Automatische E-Mail-Benachrichtigungen via Feedburner: Die einfachste Art, einen Newsletter zu versenden

Hinweis: Dieser Beitrag wurde vor 10 Jahren veröffentlicht. Es könnte also sein, dass die eine oder andere Information nicht mehr ganz aktuell ist. 

Mit Hilfe der kostenlos nutzbaren Plattform “Feedburner” lässt sich mit überschaubarem Aufwand eine Art Newsletter-Service für die eigene Büro-Website einrichten. Das Schöne daran: Erstellung und Versand der Mails erfolgen automatisiert, sobald auf der Website neue Meldungen oder neue Projekte veröffentlicht werden.

E-Mails sind nach wie vor ein mächtiges Marketing-Instrument
E-Mails sind nach wie vor ein mächtiges Marketing-Instrument (Bild: istockphoto.com)

Im Rahmen meiner Internet-Seminare für Architekten und Ingenieure werde ich häufig nach einer empfehlenswerten Software-Lösung für den Versand eines Büro-Newsletters gefragt. Die Antwort ist schwierig, denn die meisten Lösungen sind mit hohem technischen (Kosten!) und redaktionellen Aufwand (Arbeitszeit!) verbunden. Denn beim Newsletter-Versand müssen bestimmte “Formalitäten” eingehalten werden.

Anmeldung + Bestätigung der Anmeldung = Newsletter-Abonnement

Das Grundproblem: Ich darf nicht einfach alle Leute aus meinem digitalen Adressbuch ungefragt mit meinen elektronischen Neuigkeiten beglücken. Beim seriösen Newsletter-Versand melden sich die Empfänger über ein kleines Formular auf der Website mit ihrer E-Mail-Adresse an. An diese E-Mail-Adresse wird dann automatisiert eine Bestätigungsmail versendet. Erst mit Klick auf den darin befindlichen “Bestätigungslink” ist die E-Mail-Adresse in der Empfängerliste aktiviert und darf ab sofort mit den neuen Newslettern beliefert werden. Und natürlich muss in jedem einzelnen Newsletter die Möglichkeit zur Beendigung des Abonnements (meist per Link) vorhanden sein.

Screenshot: Auch Internet-fuer-Architekten.de nutzt Feedburner zum automatisierten Versand von E-Mail-Benachrichtigungen
Screenshot: Auch Internet-fuer-Architekten.de nutzt Feedburner zum automatisierten Versand von E-Mail-Benachrichtigungen

Darüber hinaus zeichnet einen professionellen Newsletter aus, dass Einzelmails versendet werden. Eine große “Rundmail” aus Outlook, bei der alle Empfängeradressen ins “BCC”-Feld geschrieben werden, kommt dieser Forderung nicht nach. Der Versand einer solchen Massenmail kann dazu führen, dass einige Mailserver auf Empfängerseite die eingehende elektronische Nachricht vorsichtshalber in den “Spamordner” der jeweiligen Empfänger sortieren. Und da wird der Newsletter dann gerne mal übersehen oder irgendwann gelöscht.

Wer hat schon Zeit, sich neben dem Tagesgeschäft auch noch für den Newsletter alle paar Wochen hinzusetzen?

Schliesslich muss ein Newsletter natürlich auch irgendwann geschrieben werden, und das dürfte in den meisten Planungsbüros die größte Hürde bei der effektiven Nutzung dieses an sich sehr guten Marketinginstrumentes sein: Wer hat schon Zeit, sich neben dem Tagesgeschäft auch noch dafür alle paar Wochen hinzusetzen? Meist ist man schon froh, wenn man von Zeit zu Zeit die aktuellen Projekte auf der Büro-Website veröffentlicht.

Eine interessante Alternative, um angesichts dieser Anforderungen trotzdem per regelmäßigem Newsletter auf die neuesten Projekte des Büros aufmerksam zu machen, bieten die automatisierten “E-Mail-Benachrichtigungen” von Feedburner. Auch für den Versand der neuesten Meldungen von Internet-fuer-Architekten.de kommt Feedburner zum Einsatz (siehe Kasten am Fuß dieser Seite!). Der kostenlos nutzbare Dienst versendet aus den Inhalten des RSS-Feeds einer Website ohne weiteres Zutun hübsch formatierte E-Mails an Kunden und Interessenten. (Formal gesehen handelt es sich also nicht um einen klassischen Newsletter, sondern um den Versand von E-Mail-Benachrichtigungen zu aktuellen Website-Inhalten.)

Grundlage für die “Newsletter”-Nutzung mit Feedburner: ein RSS-Feed Ihrer Website

Was sind überhaupt RSS-Feeds? Wenn Sie eine Büro-Website mit einem Content-Management-System (CMS) betreiben, können Sie mit diesem auch einen RSS-Feed erzeugen. Technisch gesehen sind dies einfache XML-Dateien, die zusammen mit Ihrer Büro-Website auf dem Webserver liegen und regelmäßig inhaltlich aktualisiert werden: sobald Sie z. B. ein neues Projekt einstellen oder eine neue Meldung unter “Aktuell” in Ihrem CMS verfassen, wird auch der RSS-Feed mit einem Auszug dieser Meldung aktualisiert (meist ist das: Überschrift, Kurztext, Link zur Seite mit dem neuen Projekt oder der neuen Meldung).

Eigentlich sind RSS-Feeds dazu da, mit sogenannten “RSS-Reader” gelesen zu werden. Als RSS-Reader können einfache Software-Programme zum Einsatz kommen, spezielle Internetdienste (z. B. “iGoogle”, siehe Screenshot hier) oder Smartphones. Moderne Browser wie Firefox oder Safari können RSS-Feeds auch als “dynamische Lesezeichen” speichern und die aktuellen Einträge anzeigen.

Screenshot: Die Funktion Email Subscriptions von Feedburner
Screenshot: Die Funktion Email Subscriptions von Feedburner

Feedburner erzeugt aus RSS-Feeds aktuelle Benachrichtigungs-Mails

Das Angebot von Feedburner (gehört seit 2007 zu Google, siehe auch Wikipedia-Eintrag) dient eigentlich vor allem der Optimierung und Verwaltung von RSS-Feeds. Doch eine Nebenfunktion sind die sogenannten Email Subscriptions, und hier wird es nun spannend …

Sofern man bei Feedburner (mit einem Google-Konto) angemeldet ist und auch einen RSS-Feed eingetragen hat, lässt sich über die Feedburner-Verwaltungsoberfläche der HTML-Code für ein kleines Anmelde-Formular auf der eigenen Internetpräsenz generieren. Sobald dieses Formular auf der Website eingebaut ist, können sich Interessenten mit Ihrer E-Mail-Adresse darüber anmelden. Sie erhalten automatisch die vorgeschriebene Bestätigungsmail zur Aktivierung des Abonnements und zählen ab sofort zu Ihrem Empfängerkreis. Sehr praktisch: über die Feedburner-Seiten können Sie als Betreiber jederzeit sehen, wer (!) sich wann angemeldet hat, und ob das Abonnement schon aktiviert wurde.

Screenshot: Ausschnitt der Empfänger-Liste für die Feedburner-E-Mail-Benachrichtigungen von Internet-fuer-Architekten.de
Screenshot: Ausschnitt der Empfänger-Liste für die Feedburner-E-Mail-Benachrichtigungen von Internet-fuer-Architekten.de

Automatischer Versand

Sobald Sie nun auf Ihrer Büro-Website neue Inhalte einstellen, sei es ein neues Projekt oder eine aktuelle Meldung, aktualisiert sich auch der RSS-Feed und damit wird der Versand der Büro-News ausgelöst. FeedBurner verschickt die E-Mail-Benachrichtigungen höchstens einmal am Tag, sofern die Website an diesem Tag aktualisiert wurde.

Screenshot: Ebenfalls per Feedburner kommen die neuesten Inhalte von architekturvideo.de ins Haus ...
Screenshot: Ebenfalls per Feedburner kommen die neuesten Inhalte von architekturvideo.de ins Haus …

Weiterführende Informationen: Im Blog perun.net gibt es eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Einbau des Anmeldeformulars und zur Gestaltung des Feedburner-“Newsletters”.

Fazit und Umsetzungstipp

Auch wenn die E-Mail-Benachrichtigungen via RSS-Feed und Feedburner eine vergleichsweise leicht zu realisierende Lösung ist, sind doch zumindest grundlegende HTML-Kenntnisse für die Umsetzung erforderlich. Auch ist die englischsprachige Verwaltungsoberfläche von Feedburner nicht unbedingt Jedermanns Sache. Mein Tipp daher: sprechen Sie mit Ihrem Webdesigner über die zu erwartenden Aufwände für die Einrichtung eines RSS-Feeds sowie der beschriebenen Feedburner-Anbindung. Die Kosten werden überschaubar sein. Viel Erfolg!

08.10.2010

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