Die Branchenlösung ingo365 stemmt die digitale Transformation in Ingenieur- und Architekturbüros

Gesponserter Beitrag von newvision

Die integrierte ERP-Software ingo365 von newvision wurde passgenau auf die Anforderungen von Ingenieuren und Architekten hin entwickelt.

Die mehr als zwanzigjährige Praxiserfahrung, welche in ihr steckt, deckt die kaufmännischen und administrativen Prozesse in Planungsbüros auf voller Länge ab. Sie ergänzt damit das technische Fachwissen des Projekt- und Büroleiters um die betriebswirtschaftliche Ebene und schafft Raum für die datengestützte Konzentration auf Projekte. Mehr dazu lesen Sie in den kommenden Abschnitten.

Die Branchenlösung ingo365 stemmt die digitale Transformation in Ingenieur- und Architekturbüros (Grafik: newvision)

Die Branchenlösung ingo365 stemmt die digitale Transformation in Ingenieur- und Architekturbüros (Grafik: newvision)

Das Planungsbüro 4.0 – Optimierung der Geschäftsabläufe mit ingo365

Die SaaS (Software as a Service)-Lösung ingo365 wird in der Microsoft Cloud gehostet und sichert die Daten in hochmodernen Microsoft Azure-Rechenzentren. Das liefert direkt die Einbettung von bewährten Microsoft 365-Produkten wie etwa Teams, SharePoint, PowerPoint, Excel, Outlook und vielem weiteren.

Ein Beispiel für diese Integration ist die projektorientierte Ablage von E-Mails und Dokumenten über Outlook. Vorbei die Zeiten, wo man auf wichtige E-Mail-Nachrichten auf dem persönlichen System des abwesenden Kollegen nicht zugreifen konnte.

Als branchenbezogene ERP-Software zeichnet sich ingo365 durch ihren modulhaften Aufbau aus. Dieser wird in der obenstehenden Grafik gut veranschaulicht. Im Folgenden wollen wir uns das Ganze aber ein wenig näher zu Gemüte führen.

Die Funktionalitäten von ingo365 unterstützen alle Geschäftsabläufe im Planungsbüro

Effizientes Projektmanagement sichert den nachhaltigen Erfolg im Planungsbüro. Daher ist es wichtig, dass alle Angebote, Aufträge sowie (aktive) Projekte zentral abgebildet und verknüpft sind. Im Sinne der kaufmännischen Planung verlieren Sie nie den Überblick über alle Prozesse von der Kalkulation bis hin zur Schlussrechnung.

Das bedeutet, dass unter anderem die Angebotskalkulation per HOAI oder GAEB medienbruchlos in das System integriert ist. Bezüglich des internen Projektcontrollings verfügen Ingenieure und Architekten in jeder Projektphase über valide Soll-Ist-Vergleiche. Das erleichtert die Ressourcenplanung (primär die Ressource Mitarbeiter) wiederum spürbar, weil Sie für jede Phase den aktuellen Projektstand visualisiert haben.

Mit dem FINANCE-Modul ist von der bloßen Belegverwaltung bis hin zur vollintegrierten Finanzbuchhaltung viel Spielraum offen. Es obliegt dem Planungsbüro selbst, ob es lieber die komplette Buchhaltung im Haus durchführen lässt oder den Steuerberater über Schnittstellen (DATEV oder BMD) miteinbezieht.

Im System werden Eingangsrechnungen je nach Belieben zentral, manuell oder automatisch erfasst und danach ins Genehmigungsprozedere überführt. Nachdem der zuständige Verantwortliche (zum Beispiel der Projektleiter) die Rechnung elektronisch abgesegnet hat, kommt es zur fristgetreuen Einleitung des Zahlungsprozesses. Praktisch ist dabei auch das automatische Mahnwesen, welches den Status der Zahlungsaufforderungen überwacht.

Die Zeit- und Leistungserfassung in Excel-Tabellen ist mühsam und fehlerbehaftet. Planungsbüros vertrauen lieber auf die simultane Erfassung von An- und Abwesenheitszeiten sowie Projektzeiten. Für das interne Projektcontrolling nutzen Sie die zentrale Datenquelle für nachhaltige Handlungsentscheidungen.

Per Mitarbeiterverwaltung prüfen Sie ebenso durchgehend, ob die vereinbarten Zeitmodelle mit den tatsächlichen Sollzeiten übereinstimmen. Die Zeiten können sowohl mobil als auch auf dem Desktop gebucht werden und ermöglichen die Echtzeitüberwachung von möglichen Abweichungen. Für das Reporting sind diese Optimierungen Gold wert, da Auswertungen zur Mitarbeiterauslastung und Produktivität direkt im System oder in Power BI mitgeliefert werden.

Die DGSVO-Konformität ist ein überaus kritischer Themenbereich. Mit dem ingo365-Modul DOCS wird diese in allen Belangen sichergestellt. Die gesamten Projektbeteiligten arbeiten über die strukturierte Dokumentenablage besser zusammen. Und die populären Microsoft 365-Programme erlauben Sharing per Drag & Drop.

Dabei werden die Dokumente aber nicht nur gemäß der DGSVO gesichert aufbewahrt, sondern im Hinblick auf Belege auch revisionssicher gemacht. Die projektorientierte Mail- und Dokumentenablage erleichtert das Finden von benötigten E-Mails per Volltextsuche merklich. Und Ihre einheitliche Corporate Identity wird durch Dokumentenvorlagen im Firmenglanz gewährleistet.

Im Kontakt mit dem Kunden darf auch ein Planungsbüro keine wichtige Sekunde verstreichen lassen. Zu schnell bekommt der Kunde doch einen schlechten Eindruck, wenn auf Anfragen verspätet oder gar nicht reagiert wird. Genau dafür braucht es ein modernes CRM-System, das hierbei unterstützt.

Das beinhaltet dann eine professionelle Adressverwaltung, Kontaktdatenverwaltung, komplette Kontakthistorie, einstellbare Filter und Segmentierungsoptionen sowie umfassende Protokolle zu den jeweiligen Aktivitäten.

Im Modul TEAMS fließt vieles von dem zusammen, das schon zuvor erwähnt wurde. Prinzipiell profitieren Ingenieure und Architekten und damit interne sowie externe Projektbeteiligte von der verbesserten Kommunikation. Das ist allein schon durch die Microsoft Teams-Integration gegeben.

Obendrauf wird die gemeinsame Projektkommunikation aber durch alle weiteren Vorzüge des Modern Workplace optimiert. Das Team bearbeitet im Gleichklang Dokumente und Dateien und Projekte werden schon aus dem System heraus automatisch angelegt.

Was die eine Hand also tut, bleibt der anderen Hand nicht mehr vorborgen. Das verringert die menschliche Fehleranfälligkeit dramatisch, da die zentrale Datenbasis eigentlich nur mehr korrekt gepflegt werden muss.

Der langen Rede kurzer Sinn

Alles in allem ist ingo365 so entwickelt worden, dass Planungsbüros sich wieder auf das Projektgeschäft besinnen können.

Das nimmt den Druck aus der kaufmännischen Administration, da Zeit gespart und somit kosteneffizient gearbeitet wird. Und das führt letztlich auf den Pfad zum Ziel des betriebswirtschaftlichen Erfolges.

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newvision.eu/fokuswebinar/modern-workplace

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