Tools für die webbasierte Kommunikation im Planungsbüro

Auch in Bauprojekten des 21. Jahrhundert ist das persönliche Gespräch die beste Form der zwischenmenschlichen Kommunikation. Telefone können zwar räumliche Distanzen überbrücken. Alle Beteiligten zur gleichen Zeit zu versammeln, ist oft trotzdem ein Ding der Unmöglichkeit.

Die Einführung der E-Mail hat die Kommunikation erleichtert. Aber nicht nur

Vor 20 Jahren sah es so aus, als könne die E-Mail das Kommunikationsproblem in komplexen Strukturen lösen, da man Informationen nun asynchron – und nicht mehr zeitgleich – austauschen konnte. Das Ergebnis: Verstopfte und überquellenden Mail-Postfächer, redundante Informationen und viel Sucherei. Doch inzwischen gibt es webbasierte Systeme, die die elektronische Kommunikation weiterentwickelt haben.

Themenorientierte, transparente Kommunikation statt E-Mail-Chaos (Screenshot: communote)

Themenorientierte, transparente Kommunikation statt E-Mail-Chaos (Screenshot: communote)

Webbasierte Kommunikation: Vorteile für Architekten und Ingenieure

Anders als bei E-Mails sind die Informationen bei der webbasierten Kommunikation auf einer zentralen Plattform gespeichert und für alle Projektteilnehmer einsehbar. Auch große Mengen an Daten können dort schnell nach der „Stecknadel im Heuhaufen“ durchsucht und z. B. nach Zuständigkeiten oder Projekten gefiltert werden. Inzwischen gibt es im Baubereich ausgereifte und sehr leistungsstarke Software sowohl für den Planaustausch und die Kommunikation bei großen Bauprojekten (Virtuelle Projekträume) als auch für die interne Büroorganisation. Der Zugriff ist vom Büro wie von unterwegs möglich. Kein Problem also, auf der Baustelle oder im Bauherrengespräch auf die eigenen Daten zuzugreifen.

Auch das „Hinzuschalten“ neuer Nutzer ist leicht: Mit wenigen Klicks können Dateiordner oder Diskussionsstränge für externe Mitarbeiter, Bauherren oder beteiligte Firmen freigegeben werden. So wird ein intensiver, klar fokussierter Austausch des Projektteams und ein hohes Maß an Transparenz möglich.

Und was ist mit dem Datenschutz?

Webbasierte Kommunikation bedeutet in fast allen Fällen, dass die Nutzer ihre Informationen einem Anbieter anvertrauen. Der Weg der Daten von A nach B führt immer über C, den Server des Anbieters. Und der steht meistens auch noch in den USA. Sensible Daten gehören hier nicht unbedingt hin. Aber: Auch die klassische E-Mail-Kommunikation läuft meist über US-Server. Kein Grund also, für den alltäglichen Austausch im Büro oder mit Projektbeteiligten auf den webbasierten Datenaustausch zu verzichten!

Tipp: Wer seine Daten nicht der Cloud anvertrauen möchte, sondern lieber auf dem Büroschreibtisch stehen hat, sollte sich Protonet aus Hamburg ansehen: Ein kompakter, schicker Server und eine Software für Dateiaustausch und Gruppenkommunikation sorgen dafür, dass die eigenen Daten im Büro bleiben.

Einfach oder komplex? Das muss jedes Büro selbst entscheiden

Kein Projekt und kein Büro ist wie das andere. Daher gilt es, aus dem großen Angebot diejenigen Tools und Software-Lösungen herauszupicken, die den eigenen Workflow am besten abbilden und unterstützen. „Große“ Lösungen wie komplexe Projektplattformen oder Bürosoftware-Pakete bieten verschiedene Tools unter einer einheitlichen Oberfläche. Einfache Tools, die jeweils eine Aufgabe (z. B.: den Dateiaustausch oder die Zeiterfassung) perfekt beherrschen, sind flexibler, meist auch günstiger, und können zusammen mit anderen im Bausteinprinzip kombiniert werden.

Zum Ausprobieren: Acht Webbasierte Kommunikations-Tools

Das Angebot an webbasierten Tools ist inzwischen sehr groß. Im Folgenden habe ich eine Reihe von Angeboten herausgesucht, die eher die Einzelfunktion im Fokus haben, und nicht die komplexe Gesamtlösung (Stichwort: Virtueller Projektraum) darstellen. In der Praxis hat sich die Konzentration auf einzelne Funktionen – z. B. der bequeme Dateiaustausch im Rahmen der Pressearbeit mit WeTransfer – schon vielfach bewährt.

Webbasierte Kommunikation für Architekten und Ingenieure (Screenshot-Collage)

Webbasierte Kommunikation für Architekten und Ingenieure (Screenshot-Collage)

  • WeTransfer: Bequemer Austausch sehr großer Dateien, bis 2 GB kostenlos – wetransfer.com
  • communote: Büro-interne Social Media-Plattform (also ein „bürointernes Facebook“), perfekt geeignet für den asynchronen Informationsaustausch
    Alternative: Yammer (von Microsoft) – communote.com
  • Google Docs: Office-Dateien gemeinsam bearbeiten und austauschen – docs.google.com
  • Wunderlist: Digitales Aufgaben-Management auf Smartphone und Desktoprechner mit schöner Benutzeroberfläche – wunderlist.com
  • Skype: Videotelefonie, Bildschirmübertragung (Online-Meetings!) und schneller Chat in einem – skype.com
  • Tresorit (als Alternative zu Dropbox): Digitaler „Aktenschrank“, Dateiablage mit Freigabemöglichkeit für Projektpartner, freie Mitarbeiter etc. – tresorit.com
  • Trello: schlanke Aufgabenverwaltung in Form einer virtuellen Pinnwand – trello.com
  • Slack: zentrale Kommunikationsplattform für Mitarbeiter und Externe inkl. Datei-Uploads und einer hervorragenden Suchfunktion – slack.com
Interessantes Thema?
Teilen Sie diesen Beitrag mit Freunden und Kollegen:
Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on Google+Share on LinkedInPin on PinterestEmail this to someone

Zur Startseite »

Schreibe einen Kommentar

Pflichtfelder sind mit * markiert.