Abläufe optimieren, Kosten sparen – mit webbasierter Software


Gastbeitrag von Michael Krause, ONchestra.com

Ein Kalender, der als zentraler Terminplan sämtliche projektspezifischen Fristen verwalt- und einsehbar bzw. auf Wunsch sogar den Bauherren verfügbar macht. Dokumentationen und Pläne am Laptop auf der Baustelle ändern, speichern und später am Büro-PC weiterverarbeiten, ohne sie via USB-Stick kopieren zu müssen. Das alles, ohne dafür ein Programm installieren oder bestimmte Hardwareanforderungen erfüllen zu müssen.

Geht nicht? Geht doch!

Software as a Service ist das Stichwort. D.h. Software, die über das Internet auf Abruf bereitgestellt wird.

Beispiel für eine webbasierte Software: Der Online-Kalender von Google
Beispiel für eine webbasierte Software: Der Online-Kalender von Google

Begriffsdefinition

Stellen Sie sich dabei einen Computer vor, der z.B. in Berlin steht und über eine dicke Internetleitung mit dem Internet verbunden ist. Auf diesem PC sei nun eine Software installiert – nehmen wir bspw. eine Buchhaltungssoftware.

Anstatt nun also jedes Jahr die neue Version Ihrer bisherigen Software zu bestellen und auf Ihren Bürorechnern zu installieren, loggen Sie sich von egal welchem Ihrer geschäftlichen oder privaten PCs auf dem Rechner in Berlin ein. Die dort für Sie bereitgestellte Buchhaltungsanwendung bedienen Sie über Ihren Browser.

Genauso können sich Ihre Kollegen in das System einloggen und ihrerseits Einträge machen bzw. einsehen. Ob sie dabei am Bürorechner oder zu Hause sind, spielt keine Rolle.
Am Jahresende drücken Sie einen Knopf und alle relevanten Daten werden an Ihren Steuerberater übermittelt, der die Bilanz für Ihr Architekturbüro erstellt.
Für diesen Service (Sie erinnern sich, „Software as a Service“) bezahlen Sie demjenigen, der Ihnen die Software auf dem Rechner zur Verfügung stellt, regelmäßig einen Betrag.

Ein weiteres Nutzungsbeispiel für webbasierte Software: Ein Adressbuch, das alle wichtigen Kontaktdaten sämtlicher Projektbeteiligter verwaltet und für alle Involvierten zentral – d. h. über das Internet und für alle Gerätearten (PC, Laptop, Mobiltelefon …) – zugänglich macht.

Vorteile von webbasierter Software

1. Sicherheit

Viren und Hackerangriffe zielen auf möglichst weit verbreitete Programme und deren Sicherheitslücken ab. Da Sie keinerlei Programm installiert haben, bieten Sie auch keine Angriffsfläche.
Nach Möglichkeit sollten Sie sich bestätigen lassen, dass Ihre Daten nur verschlüsselt auf dem zentralen Rechner des Dienstleisters vorliegen. Dadurch sichern Sie sich vor Hackerangriffen, die auf den Dienstleister selbst abzielen. Ein Backup Ihrer Daten auf Ihrem eigenen Rechner sollte ebenfalls angeboten werden.

2. Ersparnis

Sie benötigen keinen Dienstleister zur Einrichtung, Administration und Wartung Ihrer Software. Genauso stehen Ihnen Updates der Anwendungen automatisch zur Verfügung, da sie zentral aktualisiert werden – Sie müssen nicht extra für neue Versionen bezahlen.
Arbeitsspeicher (RAM), Festplattenspeicher und Prozessorgeschwindigkeit werden irrelevant. Ihre bestehende IT-Infrastruktur reicht vollkommen.

3. Ortsunabhängigkeit

Jede durch Sie autorisierte Person kann Ihre Anwendung(en) über einen internet-fähigen PC nutzen. Egal ob im Büro, zu Hause oder im Ausland.

4. Erweiterbarkeit

Zusätzliche Funktionen, die den Standardleistungsumfang einer Anwendung erweitern, können meist mit wenigen Klicks installiert werden.

E-Mail, webbasiert: Die Oberfläche von Google Mail
E-Mail, webbasiert: Die Oberfläche von Google Mail

Nachteile

1. Internetzugang nötig

Ihre Software ist nicht auf Ihrem PC installiert. D.h. Sie können Ihre Anwendungen nur über das Internet erreichen.

2. Daten auf externem Rechner

Eine, wenn auch von der technischen Seite her unbegründete, Angst besteht in der Auslagerung der Daten. Das Gefühl ist einfach ein besseres, wenn die eigenen Dateien auf einem Rechner in greifbarer Nähe stehen.

Diskussion

Den Vorteilen wie Kostenersparnis, Flexibilität und Effektivität stehen nach wie vor Ängste gegenüber. Der Schritt, unternehmensinterne Daten aus der eigenen Hand, respektive vom eigenen Server, in fremde Hände zu geben, bereitet vielen Unternehmern und Freiberuflern Kopfzerbrechen. Eine allgemein gültige Antwort gibt es nicht. Erst die Zeit wird zeigen, wer es schafft, die genannten Chancen in messbare Wettbewerbsvorteile umzumünzen und wie lange jene, die dem Braten noch nicht so recht trauen, mit dieser Entscheidung richtig liegen.

Ratschlag

Der erste Schritt ist bekanntlich der schwierigste. Bei Interesse an o.g. Funktionen rate ich Ihnen, sich zu überlegen, welche Bereiche Ihres Unternehmens am stärksten von einer Vernetzung über das Internet profitieren könnten. Suchen Sie dabei gezielt nach Inhalten, die nicht Ihr Kapital darstellen und daher ohne größere Bedenken als Testfeld genutzt werden können.

Online-Teamkalender sind oftmals ein geeigneter, da verhältnismäßig unkritischer aber dennoch zentraler, Baustein. Was glauben Sie: könnten Sie und Ihr Team mit Hilfe eines zentralen Kalenders effektiver und mit mehr Spaß zusammenarbeiten?
Die folgende Liste soll Ihnen als weitere Ideenhilfe dienen. Wo können Sie in Ihrem Architekturbüro durch Software as a Service Kosten einsparen und Abläufe runder machen, indem Daten jedem überall auf Abruf bereitstehen:

  • Aufgabenmanagement: ToDos überall einsehen und Mitarbeitern/Kollegen zuordnen.
  • Kundenmanagement (auch “Customer Relationship Management” bzw. CRM): Kundeninformationen zentral ablegen und allen verfügbar machen.
  • Dokumentenmanagement: Dokumente allen Teammitgliedern verfügbar machen – ohne Firmennetzwerk.
  • Kundenkommunikation: eigenen Aufwand reduzieren und Kunden dennoch stärker am Projekt beteiligen.

Über den Autor

Michael Krause ist einer der Köpfe hinter ONchestra.com. Getreu dem Motto “Small tools, big difference” entwickelt, hostet und vertreibt er gemeinsam mit Marc Boeker webbasierte Software an kleine Unternehmen und Freiberufler, die mit den auf spezielle Branchenanforderungen hin optimierten Lösungen Ihre Effizienz steigern wollen, ohne Anfangsinvestitionen tätigen oder Handbücher wälzen zu müssen.

11.02.2010

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