Ein Gastbeitrag von Anja Chwastek, agentur komm:ma
Die Zeiten, in denen das Telefon im Architekturbüro von allein klingelte, sind vorbei. Die aktuelle Konjunkturumfrage der Bundesarchitektenkammer zeichnet ein ernstes Bild: Fast die Hälfte der Büroinhaber:innen rechnet mit einer Verschlechterung der Lage.
Doch es gibt Büros, die auch jetzt wachsen. Ihr Geheimnis? Sie ersetzen das Prinzip „Hoffnung“ durch eine gezielte Strategie.
„Wir machen gute Arbeit, das wissen die Auftraggeber und die kommen schon, wenn es was gibt.“ Diesen Satz höre ich häufig. Er stammt aus einer Zeit, in der die Nachfrage das Angebot überstieg. Heute ist diese Haltung riskant. Wer sich darauf verlässt, liefert sich den äußeren Umständen aus – und die sind derzeit herausfordernd.
Was tun, wenn das Telefon nicht mehr von alleine klingelt? (Symbolbild; Collage: Internet für Architekten)
Die Fakten: Warum Warten keine Option mehr ist
Die Zahlen sprechen eine klare Sprache.
Werden Umfrageergebnisse, Fachbeiträge und Abhandlungen von Bundesarchitektenkammer, Bund Deutscher Baumeister, ibau und DIW aus dem Jahr 2025 kumuliert, müssen sich rund 50 % der Büros mit Projektpausen oder -absagen auseinandersetzen. Damit bestätigt sich eine Erhebung der Bundesarchitektenkammer (BAK) aus dem Vorjahr.
Diese Tendenz verdeutlichen aktuelle Gespräche mit Geschäftsführenden und Büroinhaber:innen. Besonders kleine Büros mit Fokus auf den Wohnungsbau spüren den Rückgang deutlich.
Doch es gibt eine Gegenbewegung. Studien zur Entwicklung von Planungsbüros (wie der High Growth Study für die AEC-Branche) zeigen: Die erfolgreichsten Büros wachsen bis zu 4-mal schneller als der Durchschnitt. Was machen diese Büros anders?
- Sie investieren gezielt in ihre Sichtbarkeit (oft doppelt so viel Budget im Verhältnis zum Umsatz wie durchschnittliche Büros).
- Sie verlassen sich nicht auf „Bauchgefühl“, sondern analysieren ihre Zielgruppe.
- Sie differenzieren sich klar über Expertenwissen.
Sichtbarkeit entsteht nicht durch Zufall, sondern durch klare Kommunikation.
Mein Prozess für erfolgreiche Kundengewinnung basiert auf genau dieser Erfahrung und lässt sich in fünf Schritten umsetzen:
Schritt 1: Analyse statt Annahme – Wer ist Ihr Wunschkunde?
Viele Büros tappen in die Falle der „Bauchladen-Strategie“: Man will niemanden ausschließen und bietet alles für alle an. In der Kommunikation führt das zur Unsichtbarkeit. Erfolgreiche Akquise beginnt mit Fokus.
Was ist zu tun: Analysieren Sie Ihre letzten 10 abgeschlossenen Projekte.
- Bei welchen Projekten war die Marge am höchsten?
- Wo war die Zusammenarbeit mit dem Bauherrn am angenehmsten?
- Welche Referenz möchten Sie wirklich noch einmal bauen?
Definieren Sie daraus Ihren Wunschkunden bzw. Ihre Zielgruppe. Statt „Wir machen öffentliche Bauten“, werden Sie konkret: „Wir gestalten nachhaltige Stadtparks für Kommunen mit Fokus auf Biodiversität.“ Wer spitz positioniert ist, wird als Experte wahrgenommen.
Erfolgreiche Kundengewinnung basiert auf einer klaren Positionierung, die Schritt für Schritt entwickelt wird (Symbolbild; Collage: Internet für Architekten)
Schritt 2: Strategie – Vom Dienstleister zur Marke
Warum sollten Auftraggebende gerade Sie beauftragen und nicht das Büro zwei Straßen weiter? Wenn Ihre Antwort nur „Qualität und Kostensicherheit“ lautet, sind Sie austauschbar. Das sind Hygienefaktoren, die jeder voraussetzt.
Der Hebel: Definieren Sie, welches Problem Sie besonders souverän lösen.
- Schlecht: „Wir planen Verwaltungsbauten.“
- Stark: „Wir schaffen Arbeitswelten, die durch intelligente Raumkonzepte den Krankenstand senken und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen.“
Stabile und wachsende Büros nutzen diese Differenzierung als Motor für ihr Wachstum.
Schritt 3: Tools & Touchpoints – Dort sein, wo entschieden wird
Entscheider recherchieren heute digital. Eine Studie von BauInfoConsult prognostiziert, dass das Internet bis 2027 die absolut dominierende Informationsquelle in der Baubranche sein wird. Wenn Ihre Website „under construction“ ist oder nur Hochglanzbilder ohne Erklärung zeigt, verlieren Sie den Pitch, bevor er begonnen hat.
Praxis-Tipp für Ihre Kanäle: Vermeiden Sie „Architekten-Latein“. Ihr potenzieller Auftraggeber (z. B. ein Gemeinderat oder Investor) versteht oft kein Fachvokabular.
- Website: Nutzen Sie Projekt-Headlines, die den Nutzen erklären (z.B. „Nachhaltige Nachverdichtung im Bestand“ statt nur „Projekt Haus Müller“).
- Social Media (LinkedIn / Instagram u. a.): Zeigen Sie nicht nur das fertige Gebäude. Zeigen Sie den Prozess, die Herausforderung und die Lösung. Das baut Vertrauen in Ihre Kompetenz auf. Gehen Sie darauf ein, was die Arbeit mit Ihnen ausmacht. Wenn Werte geteilt werden, schafft das Verbindung.
Schritt 4: Umsetzung – Konsistenz schlägt Perfektion
Viele Strategien verstauben in der Schublade, weil der Anspruch an den „perfekten Social Media-Post“ zu hoch ist. Starten Sie pragmatisch.
- Teilen Sie Erfolgsgeschichten („Case Studies“).
- Stellen Sie Ihr Team vor (Menschen kaufen von Menschen).
- Seien Sie nahbar und authentisch.
Wichtig: Akquise ist kein Sprint, sondern ein Marathon. Einmaliges Posten bringt keinen Auftrag. Regelmäßige Sichtbarkeit sorgt dafür, dass Sie „Top of Mind“ sind, wenn das Projekt ausgeschrieben wird.
Schritt 5: Kommunikation – Intern und Extern
Eine Strategie funktioniert nur, wenn das Team sie trägt. Holen Sie Ihre Mitarbeitenden ins Boot. Wenn jeder im Team weiß, wofür das Büro steht („Wir sind die Experten für Holzhybridbau“), wird jeder Mitarbeitende zum Botschafter oder Botschafterin.
Dies wirkt auch nach außen als Employer Branding:
„Wir suchen Partnerinnen und Partner, die mit uns mutig und offen nachhaltige Projekte umsetzen wollen.“
Solche Botschaften ziehen genau die Talente an, die zu Ihrer Kultur passen.
Mit einer gezielten Strategie können Sie die Auftragslage Ihres Büros in Krisenzeiten aktiv steuern (Symbolbild; Collage: Internet für Architekten)
Fazit: Agieren statt Reagieren
Die aktuelle Marktlage bestraft Passivität. Wer jetzt wartet, dass die Aufträge von selbst kommen, riskiert die wirtschaftliche Stabilität des Büros. Wer jedoch jetzt in eine klare Positionierung und Kommunikation investiert, baut sich einen Wettbewerbsvorteil auf, der weit über die Krise hinauswirkt.
Mein Standpunkt: „Marktpräsenz ist kein Egotrip für Architekten und Architektinnen, sondern die Lebensversicherung für das Büro. Sichtbarkeit entsteht durch klare Kommunikation und eine gezielte Strategie – nicht durch Zufall.“
Ihr nächster Schritt
Hoffnung ist keine Strategie – aber Strategie macht Hoffnung überflüssig. Nehmen Sie sich noch in dieser Woche eine Stunde Zeit für Schritt 1: Setzen Sie sich ( ggf. mit Ihrem Büro-Partner oder -Partnerin) zusammen und definieren Sie schriftlich: Wer ist der Kunde, den wir in 12 Monaten feiern wollen? Alles Weitere folgt daraus.
Über die Autorin
Anja Chwastek (Foto: Lena Mölder)
Anja Chwastek, Landschaftsarchitektin mit 20 Jahren Berufserfahrung arbeitet beratend mit Büros aus der Architekturbranche. Im Fokus steht die bessere äußere Wahrnehmung der Unternehmen für eine nachhaltige Mitarbeitergewinnung, Mitarbeiterbindung, Nachfolge und Akquise.
Durch ihre Ausbildung und Erfahrung entwickelt sie mit ihren Kund:innen die passende (Kommunikations-)Strategie, vermittelt Know-How und unterstützt zum Erreichen zuvor definierter Ziele.
Kontakt
LinkedIn: linkedin.com/in/anja-chwastek
Website: komm-ma.com
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