Webbasierte Zusammenarbeit: Virtuelle und ortsunabhängige Kollaboration für Architekten

Gastbeitrag von Tim Chimoy, tuscheteam.de, Berlin

Als selbstständiger Architekt kennen Sie häufige Schwankungen im Arbeitsvolumen sicher nur zu gut. Mal weiß man nicht, wie man all die Arbeit bewältigen soll, mal fällt es schwer, sich selbst und mitunter auch noch die Mitarbeiter beschäftigt zu halten.

Es liegt wohl in der Natur von Bauprojekten, dass die Menge der anfallenden Arbeit selten konstant ist. Besonders kleinere Büros haben dieses Problem. Zu arbeitsintensiven Zeiten, vor Wettbewerben oder vor einzuhaltenden Deadlines, müssen sowohl Chef als auch Mitarbeiter hin und wieder ihre Wochenenden sausen lassen. Andere Wochen sind eher der Aktensortierung vorbehalten.

Selbstständigkeit bedeutet dabei für die meisten immer noch vor allem „selbst“ und „ständig“. Wäre es nicht toll, wenn man sich den Schwankungen besser anpassen könnte? Sie könnten sich so auf bestimmte Kernkompetenzen konzentrieren. Und auch mal einen Monat in den Süden fahren und einfach einige Stunden von unterwegs arbeiten.

Rechnungen über das Internet erstellen und verwalten – mit Fastbill

Rechnungen über das Internet erstellen und verwalten – mit Fastbill

Weniger Ortsgebundenheit, mehr Flexibilität

In vielen anderen Branchen geschieht dies bereits. Firmen setzen verstärkt auf freie Mitarbeiter, die oft gar nicht mehr vor Ort sein müssen, sondern die online mit Aufträgen versorgt werden. Offenere Arbeitsstrukturen ermöglichen mehr Flexibilität. Das Konzept des ortsunabhängigen Arbeitens bekommt viel mediale Aufmerksamkeit, zuletzt unter anderem im Tagesspiegel und  in der t3n.

Coworking Spaces sind nicht mehr nur etwas für selbstständige Webdesigner oder Programmierer. Auch große Firmen oder Selbstständige aus völlig anderen Branchen arbeiten von dort. Die Deutsche Bahn und andere Unternehmen unterhalten einen Tisch im Betahaus. Große Firmen überdenken ihre Strukturen und sind offener für flexible Arbeitsmodelle, die vor allem auch mit Hilfe von virtueller Kollaboration funktionieren.

Davon könnten sich auch Architekten eine Scheibe abschneiden und stärker in Netzwerk-Strukturen denken. Wenn das Arbeitsvolumen besonders hoch ist, konzentriert man sich auf die Kernkompetenzen und gibt die anderen Aufgaben einfach ab. Sinkt das Arbeitsvolumen, muss niemand entlassen werden.

Trend „virtuelle Assistenz“ als Beispiel

Eingegangene Anrufe teilt der Sekretariatsservice via iPhone-App mit.

Die App von E-Buero

Vor allem im englischsprachigen Raum werden zunehmend sogenannte virtuelle Assistenten eingesetzt. Diese sitzen in Indien oder auf den Philippinen und übernehmen dann die häufig auflaufenden Routine-Arbeiten.

Für die Zusammenarbeit mit solchen virtuellen Assistenten gibt es zahlreiche Tools, die Prozesse stark vereinfachen. Und mit jedem neuen Tool, das auf dem Markt erscheint, wird es noch ein bisschen leichter, zusammen zu arbeiten ohne am selben Ort zu sein.

Für Architekten sind klassische virtuelle Assistenten weniger interessant, jedoch sind es die selben Werkzeuge und Mechanismen, die sich auch Architekten stärker zunutze machen könnten.

Große Büros nutzen Standortvorteile

Internationale Architekturbüros nutzen gern ihre Standortvorteile in Ländern mit deutlich niedrigerem Lohnniveau. Große Büros haben Dependancen in Städten wie Shanghai oder Saigon. Nicht nur, weil sie dort Aufträge akquirieren möchten.

Die dortigen Büros dienen vor allem auch als Ressource für günstige Arbeitskräfte. CAD-Zeichner sind in vielen Ländern sehr gut ausgebildet, kosten aber deutlich weniger. Man kann mit Mitarbeitern vor Ort in Saigon also deutlich günstiger die eigenen Pläne zeichnen lassen.

Kleine Büros haben diese Möglichkeiten nicht. Trotzdem können auch sie ihre Flexibilität erhöhen und ihre Kosten senken, indem sie verstärkt auf Netzwerke und Dienstleister setzen.

Warum trauen sich bisher so wenige Architektur- und Ingenieurbüros, Arbeit auszulagern und sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren? Nach meiner Erfahrung liegt dies häufig daran, dass ihnen die Möglichkeiten der virtuellen Zusammenarbeit noch nicht so richtig bekannt sind.

Viele Möglichkeiten auch für Architekten

Ich habe mehrere Jahre mit und für Architekturbüros und Projektsteuerer in Deutschland, Asien und den USA gearbeitet und dabei festgestellt, welche enormen Möglichkeiten in der virtuellen Kollaboration liegen. Diese Möglichkeiten nutze ich nun in meinem eigenen Team.

Als Dienstleister für Architekten und Immobilienfirmen bieten wir auf tuscheteam.de unter anderem CAD-Zeichnungen, Visualisierungen, 3D Modelle und Marketingpläne. Dabei arbeiten wir mit einem festen Team, haben zugleich aber kein gemeinsames Büro. Mit den richtigen Tools stehen wir dabei trotzdem in ständigem Kontakt. Somit entstehen keinerlei Nachteile durch die Distanz zueinander und die Arbeitsabläufe verlaufen effizient und problemlos. Die Kostenersparnis kann an den Auftraggeber weitergegeben werden.

Die virtuelle Zusammenarbeit wird mit dem Tool slack organisiert.

Die virtuelle Zusammenarbeit wird bei tuscheteam.de mit dem Tool slack organisiert.

Tools für die virtuelle Kollaboration

Im Folgenden stelle ich einige der Tools vor, welche man für eine weitestgehend ortsunabhängige Zusammenarbeit nutzen kann. Die meisten davon nutze ich täglich selbst.

Projekträume – (z.B. der virtuelle Projektraum der Firma Conclude) Diese ermöglichen einen leichten Datenaustausch zwischen allen Baubeteiligten und werden meist vom Projektsteuerer verwaltet. Alle Projektdaten werden dort zusammengetragen und verteilt.

Dropbox – Eine Cloud-Lösung für ihre Daten. Weniger komplex als o.g. Projekträume aber ähnlich einsetzbar. Wir nutzen die Dropbox für sämtliche Dateien, die für alle Team-Mitglieder zugänglich sein müssen.

Google Docs – Mit Google Docs lassen sich Zum Beispiel hervorragend Excellisten so anlegen, dass jeder von überall darauf zugreifen kann. Auch Word-Dateien (z.B. für die Angebotserstellung) können dort abgelegt werden.

Slack – Ein Projektkommunikations-Tool, ähnlich aufgebaut wie ein Messenger, jedoch mit der Möglichkeit, viele weitere Tools einzubinden. So kann man Slack beispielsweise direkt mit der Dropbox oder mit Google Docs verbinden (slack.com)

Fastbill – Mit Fastbill lässt sich im Grunde die gesamte Buchhaltung abwickeln. Rechnungen werden automatisch erstellt und per E-Mail versendet.

Base Camp – Projektmanagement Tool & App, ideal um die Termine und Kosten bei größeren Projekten im Griff zu halten. Base Camp ist ebenfalls eine webbasierte Cloud-Lösung

Skype – Jeder kennt Skype. Was aber viele nicht wissen, ist: Mit Skype kann man auch via Splitscreen den Bildschirm des Anderen anzeigen lassen und Dinge markieren. Praktisch zum Beispiel um über Details einer Ausführungsplanung zu sprechen.

Evernote – Notizen lassen sich hiermit hervorragend virtuell speichern, sortieren und so gestalten, dass jeder sie einsehen kann. Mehr dazu hier.

Wunderlist – Ideales Tool für die gemeinsame Nutzung von To-Do Listen. Man kann verschiedene Listen erstellen und diese im Team teilen.

Time Doctor – Time Tracking Software um die Arbeitszeiten des gesamten virtuellen Teams festzuhalten und zu kontrollieren.

Team Viewer – Das ideale Tool für Online-Meetings. Ermöglicht auch den Zugriff auf einen anderen Rechner (Fernwartung).

E-Buero – Sekretariats-Service, der ihre Telefonate für Sie entgegennimmt. Man muss nicht permanent selbst ans Telefon gehen und erhält Benachrichtigungen über eingegangene Anrufe per E-Mail, SMS oder Smartphone-App.

3D Druckservice (z.B. Trinckle) – mit dem 3D Drucker erstellte 3D Modelle kann man mittlerweile auch bequem über das Internet beauftragen.

Auch viele CAD-Programme bieten mittlerweile Kollaborationsmöglichkeiten. So kann man nicht nur parallel an einer Zeichnung arbeiten, sondern muss mitunter dafür auch nicht über den gleichen Server verbunden sein. Alle Projektbeteiligten können auf die BIM-Modelle zugreifen und die Daten gemeinsam nutzen.

Natürlich ist nicht alles ist in der Architekturbranche virtuell und ortsunabhängig umsetzbar.  Die Möglichkeiten sind jedoch weitaus größer, als man zuerst vermuten mag. Falls Sie Fragen hierzu haben, freue ich mich jederzeit über eine Kontaktaufnahme per Mail.

Über den Autor

Tim Chimoy

Tim Chimoy

Tim Chimoy hat Architektur und Projektmanagement studiert, und einige Jahre in diversen großen Unternehmen gearbeitet (unter anderem in Deutschland, den USA und China). Der Wunsch nach mehr Selbstverwirklichung führte ihn aber schnell in die berufliche Selbstständigkeit. Heute erstellt er als Dienstleister CAD-Pläne und 3D-Modelle, betreut diverse Webprojekte und schreibt unter www.earthcity.de über das ortsunabhängige Arbeiten.

Interessantes Thema?
Teilen Sie diesen Beitrag mit Freunden und Kollegen:
Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on Google+Share on LinkedInPin on PinterestEmail this to someone

Zur Startseite »

1 Kommentar » Schreibe einen Kommentar

  1. Pingback: So verdienst du als Freelancer mehr Geld mit einem Offshore-Netzwerk | EARTHCITY

Schreibe einen Kommentar

Pflichtfelder sind mit * markiert.