Virtuelle Projekträume im Internet / Projektplattformen im Bauwesen

Artikel aus dem “Deutschen Architektenblatt (12/2007) von Dipl.-Ing. Eric Sturm, Berlin

Das Internet in Form von Websites und E-Mails ist heutzutage allgegenwärtig. Der elektronische Schriftverkehr ist aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken, ebenso die Nutzung von Internetseiten, sei es zum Einholen von Informationen oder zum Online-Kauf von Tickets oder Büchern.
Auch im Bereich der Projektarbeit – wie sie im Bauwesen typisch ist – lassen sich Internet-Technologien sehr gut einsetzen, um Vorhaben effizient zu planen und zu realisieren. Zum Einsatz kommen dabei internetbasierte Projektplattformen, sogenannte “Virtuelle Projekträume”, auch “Projekt-Kommunikations-Management-Systeme” (PKMS) genannt.

Der folgende Artikel zeigt, was der Einsatz von “Virtuellen Projekträumen” für Bauprojekte bedeutet und welche Vorteile sich daraus für Architekten und Planer ergeben.

Beteiligte an einem Virtuellen Projektraum
Die Beteiligten eines „Virtuellen Projektraums“ im Überblick

Internetbasierte Projektarbeit: Wie funktioniert ein “Virtueller Projektraum”?

Für die Verantwortlichen heutiger Bauvorhaben wachsen die Koordinierungs- und Steuerungsaufgaben stetig. Bei immer kürzer werdenden Planungs- und Bauzeiten ist eine größtmögliche Effizienz bei der Projektsteuerung erforderlich, um wirtschaftlich erfolgreich zu arbeiten. Dies gilt insbesondere für größere Projekte mit vielen Projektbeteilgten und/oder internationaler Beteiligung. Ein professionelles Projektmanagement wird hier zum essentiellen Bestandteil des gesamten Bauprozesses. “Virtuelle Projekträume” sollen die am Bau beteiligten Partner wie Projektentwickler, Planer, Bauherren, Baufirmen und deren Subunternehmer, Behörden etc. unterstützen. Angefangen bei der Projektentwicklung und Planung über die Bauausführung bis hin zur Objektbewirtschaftung.

Als zentrale Kommunikations- und Dokumentenplattform organisiert und strukturiert ein “Virtueller Projektraum” im Internet die projektbezogene Zusammenarbeit über Firmengrenzen hinweg. Alle an einem Bauprojekt Beteiligten erhalten Zugriff auf die zentral abgelegten Projektdokumente (z. B. Pläne, Protokolle, Berichte), die sie entweder selbst eingestellt oder von anderen Projektbeteiligten erhalten haben. Je nach Bedarf lassen sich die Zugriffsrechte sehr fein steuern, so dass exakt festgelegt werden kann, wer sich welche Dokumenten anzeigen lassen (Leserecht) oder sie ändern (Schreibrecht) darf. Die Benutzeroberfläche kann meist in 10-15 verschiedenen Sprachen angezeigt werden, so lassen sich auch Projekte mit chinesischen oder arabischen Planerkollegen verwalten.

Projektmitteilungen und ƒnderungen an Plänen oder Dokumenten werden dokumentiert und sind damit jederzeit nachvollziehbar. Die direkte Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten, aber auch mit Externen wie z. B. Handwerkern, deren Faxe automatisch digitalisiert und in das System übernommen werden können – vereinfacht und beschleunigt den Austausch relevanter Projektinformationen. Die im Projektverlauf entstehenden Informationen werden archiviert und stehen z. B. für die spätere Bewirtschaftung eines Immobilienprojekts – Stichwort “Facility Management” – zur Verfügung. Eine Projektplattform kann damit ein Gebäude von der Vorplanungsphase bis zur Nutzung begleiten.

Welche Funktionen bieten “Virtuelle Projekträume”?

Die marktüblichen Projektplattformen bieten umfangreiche Funktionen, wie die folgende Liste zeigt. In der Regel sind die Plattformen modular aufgebaut, so dass die benötigten Module einzeln hinzugefügt werden können.

  • Kommunikation (inkl. SMS-, E-Mail- und Fax-Integration)
  • Kalender-Funktionen
  • Planmanagement
  • Dokumentenmanagement
  • Mehrsprachigkeit
  • Berichte und Reports
  • Repro-Service (Planbestellung via Internet)
  • Protokolle und Aufgaben
  • Workflow- und (Plan-)Freigabe-Mechanismen
  • Mängelmanagement
  • Bautagebuch online
  • Fotos und Webcam
  • Online-Meeting
  • Aufgaben-Management
  • Ausschreibung und Vergabe
  • Bau-Fortschritts-Dokumentation
  • Digitales Archiv

Klar im Vorteil: Architekten mit “Projektraum-Erfahrung”

In der Regel werden internetbasierte Projektplattformen vom Projektsteuerer oder den Bauherrn ausgewählt und eingesetzt. Sie sind damit der Vertragspartner des Software-Anbieters bzw. Dienstleisters, der den “Virtuellen Projektraum” zur Verfügung stellt, in Abstimmung mit dem Auftraggeber die Projektstruktur definiert und dessen Teilnehmer festlegt. Dies sind – neben Mitarbeitern aus Baufirmen, Fachplanungsbüros oder Behörden – auch die projektbeteiligten Architekten. Alle erstmaligen Plattform-Teilnehmer erhalten zu Beginn der Projektraum-Nutzung eine mehrstündige Schulung.

Doch das oben geschilderte Szenario ist nicht das einzige: Auch Architekten, die in Projekten die Rolle eines Generalplaners übernehmen, können Initiator eines “Virtuellen Projektraums” sein. Alexandra Holtmann vom Anbieter baulogis GmbH: “In der Rolle des Generalplaners wird der Architekt immer mehr zum Dreh- und Angelpunkt für die Planorganisation und -verteilung. Spätestens dann muss er sich z. B. um ein gut funktionierendes Planmanagement kümmern.”

Elke Tonscheidt, Leiterin Unternehmenskommunikation beim Anbieter conject aus München, sieht durch die “Virtuellen Projekträume” eine “große Chance für Architekten, sich wieder stärker als Berater des Bauherrn zu positionieren”. Einer ihrer Kunden, das Architekturbüro Dr. Krieger aus Velbert, setzt bereits seit 2000 auf internetbasierte Projektplattformen, um Kommunikation, Planungs- und Bauzeiten zu optimieren, aber auch, um seinen Bauherrn eine strukturierte Projektdokumentation zur Verfügung stellen zu können.

Ob als einfacher Teilnehmer an einer Projektplattform oder als deren Initiator: für Architekturbüros ist es grundsätzlich vorteilhaft, geübt in der Nutzung von “Virtuellen Projekträumen” zu sein, um vor dem Hintergrund knapper Zeit- und Planungsbudgets genügend “Luft” für die eigenen Kernkompetenzen – die Planung – zu haben.

Anbieter internetbasierter Projektplattformen

Aufwände, Kosten und Nutzungsmodelle

“Virtuelle Projekträume” basieren auf dem sogenannten Client-Server-Prinzip: Alle Daten liegen zentral auf einem Server, zu dem die Teilnehmer per Internetbrowser (Client) Zugriff haben. Auf Nutzerseite keine besondere Software-Installation erforderlich. Dieses Prinzip wird auch “Application Service Providing” (kurz ASP) genannt.

Abgerechnet wird die Nutzung der Projektplattform meist wie folgt: zu den Bereitstellungsgebühren (für Projekteinrichtung und -Strukturierung) werden monatliche Nutzungsgebühren berechnet – abhängig von der Größe des Projektes bzw. der Anzahl der Teilnehmer.

Hinzu kommen gegebenenfalls noch Schulungsgebühren. Aufgrund der fixen Kosten für die Projekteinrichtung eignen sich “Virtuelle Projekträume” nicht für alle Arten von Bauvorhaben: “Ab einem Bauvolumen von 10 Millionen Euro macht der Einsatz einer Projektplattform wirtschaftlich Sinn”, so Elke Tonscheidt von conject.

Webcams, die den Baufortschritt dokumentieren, sind sinnvoller Bestandteil einer Projektplattform (im Bild ein Beispiel der conject AG)
Webcams, die den Baufortschritt dokumentieren, sind sinnvoller Bestandteil einer Projektplattform (im Bild ein Beispiel der conject AG)

Günstige Alternativen für kleine Projekte

Wie oben beschrieben lohnt der Einsatz einer Projektplattform bei kleineren und Kleinst-Projekten noch nicht. Doch auch bei kleinen Projekten ist eine effiziente Projektabwicklung via Internet möglich:
Hier bieten sich webbasierte Projektmanagement-Plattformen an, die sich kostenlos bzw. für wenige Euro monatlich nutzen lassen. Diese Systeme richten sich an Nutzer aus allen Branchen, daher sind bau-typische Funktionen wie ein automatischer Reproservice oder Ausschreibungs-Module nicht vorhanden. In anderen Punkten wie Dokumentenmanagement, Kommunikations- oder Kalenderfunktionen können sich die Angebote durchaus sehen lassen.

Die zwei bekanntesten – und auch empfehlenswerten – Dienste sind Zoho Projects und Basecamp, beide englischsprachig. Alternativangebote aus Deutschland wie Teamspace oder Projectplace sind zwar von den Funktionen her vergleichbar, lassen aber den Bedienkomfort der erstgenannten Angebote vermissen und auch etwas teurer.

Glossar “Virtuelle Projekträume”

Welche technischen Voraussetzungen gelten für die Nutzer von “Virtuellen Projekträumen”?
Die marktüblichen Projektplattformen können mit Computern aller Betriebssysteme (Windows, Mac oder Linux) genutzt werden. Als Software ist lediglich ein moderner Internet-Browser wie z. B. Mozilla Firefox oder der Microsoft Internet Explorer (Version 6 oder 7) erforderlich.

Welche Internetverbindung wird empfohlen?
Grundsätzlich können Sie auf einen “Virtuellen Projektraum” mit jeder Internetverbindung zugreifen. Um alle Funktionen komfortabel nutzen zu können und um Ladezeiten – etwa beim Hochladen von Dateien – zu vermeiden, ist ein Breitband-Internetzugang (z. B. per Kabel, DSL oder Standleitung) empfehlenswert.

Ab welchem Planungszeitpunkt werden “Virtuelle Projekträume” idealerweise eingesetzt?
Um von Anfang an die Voraussetzungen für einen erfolgreichen Projektablauf zu schaffen, sollte der Projektraum möglichst von Beginn an zum Einsatz kommen. Eine optimale Projektstrukturierung ist dabei nicht nur die Basis für einen erfolgreichen Einsatz des Projektraums, sondern kommt dem Projektablauf in vielerlei Hinsicht zu gute. In der Regel ist aber ein Einstieg zu jeder Projektphase denkbar, da z. B. auch die Projektdokumentation oder das Facility Management über eine Projektplattform abgewickelt werden kann.

Was ist ein Application Service Provider?
Ein Dienstleister, der sogenannte “Application Service Provider” (ASP), bietet einer Vielzahl von Kunden die Möglichkeit, über das Internet auf die von ihm auf zentralen Servern verwalteten Software-Anwendungen (z. B. einen “Virtuellen Projektraum”) zuzugreifen.
Die Kunden müssen die Software damit nicht mehr selbst kaufen und verwalten, sondern können die Anwendung via Internet nutzen, wofür eine Nutzungsgebühr zu entrichten ist. Diverse Zusatzleistungen runden das Angebot üblicherweise ab. Vorteile für den Kunden: Konzentration auf das planerische Kerngeschäft, der Dienstleister kümmert sich um die Einrichtung und den Betrieb der internetbasierten Projektplattform. Dadurch werden die Gesamtkosten gegenüber einem EDV-Inhouse-Betrieb erheblich gesenkt. Der Dienstleister gewährleistet die Verfügbarkeit und bietet technische Unterstützung.

Über den Autor

Der Autor, Dipl.-Ing. Eric Sturm, ist Webdesigner, Dozent und Publizist in Berlin, siehe auch www.ericsturm.de.

17.01.2008

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