Prozesslogik.
- Abläufe zuerst sichtbar machen.
- Rollen und Verantwortlichkeiten klären.
- Daraufhin Tools auswählen, anpassen und schulen.
- KI macht Arbeiten einfacher und schneller.
- Erfolgreiche Anwendung braucht Arbeitskultur.
Die Basisstruktur eines digitalen Workspaces mit Microsoft 365 im Planungsbüro (Abbildung: Edgar Haupt)
Basis ist der SharePoint, auf dem alle Dokumente und Apps zur einfachen Auffindbarkeit übersichtlich sortiert werden. „Teams“ dient dabei als zentrale Kommunikationsplattform, in die alle Apps eingebunden sind.
Besonders ist Loop. Diese App kann selbstständig zur Projektorganisation genutzt werden, bietet aber vor allem sogenannte Komponenten, also Vorlagen wie Listen, Tabellen und Boards, die in alle anderen Apps integriert werden können und sich in Echtzeit synchronisieren.
MS365 – Übersicht der einzelnen Tools im Projektkontext
| Tool | Einsatzzweck im Projekt | Stärken/Besonderheiten |
|---|---|---|
| Teams | Zentrale Plattform für Kommunikation, Meetings, Dateiablage & Integration | Alles an einem Ort, Kanäle für Teilprojekte, Integration mit Planner, SharePoint, OneNote |
| SharePoint | Dateiablage, Versionskontrolle, strukturierte Projektordner | Berechtigungen steuerbar, externe Zusammenarbeit, zentrale Projektbibliothek |
| Outlook | Projekt-E-Mails, Terminplanung, Kalenderkoordination | Freigegebene Postfächer, Kalenderfreigaben, Loop-Integration möglich |
| OneNote | Besprechungsnotizen, Protokolle, Brainstorming | Strukturierte Abschnitte, in Teams-Kanälen integrierbar, synchronisiert über Geräte |
| To Do | Persönliche Aufgaben, Wiedervorlagen, Follow-Ups | Tagesplanung, synchronisiert mit Planner & Outlook |
| Planner | Aufgabenmanagement im Team, Zuweisung und Fortschrittskontrolle | Einfach, visuell, Kanban-Stil, gut in Teams integrierbar |
| Loop | Agile Inhalte: Live-Komponenten in Teams, Outlook und bald Loop-App | Ideal für gemeinsame Checklisten, Brainstorming, Statusberichte in Echtzeit |
| Power Automate | Automatisierung wiederkehrender Abläufe (z. B. E-Mail → SharePoint speichern) | Zeitersparnis, regelbasierte Workflows |
| Forms (optional) | Rückmeldungen von Kunden oder Team, Umfragen | Schnelle Datenerfassung, z. B. zur Zufriedenheit oder Projektumfragen |
| Copilot | Brainstorming zu Abläufen, Bilderstellung, Assistent für Informationen | Vernetzung von Informationen aus verschiedenen Tools |
Anmerkung Whiteboard
Das Whiteboard von Microsoft erfüllt (noch) nicht die Qualitäten anderer kollaborativer Plattformen. Besser funktioniert die Einbindung von Whiteboards von Anbietern wie Mural, Miro oder Conceptboard.
Zeit – Prozesse – Aufgaben
Traditionell werden Terminpläne mit MS Project erstellt. Neben der Basis-App gibt es vier weitere Versionen. Die Basis-Version genügt oft, zumal zunehmend Funktionen von Project in den Planner integriert sind, wie z. B. das Gantt-Chart.
MS365 – Vergleich von Planner und Project
| Kriterium | Microsoft Planner | Microsoft Project |
|---|---|---|
| Zielgruppe | Teams mit einfacheren, agilen Projektanforderungen | Projektmanager mit komplexen Projektstrukturen |
| Ansicht & Steuerung | Kanban-Boards, Buckets, Labels | Gantt-Diagramme, Netzpläne, Ressourcenplanung |
| Komplexität | Sehr niedrig (intuitiv) | Hoch (erfordert Einarbeitung) |
| Ressourcenplanung | Nicht verfügbar | Umfangreiche Funktionen: Zeit, Kosten, Ressourcen |
| Aufwandsschätzung | Manuell durch Listen & Zuweisung | Detaillierte Aufwands- & Zeiterfassung |
| Integration in Teams | Vollständig integriert | Nur über App-Anbindung/zusätzliche Lizenz |
| Lizenzbedarf | In Office 365 enthalten | Separate Lizenz erforderlich (Project Plan 1–5) |
| Conclusio | Ideal für Architektur- und Ingenieurbüros mit kleineren bis mittleren Projekten | Sinnvoll bei komplexen, mehrstufigen Projekten mit Budgetverfolgung |
„Copilot“-KI macht Arbeiten leichter
Mit dem Copilot bietet Microsoft einen sehr nützlichen KI-Agenten. Dieser basiert auf ChatGPT. Man kann Texte und Bilder bearbeiten und generieren, Protokolle schreiben, Inhalte-Apps synchronisieren, Abläufe automatisieren.
Der MS 365 Copilot ist kostenpflichtig und muss zusätzlich gekauft werden. Nur als Premium-Version ist er umfänglich und smart nutzbar. Der Workspace funktioniert auch ohne Copilot.
MS365 – Einbindung von Copilot (Generative KI und GPT)
| Tool | Nutzen von Copilot |
|---|---|
| Teams | Zusammenfassungen von Meetings, Chat-Antworten vorschlagen, Gesprächsnotizen generieren |
| Outlook | E-Mails zusammenfassen, auf E-Mails antworten lassen, Tonalität anpassen |
| Word | Berichte oder Gutachten entwerfen lassen, Entwürfe kommentieren oder verbessern |
| Excel | Auswertungen automatisch erstellen, Diagramme generieren, Daten interpretieren |
| PowerPoint | Präsentationen aus Word-/Notizen oder Gliederungen erstellen |
| Loop | Inhalte iterieren, Texte überarbeiten, Live-Zusammenfassungen einfügen |
| Planner (soon) | Automatisierte Vorschläge zur Priorisierung & Terminierung von Aufgaben. Analyse von Bauzeitenplänen |
| OneNote | Zusammenfassungen auch aus handschriftlichen Notizen generieren |
| Power Automate | Copilot kann in Power Automate zur vereinfachten Erstellung von Workflows genutzt werden |
Hinweise für die praktische Anwendung im Architektur- und Ingenieurbüro
- Kostenpflichtiges Add-On (ca. 30 Euro/Monat und User)
- Ergebnisse sind abhängig von Datenstruktur und Dokumentenverwaltung
- Bei MS365 Konfiguration gemäß DSGVO möglich und erforderlich
- Implementierung zunächst in Word, Outlook, Teams & Excel
- Lokaler Datenbezug über SharePoint und/oder OneDrive ist Voraussetzung für präzise Resultate
Muster-Prompts bzw. konkrete Anwendungsfälle
- Outlook
- Fasse alle E-Mails zur Bauphase des Projekts XY in drei Sätzen zusammen.
- Formuliere eine professionelle Antwort auf die Anfrage des Bauherrn zur Kostenübersicht.
- Teams
- Erstelle eine Zusammenfassung der gestrigen Teams-Besprechung im Kanal Entwurf.
- Was waren die wichtigsten Punkte aus dem letzten Gespräch mit dem Statiker?
- Word
- Schreibe einen Entwurf für das Protokoll des Kick-off-Meetings zum Projekt.
- Verbessere die Tonalität dieses Gutachtens für die Bauaufsicht.
- Excel
- Analysiere die Baukostenübersicht und finde Ausreißer oder Budgetüberschreitungen.
- Erstelle ein Balkendiagramm mit den monatlichen Ausgaben für das Projekt.
- PowerPoint
- Erstelle eine Präsentation auf Basis dieses Word-Dokuments zum Projektstand.
- Füge einen Folienentwurf hinzu, der die nächsten Schritte im Bauablauf visualisiert.
- Loop
- Starte eine Loop-Komponente mit einer Checkliste für die nächste Baustellenbegehung.
- Formuliere eine Status-Zusammenfassung für das Projektteam in Loop-Format.
- Copilot Tool
- Erstelle mir eine Zusammenfassung aller aktuell offenen Aufgaben. Beziehe hierbei sowohl Teams als auch meine Mails mit ein.
- Gib mir eine Zusammenfassung zum Projekt Neubau Kita Stadtpark – inklusive aktueller Mails aus Outlook, letzter Teams-Besprechung und zugehöriger Word-Dokumente.
Wichtig
Microsoft bietet im Zusatzmodul „Prompts“ mehrere hilfreiche Prompt-Vorschläge für die unterschiedlichsten Anwendungsfälle.
MS 365 – Projekt-Setup
- Microsoft Teams: Projekt-Team anlegen
- Allgemein: Überblick, Ankündigungen, Kick-off
- Planung: Terminplanung, Aufgaben, Zeitpläne
- Entwurf: Entwurfsarbeit, Modelle, Skizzen
- Bauleitung: Baustellenkommunikation, Mängelberichte
- Dokumente & Verträge: Pläne, Gutachten, Verträge, Angebote
- Besprechungen & Protokolle: Besprechungstermine, Protokolle
- Finanzen: Budget, Rechnungen, Abrechnung
- SharePoint: Projektordnerstruktur
- 01_Verlauf & Kickoff
- 02_Entwurfsplanung
- 03_Eingabeplanung
- 04_Ausführungsplanung
- 05_Bauleitung
- 06_Verträge & rechtliche Unterlagen
- 07_Kommunikation (Kunden & Partner)
- 08_Rechnungen & Finanzen
Bauprojektmanagement im digitalen Workspace: Beispiel für die Projektorganisation in Sharepoint (Screenshot: Hendrik Seibel)
- OneNote: Projekt-Notizbuch
- Kick-off-Protokoll
- Wöchentliche Teammeetings
- Kundenbesprechungen
- Aufgaben-Notizen
- Baufortschritt
- Planner: Aufgabenorganisation im Team
- Buckets: Backlog, in Arbeit, QT, Fertig
- Labels: Architektur, Haustechnik, Auftragnehmer, Behördlich, Kunde, Intern
- Outlook: Kalender & Projektmails
- Gemeinsamer Projektkalender
- Freigegebenes Postfach: projekt.[projektname]@unternehmen.com
- Automatische Weiterleitung wichtiger Mails an Planner/Teams via Power Automate
- Loop-Komponenten für die Kollaboration
- Tageschecklisten, Feedbacks oder Statusübersichten als Loop-Komponente im Teams-Chat
- In Outlook-E-Mails einbindbar für Rückmeldungen
- Optional: Automatisierungen (Power Automate)
- Neue E-Mail mit dem Betreff „Vertrag“ → automatisch in SharePoint-Ordner „Verträge“ speichern
- Erinnerung an Teammitglieder bei überfälligen Aufgaben
Zwischenbericht zu Copilot von Chris Grässle (Palmert & Grässle)
Produktivität auf Knopfdruck – Wie MS Copilot den Büroalltag verändert
Als technischer Geschäftsführer eines Ingenieurbüros für die TGA (Landkreis Esslingen) habe ich das Ziel, unsere Prozesse agiler, schlanker und digitaler zu gestalten. Microsoft Copilot ist dabei eines der vielversprechendsten Werkzeuge unter den verfügbaren KI-Lösungen.
Erster Eindruck
Die Integration in Outlook und Teams war besonders hilfreich. Ich kann innerhalb weniger Minuten eine professionelle Antwort an einen Bauherrn verfassen – mit einem passenden, ruhigen Ton. Besonders beeindruckend: Die automatische Zusammenfassung von Projekt-E-Mails – sogar mobil per Smartphone – inklusive Handlungsbedarfen. Das sparte mir täglich ca. 15–20 Minuten.
Word & PowerPoint
Bei der Erstellung eines Protokolls für eine Projektbesprechung greift Copilot auf die Meeting-Notizen aus Teams zurück. Der Entwurf ist zu 85 Prozent sofort verwendbar. Außerdem vereinfachen wir den Abschluss von Leistungen für unsere Kunden, durch die KI-gestützte Erstellung von Präsentationen auf Basis unserer Abschlussberichte oder anderer Projektdokumente.
Grenzen
Copilot ist kein „Autopilot“. Ohne strukturierte Datenbasis und klare Eingabeaufforderung bleibt die Qualität mittelmäßig. Erst mit gezieltem Prompten und einer sauberen SharePoint-Struktur entfaltet das System seine Stärke. Hilfreich ist auch, dass Microsoft integrierte Prompt-Vorlagen bereitstellt – besonders für Einsteiger ein echter Gewinn.
Unsere Lessons Learned
Wer Copilot erfolgreich im Ingenieur- oder Architekturbüro einsetzen will, muss zuerst seine Dateninfrastruktur aufräumen – dann aber kann man sich auf ein echtes Effizienz-Upgrade freuen. Der Faktor Mensch darf bei aller KI-Euphorie nicht vergessen werden. Widerstände müssen durch gute Kommunikation und mit viel Geduld bei den Kollegen reduziert werden.
Weiterführender Hinweis
- Im IWW-Lehrgang „Agil + Lean im Planungsbüro 5.0“ lernen Sie in drei aufschluss- und impulsreichen Tagen moderne Arbeitsweisen und bewährte Tools kennen, die sich kongenial mit funktionierenden Instrumenten verbinden lassen.
- Das oben beschriebene Thema „Digitaler Workspace MS 365 hält Einzug in den Planeralltag“ ist Bestandteil des zweiten Lehrgangs-Tages unter der Headline „Agil + Lean Digital“.
- Das Gesamtprogramm finden Sie hier: agiles-planungsbuero.de/programm
Dieser Beitrag erschien zuerst in der Fachzeitschrift „PBP Planungsbüro professionell“.
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